Was ist ein KI-Assistent? Definition, Abgrenzung, Einsatz im Unternehmen
Ein KI-Assistent ist ein Programm, das Arbeitsaufträge in normaler Sprache entgegennimmt, die nötigen Daten zusammensucht und ein Ergebnis vorbereitet: eine Antwort, einen Entwurf, eine Auswertung. Vectoryon betreibt einen solchen Assistenten für Schweizer KMU ab CHF 49 pro Person und Monat, angebunden an Outlook, Teams und die eigene Dokumentablage. Dieser Text erklärt, was ein KI-Assistent leistet, worin er sich von einem Chatbot und einem KI-Agenten unterscheidet und wo seine Grenzen liegen.
Der Begriff wird breit verwendet: vom Diktierprogramm bis zur automatischen Buchhaltung heisst heute vieles Assistent. Die folgende Definition ist enger. Sie beschreibt, was ein Assistent auf Firmendaten tatsächlich tut, und benennt ausdrücklich, was er nicht tut. Wer nur eine Vergleichsliste von Werkzeugen sucht, findet sie auf der Seite KI-Tools im Überblick.
Was ein KI-Assistent konkret übernimmt
Ein KI-Assistent arbeitet auf vier Feldern. Das erste ist die Suche: Er beantwortet Fragen zum eigenen Bestand, etwa welche Verträge dieses Jahr auslaufen oder was mit einem Kunden zuletzt vereinbart wurde. Die Antwort kommt mit Verweis auf das Dokument oder die Mail, aus der sie stammt. Ohne belegbare Quelle entsteht keine Antwort.
Das zweite Feld sind Entwürfe. Der Assistent bereitet Antwortmails, Offertpositionen, Sitzungsnotizen oder Zusammenfassungen vor. Er nutzt dafür die vorhandenen Unterlagen: Bei einer Offerte etwa die Preisliste und frühere Offerten an denselben Kunden. Der Mensch prüft den Entwurf und gibt ihn frei oder verwirft ihn.
Das dritte Feld ist die Einordnung. Eingehende Mails werden dem richtigen Projekt oder Mandanten zugeordnet, Belege werden ausgelesen und abgelegt, Anfragen nach Dringlichkeit sortiert. Diese Arbeit ist unspektakulär und macht in vielen Büros den grössten Teil der eingesparten Zeit aus.
Das vierte Feld sind wiederkehrende Abläufe. Ein Assistent kann einen mehrstufigen Auftrag ausführen: Belege der Woche sammeln, auslesen, in eine Tabelle schreiben, das Ergebnis zur Prüfung vorlegen. Bei Vectoryon heisst so ein Ablauf Automation. Jeder Schritt wird protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, was der Assistent wann mit welchen Daten getan hat.
KI-Assistent, KI-Agent, Chatbot: die Abgrenzung
Ein Chatbot beantwortet Fragen aus einem festen Wissensbestand, meist auf einer Website. Er führt keine Arbeitsschritte aus. Wenn die Frage nicht in seinem Bestand liegt, verweist er weiter. Chatbots sind seit Jahren im Einsatz und haben mit den heutigen Sprachmodellen nur die Bedienoberfläche gemeinsam.
Ein KI-Assistent nimmt Aufträge entgegen und bereitet Ergebnisse vor, entscheidet aber nicht selbst. Er schlägt vor, der Mensch gibt frei. Das ist die Form, die für die meisten KMU heute sinnvoll ist, weil die Verantwortung klar beim Menschen bleibt.
Ein KI-Agent geht einen Schritt weiter: Er zerlegt ein Ziel selbstständig in Teilschritte, ruft Werkzeuge auf und arbeitet mehrere Schritte ohne Rückfrage ab. Der Übergang zum Assistenten ist fliessend. Technisch arbeitet auch der Vectoryon-Assistent als Agent, weil er Werkzeuge selbst auswählt und verkettet. Der Unterschied liegt in der Freigabe: Nach aussen wirksame Schritte, etwa eine Mail an einen Kunden, gehen vorher über einen Menschen.
Für die Auswahl heisst das: Wer eine Website-Auskunft sucht, braucht einen Chatbot. Wer Arbeit an Dokumenten, Mails und Zahlen vorbereitet haben will, braucht einen Assistenten. Vollautonome Agenten ohne Freigabeschritt sind für Aufgaben mit Kundenkontakt derzeit ein Risiko, das kaum ein KMU tragen will.
Was ein KI-Assistent nicht tut
- Er entscheidet nicht selbstständig. Nach aussen wirksame Schritte, etwa eine Mail an einen Kunden, gehen vorher über einen Menschen.
- Er ersetzt keine Fachperson. Rechtsauslegung, Bewertungsfragen und Beratung bleiben Sache von Treuhänder, Anwältin oder Ingenieur.
- Er ist nur so gut wie die Daten. Eine chaotische Ablage liefert chaotische Antworten. Der Assistent räumt sie nicht von selbst auf.
- Vectoryon erzeugt keine Bilder und keine Videos. Wer Bildwerkzeuge sucht, findet sie in der KI-Tools-Übersicht bei anderen Anbietern.
- Er führt keine Buchhaltung und reicht keine Steuererklärung ein. Er bereitet vor, exportiert und übergibt an die Fachsoftware.
Details
Was ein Assistent auf Firmendaten anders macht als ChatGPT
ChatGPT, Claude oder Gemini beantworten Fragen aus ihrem Trainingswissen und aus dem, was man ihnen in das Chatfenster kopiert. Sie kennen weder das Postfach noch die Ablage noch die Kundenliste eines Unternehmens. Wer eine Auskunft zu einem Kundendossier will, muss das Dossier von Hand hineinkopieren, bei jedem Gespräch neu.
Ein Assistent auf Firmendaten ist an die Quellen angebunden. Bei Vectoryon sind das Outlook und Teams über die Graph-Schnittstelle sowie hochgeladene Dokumente in der Ablage. Der Zugriff läuft über OAuth, gilt pro Person und kann jederzeit entzogen werden. Der Assistent sieht nur, was die angemeldete Person auch selbst sehen darf.
Der zweite Unterschied ist der Datenort. Bei den grossen Chatdiensten liegen die Eingaben in der Regel auf Servern in den USA. Für Alltagsfragen ohne Personenbezug ist das unkritisch. Für Lohndaten, Mandantenunterlagen oder Verträge ist es ein Problem, weil der Verarbeiter und die Weiterverwendung schwer kontrollierbar sind. Vectoryon hält die Daten in der Schweiz und verarbeitet sie nach dem revidierten Datenschutzgesetz, das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist. Die beteiligten Dienstleister und ihre Regionen stehen in der Datenschutzerklärung.
Der dritte Unterschied ist das Protokoll. Bei einem Chatdienst verschwindet die Sitzung im Verlauf. Ein Assistent im Unternehmen protokolliert jeden Zugriff und jeden Vorschlag, damit sich später prüfen lässt, worauf sich eine Antwort stützt. Für Branchen mit Berufsgeheimnis ist das die Voraussetzung, um das Werkzeug überhaupt einsetzen zu dürfen.
KI-Assistent kostenlos: was gratis geht und wo es endet
Kostenlose KI-Assistenten gibt es in zwei Formen. Die erste sind die Gratisstufen der grossen Chatdienste: ChatGPT, Gemini, Le Chat von Mistral und andere lassen sich ohne Bezahlung nutzen, mit gedrosselten Modellen oder einer begrenzten Zahl von Nachrichten. Für Textentwürfe ohne Firmenbezug, Übersetzungen oder das Ausprobieren reicht das gut.
Die zweite Form sind Gratisphasen von Business-Werkzeugen. Sie enden nach einer Frist oder bei einer Nutzungsgrenze und dienen dem Kennenlernen.
Wo es endet: Ein kostenloser Dienst muss sich finanzieren. Bei mehreren Anbietern dürfen Eingaben der Gratisstufe zum Training verwendet werden, sofern man das nicht abschaltet. Firmendaten gehören deshalb nicht in Gratiskonten. Ein Assistent, der an Postfach und Ablage angebunden ist, Zugriffe protokolliert und die Daten in einer bestimmten Region hält, kostet Geld, weil Betrieb, Speicher und Rechenleistung Geld kosten. Vectoryon bietet keine dauerhaft kostenlose Stufe an. Wer das Produkt prüfen will, bucht eine Demo mit den eigenen Anwendungsfällen.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Darin enthalten sind der Arbeitsbereich, der Assistent und die Anbindung an Microsoft 365. Die aktuellen Stufen stehen auf der Preisseite.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung, und der hängt vom Zustand der Daten ab. Ein Betrieb mit strukturierter Ablage und gepflegtem Postfach ist in Tagen startklar. Ein Betrieb, dessen Unterlagen über Laufwerke, private Mailkonten und Papierordner verteilt sind, braucht zuerst Aufräumarbeit. Wir nennen keine Pauschale für die Einführung, weil die Spanne zu gross ist, um eine ehrliche Zahl zu nennen.
Zum Vergleich der laufenden Kosten: ChatGPT Plus kostet USD 20 pro Monat, Microsoft 365 Copilot USD 21 pro Person und Monat zusätzlich zur Microsoft-Lizenz. Der Unterschied liegt nicht im Preis, sondern darin, welche Daten das Werkzeug erreicht und wo sie liegen.
Häufige Fragen
Was ist ein KI-Assistent in einfachen Worten?
Ein Programm, dem man Arbeitsaufträge in normaler Sprache gibt. Es sucht die passenden Daten zusammen, bereitet ein Ergebnis vor und legt es zur Prüfung vor. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Was unterscheidet einen KI-Assistenten von ChatGPT?
ChatGPT kennt nur sein Trainingswissen und das, was man in das Chatfenster kopiert. Ein Assistent auf Firmendaten ist an Postfach und Ablage angebunden, protokolliert jeden Zugriff und hält die Daten an einem definierten Ort, bei Vectoryon in der Schweiz.
Gibt es KI-Assistenten kostenlos?
Die Gratisstufen von ChatGPT, Gemini oder Le Chat sind kostenlose Assistenten für allgemeine Fragen. Für Firmendaten sind sie ungeeignet, weil Datenort und Weiterverwendung der Eingaben schwer kontrollierbar sind. Vectoryon hat keine dauerhaft kostenlose Stufe.
Was kostet ein KI-Assistent für Unternehmen?
Vectoryon kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Zum Vergleich: Microsoft 365 Copilot kostet USD 21 pro Person und Monat zusätzlich zur Microsoft-Lizenz, ChatGPT Plus USD 20 pro Monat ohne Anbindung an Firmendaten.
Welche Daten braucht ein KI-Assistent?
Die Quellen, mit denen er arbeiten soll: bei Vectoryon Outlook und Teams über die Graph-Schnittstelle sowie hochgeladene Dokumente. Der Zugriff läuft über OAuth pro Person und kann jederzeit entzogen werden.
Trifft ein KI-Assistent Entscheidungen selbstständig?
Nein. Er schlägt vor und markiert Unsicheres, statt zu raten. Freigaben, etwa für ausgehende Mails oder Buchungen, erteilt ein Mensch.
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