Vectoryon für Treuhand
KI im Treuhandbüro
Belege lesen, Buchungen vorschlagen, Mandantenanfragen einordnen. Die Kontierung bleibt beim Treuhänder.
Daten in der Schweiz, Verarbeitung nach revDSG
Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung heisst im Treuhandbüro vor allem eines: Belege maschinell lesen und Buchungen vorschlagen. Vectoryon setzt dafür einen Agenten ein, der auf den Kontenplan des Mandanten, die Ablage und das Postfach zugreift. Die Kontierung bleibt beim Treuhänder, der Agent bereitet sie vor. Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023).
Beleg-Assistent
Liest Belege und Kontoauszüge und schlägt Buchungssätze vor
Vorkontierte Buchungsvorschläge mit Verweis auf den Beleg
- 1.Beleg per Foto, PDF oder E-Mail-Anhang erfassen
- 2.Betrag, Datum, Lieferant und Mehrwertsteuersatz auslesen
- 3.Buchungssatz aus dem Kontenplan des Mandanten vorschlagen
- 4.Unsichere Positionen markieren statt raten
- 5.Freigabe durch den Treuhänder, danach Export
Welche Arbeiten der Assistent im Treuhandbüro übernimmt
Die erste Arbeit ist die Belegerfassung. Rechnungen kommen als PDF im Postfach an, als Foto vom Mandanten oder als Papierstapel im Scanner. Der Agent liest Lieferant, Betrag, Datum, Währung und Mehrwertsteuersatz heraus und legt den Beleg im Dossier des Mandanten ab.
Die zweite Arbeit ist der Buchungsvorschlag. Grundlage ist der Kontenplan des jeweiligen Mandanten und dessen bisherige Buchungen. Hat ein Lieferant in der Vergangenheit auf ein bestimmtes Aufwandkonto gebucht, schlägt der Agent dieses Konto erneut vor. Bei einem unbekannten Lieferanten bleibt das Konto leer und wird markiert.
Die dritte Arbeit ist die Mandantenkorrespondenz. Fragen zur Zwischenbilanz, zu Fristen oder zu fehlenden Unterlagen kommen laufend herein. Der Agent ordnet jede Nachricht dem richtigen Mandanten zu, sucht die zugehörigen Unterlagen und bereitet eine Antwort vor.
Die vierte Arbeit ist die Suche im Bestand. Wer wissen will, welche Mandanten eine bestimmte Rechtsform haben oder bei welchen die Abschlussunterlagen fehlen, fragt in normaler Sprache statt in einer Filtermaske.
Warum Treuhandbüros beim Datenort genauer hinschauen müssen
Ein Treuhandbüro verarbeitet Lohndaten, Bankauszüge, Steuerunterlagen und Beteiligungsverhältnisse. Das sind besonders schützenswerte Daten und Berufsgeheimnis zugleich. Wer sie in einen allgemein zugänglichen Chatdienst tippt, gibt sie an einen Verarbeiter weiter, dessen Standort und Weiterverwendung meist nicht ersichtlich sind.
Vectoryon hält die Daten in der Schweiz. Die beteiligten Dienstleister und ihre Regionen sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt und werden bei Änderungen dort nachgeführt. Für ein Treuhandbüro ist das die Grundlage, um die eigene Auftragsverarbeitung gegenüber den Mandanten sauber zu dokumentieren.
Der zweite Punkt ist die Nachvollziehbarkeit. Jeder Zugriff des Agenten wird protokolliert. Bei einem Buchungsvorschlag ist erkennbar, welcher Beleg und welche frühere Buchung dahinterstehen. Ein Vorschlag ohne belegbare Quelle entsteht nicht.
Integrationen
Outlook
Mandantenkorrespondenz über die Graph-Schnittstelle
SharePoint
Ablage der Mandantendossiers
Export
Übergabe an die Buchhaltungssoftware
Woher die Daten kommen und wo sie bleiben
Der Assistent arbeitet auf drei Quellen. Die erste ist die Ablage: Mandantendossiers, Kontenpläne, Abschlüsse und Verträge werden hochgeladen und durchsuchbar gemacht. Die zweite ist das Postfach: Outlook wird über die Graph-Schnittstelle angebunden, der Zugriff läuft über OAuth und kann jederzeit entzogen werden. Die dritte sind die Belege selbst.
Die Datenhaltung erfolgt in der Schweiz. Trennung nach Mandant ist Teil des Aufbaus: Der Agent sieht nur die Unterlagen des Mandanten, zu dem gefragt wurde.
Ein Punkt für die Einführung: Der Agent ist nur so genau wie der Kontenplan, den er liest. Büros mit gepflegten Kontenplänen und sauberer Lieferantenzuordnung bekommen ab dem ersten Tag brauchbare Vorschläge.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Der Preis deckt den Arbeitsbereich, den Assistenten und die Anbindung an Microsoft 365 ab. Die aktuellen Stufen stehen auf der Preisseite.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung. Er hängt vom Zustand der Mandantendaten ab. Ein Büro mit strukturierten Dossiers ist schneller startklar als eines, dessen Unterlagen über Laufwerke verteilt liegen. Wir nennen keine Pauschale, weil die Spanne zu gross ist.
Wo die Grenzen liegen
Der Assistent bucht nicht selbstständig. Er erzeugt Vorschläge, die ein Treuhänder prüft und freigibt. Die fachliche Verantwortung für die Kontierung bleibt beim Menschen.
Er erstellt keinen Jahresabschluss und keine Steuererklärung. Er kann Unterlagen zusammentragen und Positionen vorbereiten, aber Bewertungsfragen, Abgrenzungen und die Auslegung von Steuerrecht bleiben Sache der Fachperson.
Er ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Vectoryon bereitet Daten auf und exportiert sie, führt aber selbst kein Hauptbuch.
Und er handelt nicht ohne Aufsicht. Jede Nachricht an einen Mandanten geht vorher über einen Menschen.
Häufige Fragen
Ersetzt der Assistent unsere Buchhaltungssoftware?
Nein. Vectoryon liest Belege und bereitet Buchungssätze vor. Das Hauptbuch bleibt in der bestehenden Software, die Daten werden dorthin exportiert.
Wo werden Mandantendaten gespeichert?
In der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz. Die beteiligten Dienstleister sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt.
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Sie schlägt Buchungssätze vor und markiert unsichere Positionen. Die Freigabe erfolgt durch den Treuhänder.
Sieht der Agent Daten anderer Mandanten?
Nein. Die Trennung nach Mandant ist Teil des Aufbaus. Auf eine Frage zu einem Mandanten sieht der Agent nur dessen Unterlagen.
Funktioniert das auch mit gescannten Papierbelegen?
Ja. Belege werden als PDF oder Foto erfasst und maschinell gelesen. Bei schlechter Vorlagenqualität markiert der Agent die Stelle statt zu raten.
Können wir den Zugriff auf das Postfach wieder entziehen?
Ja. Der Zugriff läuft über OAuth und kann jederzeit widerrufen werden. Danach liest der Agent keine Nachrichten mehr.
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Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.