Vectoryon für Treuhand
KI in der Buchhaltung für Treuhandbüros
Belege lesen, Fristen im Blick halten, Rückfragen an Mandanten vorbereiten. Kontierung, Abschluss und Einreichung bleiben bei dir.
Daten in Zürich, Sprachmodelle pro Büro freigeschaltet, Rückfragen an Mandanten erst nach Freigabe
Wer KI in der Buchhaltung sucht, findet hier die Vorarbeit rund um Belege, Fristen und Mandantenpost, die ein Assistent im Treuhandbüro übernimmt, während die Fachperson entscheidet. Vectoryon ist ein solcher Assistent für Schweizer Treuhandbüros, für CHF 49 pro Person und Monat. Die Daten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Büro freigeschaltet, und wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Vectoryon liest Rechnungen aus dem Postfach, legt sie im Dossier des Mandanten ab, führt die Fristenliste und schreibt Erinnerungen und Antworten als Entwurf. Gebucht, abgeschlossen und eingereicht wird weiterhin von dir, in Abacus, Bexio oder Sage. Laut einer Umfrage von TREUHAND|SUISSE und bexio aus dem Jahr 2016 verbrachten 60 Prozent der Treuhänder einen Grossteil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Arbeiten für Mandanten. Die Abschnitte unten gehen Belege, Kreditoren, Mehrwertsteuer, Lohn, Abschluss, Rückfragen und Fristen der Reihe nach durch.
60 %
der Treuhänder verbringen einen Grossteil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Arbeiten für Mandanten
TREUHAND|SUISSE und bexio, Umfrage 2016
30 Tage
Frist für die Einsprache gegen die Veranlagung, ab Zustellung
Art. 132 Abs. 1 DBG
CHF 49
pro Person und Monat für den Vectoryon Workspace Agent
Vectoryon
Mandanten-Assistent
Sichtet jeden Morgen Postfach und Ablage pro Mandant, listet fehlende Belege und die nächste Frist.
Du bekommst eine Tagesliste pro Mandant: offene Belege, nächste Frist, Antwortentwürfe zur Freigabe.
- 1.Das Outlook-Postfach lesen und jede neue Nachricht einem Mandanten zuordnen
- 2.Angehängte Belege auslesen, im Dossier ablegen, Lieferant, Betrag und MWST-Satz in die Belegtabelle schreiben
- 3.Die Fristenliste prüfen: MWST-Periode, AHV-Lohndeklaration, Steuererklärung, Jahresabschluss
- 4.Für fehlende Belege eine Erinnerung aus der Vorlage deines Büros vorbereiten
- 5.Alles zur Freigabe vorlegen. Erst wenn du freigibst, geht eine Nachricht raus
KI in der Buchhaltung: drei Schritte, die Vectoryon im Treuhandbüro übernimmt
Erstens liest Vectoryon die Belege. Lieferant, Datum, Betrag und Mehrwertsteuersatz jeder Rechnung landen als Zeile in der Belegtabelle, das Dokument selbst im Dossier des Mandanten.
Zweitens gleicht er die Kreditoren ab. Aus der Liste offener Posten, angebunden oder als Export, zeigt er, welche Rechnungen bald fällig werden und zu welchen Posten der Beleg fehlt.
Drittens behält er die Fristen im Blick. Eine Automation prüft die Fristenliste pro Mandant jeden Morgen und meldet MWST-Periode, AHV-Lohndeklaration, Steuererklärung und Jahresabschluss, zusammen mit den fehlenden Belegen.
Was die Buchhaltungssoftware nicht löst: fünf Fälle für KI im Treuhandbüro
Die Buchhaltungssoftware bucht und rechnet ab. In den folgenden Fällen geht es um Verfügungen, Rechnungen und Behördenpost, die du prüfen und beantworten musst.
Die Einsprache gegen die Veranlagung
Die Veranlagungsverfügung des Kantons kommt als PDF. Vectoryon vergleicht sie Position für Position mit der eingereichten Steuererklärung und listet jede Abweichung mit Betrag und der Begründung des Steueramts. Aus den Akten des Mandanten schreibt er einen Entwurf der Einsprache. Die Frist beträgt 30 Tage ab Zustellung, so steht es in Artikel 132 Absatz 1 DBG und Artikel 48 Absatz 1 StHG. Sie landet in der Fristenliste. Du prüfst den Entwurf, unterschreibst und reichst ihn ein.
Der Liegenschaftsunterhalt
Nach Artikel 32 Absatz 2 DBG sind Unterhaltskosten bei Liegenschaften im Privatvermögen abziehbar, Aufwendungen für die Wertvermehrung nach Artikel 34 Buchstabe d nicht. Für jede Handwerkerrechnung kommt ein Vorschlag, ob sie werterhaltend oder wertvermehrend ist, mit Begründung aus dem Rechnungstext. Wo die Abgrenzung unklar ist, bleibt die Rechnung markiert. Fedlex führt bereits eine künftige Fassung von Artikel 32, die diesen Abzug streicht. Massgebend ist die Fassung für die jeweilige Steuerperiode. Die Einteilung entscheidest du.
Die Umsatzabstimmung bei der Mehrwertsteuer
Umsätze und Vorsteuern aus dem Jahresabschluss stehen den vier Quartalsabrechnungen gegenüber, mit den Differenzen pro Konto. Mängel sind nach Artikel 72 Absatz 1 MWSTG spätestens in der Abrechnung über die Periode zu korrigieren, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt. Die Korrekturabrechnung liegt als Entwurf bereit. Du prüfst sie und reichst sie im ePortal ein.
Die Prüfung der Lohnausweise
Arbeitgeber müssen ihren Angestellten die Leistungen schriftlich bescheinigen, so verlangt es Artikel 127 Absatz 1 Buchstabe a DBG. Jeden Lohnausweis gleicht Vectoryon mit den Lohnabrechnungen des Jahres und dem Spesenreglement des Mandanten ab und listet Abweichungen, etwa Spesen, die im Lohnausweis fehlen. Du klärst die Abweichungen und gibst die Lohnausweise frei.
Die Behördenpost
Ein Schreiben des Steueramts oder der Ausgleichskasse kommt per Post oder Mail. Vectoryon fasst es zusammen, nennt die verlangte Handlung und die Frist und trägt die Frist in die Fristenliste ein. Dazu schreibt er einen Antwortentwurf mit Verweis auf die Akten des Mandanten. Du prüfst, änderst und sendest die Antwort.
Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung: Wie werden Belege erfasst?
Belege kommen auf drei Wegen ins Treuhandbüro: als PDF im Postfach, als Foto vom Handy des Mandanten oder als Scan vom Papierstapel. Laut der Umfrage von TREUHAND|SUISSE und bexio aus dem Jahr 2016 brauchte ein Drittel der Treuhänder mehr als die Hälfte der Arbeitszeit, um Belege zu erfassen und Geschäftsvorfälle zu verbuchen. Der KI-Assistent von Vectoryon übernimmt dabei das Lesen. Er zieht aus jedem Beleg Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, Währung und Mehrwertsteuersatz, legt das Dokument im Dossier des richtigen Mandanten ab und schreibt eine Zeile in dessen Belegtabelle.
Die Zuordnung zum Mandanten ist bei vielen kleinen Mandaten die eigentliche Arbeit. Den Mandanten erkennt der Assistent am Absender, an der Adresse auf dem Beleg oder am Betreff der Mail. Passt nichts eindeutig, landet der Beleg auf einer Liste «nicht zugeordnet» und wartet auf dich.
Liegt der Kontenplan des Mandanten in der Ablage, ergänzt der Assistent jede Zeile um einen Buchungsvorschlag mit Konto und Steuercode. Zu jedem Vorschlag siehst du den Beleg und den Eintrag im Kontenplan, auf die er sich stützt. Bei einem unbekannten Lieferanten bleibt das Konto leer und die Zeile ist markiert. Ein unscharfes Foto eines Kassenzettels wird ebenfalls markiert statt geraten.
Die Übernahme in die Buchhaltung entscheidest du. Abacus, Bexio und weitere Fachsysteme lassen sich an Vectoryon anbinden, pro Person und nur dort, wo sie gebraucht werden. Ob deine Buchhaltungssoftware angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Start. Ist sie angebunden, schreibt eine Automation erst nach deiner Freigabe hinein. Sonst prüfst du die Tabelle, korrigierst, was nicht stimmt, und erfasst die Buchungen selbst. Der Gewinn liegt im Lesen, Sortieren und Ablegen: Du öffnest nicht mehr jedes PDF einzeln, um Betrag und Datum abzutippen.
Kreditoren und offene Posten: Was übernimmt der Assistent?
Treuhandbüros, die für ihre Mandanten auch die Kreditoren führen, erfassen Lieferantenrechnungen, halten Fälligkeiten im Blick und bereiten Zahlungen vor. Vectoryon übernimmt dabei das Sammeln und Abgleichen. Eingehende Rechnungen landen gelesen in der Belegtabelle des Mandanten, mit Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen, soweit sie auf der Rechnung stehen.
Für den Abgleich liest Vectoryon die Liste offener Posten aus der angebundenen Buchhaltungssoftware oder aus einem Export als CSV- oder Excel-Datei. Du siehst, welche Rechnungen bald fällig werden, zu welchen offenen Posten kein Beleg im Dossier liegt und welche Belege im Dossier noch in keiner Buchung auftauchen. Du fragst in normaler Sprache, zum Beispiel: «Welche Kreditoren dieses Mandanten sind seit über 30 Tagen offen?»
Leitet ein Mandant seine Rechnungen direkt an dein Büro weiter, lohnt sich eine Automation. Sie liest das Postfach nach Zeitplan, etwa stündlich oder einmal am Morgen, ordnet die Rechnung zu, ergänzt die Tabelle und meldet Rechnungen, die schon fällig sind. Jeder Schritt wird mit Zeitpunkt protokolliert.
Die Zahlung selbst bleibt bei dir. Vectoryon löst keine Zahlung aus, erstellt keine Zahlungsdatei für das E-Banking und gleicht keine Zahlungseingänge ab. Das passiert in der Buchhaltungssoftware und im E-Banking des Mandanten. Der Nutzen liegt davor: Du gehst mit einer vollständigen, geprüften Liste in den Zahlungslauf.
Mehrwertsteuer: Wie hilft KI bei Fristen und Abrechnung?
Die Abrechnung der Mehrwertsteuer ist 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode fällig, Einreichung und Zahlung. Die Abrechnung für das vierte Quartal muss also bis Ende Februar bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung sein, mitten in der Abschlussarbeit. Seit 2025 läuft die Einreichung nur noch über das ePortal. Eine Fristverlängerung verschiebt die Einreichung, den Verzugszins verschiebt sie nicht.
Vectoryon hilft bei der Vorbereitung. Weil der Assistent bei jedem Beleg den Steuersatz notiert, liegt am Ende der Periode eine Tabelle vor, die du nach Mandant und Steuersatz filtern kannst. Das ersetzt keine Umsatzabstimmung. Es gibt dir aber eine zweite Sicht auf die Vorsteuer, bevor du die Abrechnung aus der Buchhaltung erstellst, und zeigt Belege ohne lesbaren Steuersatz, bevor sie zum Problem werden.
In der Mandantenliste steht, ob ein Mandant effektiv oder nach Saldosteuersatz abrechnet und in welcher Periode. Daraus beantwortet der Assistent Fragen wie: «Welche Mandanten mit Quartalsabrechnung haben ihre Belege für das dritte Quartal noch nicht geliefert?» Die Antwort nennt die Mandanten und die Dokumente, auf die sie sich stützt.
Eine Automation kann zum Beispiel zwei Wochen vor dem Termin melden, welche Abrechnungen anstehen und bei welchen Mandanten noch Belege fehlen. Für diese Mandanten liegt die Erinnerung dann als Entwurf bereit.
Was Vectoryon bei der Mehrwertsteuer nicht macht: die Abrechnung erstellen, im ePortal einreichen oder eine Fristverlängerung beantragen. Das bleibt eine Handlung deines Büros gegenüber der Behörde.
Lohn: Wie sammelt der Assistent Mutationen und Termine?
Die Lohnbuchhaltung für Mandanten hängt an Angaben, die per Mail kommen: ein Eintritt, eine Kündigung, eine Lohnerhöhung, Spesen, eine neue Kinderzulage. Oft stehen sie in einem Nebensatz einer längeren Nachricht. Vectoryon liest solche Mails und trägt jede Mutation in die Lohntabelle des Mandanten ein, mit Datum, Person und Art der Änderung. Vor dem Lohnlauf siehst du alle offenen Mutationen auf einer Liste, statt sie im Postfach zusammenzusuchen.
Fehlt eine Angabe, etwa das Eintrittsdatum oder die AHV-Nummer einer neuen Mitarbeiterin, bereitet der Assistent eine Rückfrage an den Mandanten vor. Sie nennt genau, was fehlt, und geht erst nach deiner Freigabe raus.
Für den Jahreswechsel zählt die AHV-Lohndeklaration. Sie muss bis 30. Januar bei der Ausgleichskasse sein. Gewährt die Kasse eine Fristerstreckung, läuft der Verzugszins von 5 Prozent trotzdem weiter. Der Termin steht für jeden Mandanten mit Angestellten in der Fristenliste, und die Automation meldet ihn rechtzeitig, zusammen mit den Mandanten, deren Lohnunterlagen für das Jahr noch unvollständig sind.
Lohndaten sind besonders schützenswert und unterstehen dem Berufsgeheimnis. In Vectoryon bleiben sie in der Schweiz und im Dossier des jeweiligen Mandanten. Sehen kann sie nur, wer sie auch in Microsoft 365 öffnen darf.
Der Lohnlauf selbst, die Lohnausweise, die Quellensteuer und die Abrechnungen mit den Sozialversicherungen bleiben in deiner Lohnsoftware. Vectoryon rechnet keine Löhne.
Jahresabschluss: Wie werden die Unterlagen vollständig?
Die Jahresrechnung muss innert sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres stehen, so verlangt es Artikel 958 des Obligationenrechts. Was den Abschluss verzögert, ist selten die Fachfrage. Es sind die fehlenden Unterlagen: Kontoauszüge per 31. Dezember, die Inventarliste, Darlehensverträge, Belege zu grösseren Anschaffungen, eine Liste der offenen Debitoren.
Vectoryon führt dafür pro Mandant eine Abschluss-Checkliste im Tabellen-Modul. Abgeglichen mit dem Dossier zeigt sie, was vorliegt, was fehlt und was unvollständig ist, etwa ein Kontoauszug, der nur bis November reicht. Aus der Lücke entsteht eine Anforderung an den Mandanten in der Vorlage deines Büros, mit einer genauen Aufzählung statt eines allgemeinen «Bitte Unterlagen nachreichen».
Während der Abschlussarbeit findest du Dokumente über eine Frage in normaler Sprache: «Wo ist der Leasingvertrag für das Firmenfahrzeug?» Die Antwort kommt mit dem Dokument und der Stelle, aus der sie stammt. Für den Begleitbrief zum Abschluss schreibt er einen Entwurf, den du als Word-Datei exportieren kannst.
Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, so steht es in Artikel 958f des Obligationenrechts. Vectoryon ist dafür kein Archivsystem. Die Ablage, in der die Belege langfristig liegen, bleibt die deines Büros.
Bewertungen, Abgrenzungen, Rückstellungen und die Steuererklärung bleiben Sache der Fachperson. Vectoryon trägt Unterlagen zusammen und bereitet vor, einen Abschluss rechnet es nicht.
Rückfragen an Mandanten: Wie entstehen Erinnerungen und Antworten?
Zum Alltag gehören Erinnerungen an fehlende Belege und laufend Fragen der Mandanten: zum Stand der Steuererklärung, zu einer Fristverlängerung, zu einer Veranlagung, zu einer Rechnung der Ausgleichskasse.
Für ausgehende Rückfragen hinterlegst du Vorlagen im Modul Craft, in der Sprache und im Ton deines Büros. Gefüllt werden sie mit dem konkreten Fall: welcher Mandant, welche Belege, welche Periode, bis wann. So bekommt der Mandant eine Liste, die er abarbeiten kann.
Für eingehende Fragen ordnet der Assistent die Nachricht dem Mandanten zu, sucht die zugehörigen Unterlagen und schreibt einen Antwortentwurf. Unter dem Entwurf steht, welche Dokumente er gelesen hat. Du liest, änderst und gibst frei.
Die Freigabe ist fest eingebaut. Läuft die Erinnerung über eine Automation, hält diese vor dem Versand an und wartet auf deine Entscheidung, in der App oder per Mail. Antwortet niemand innert der gesetzten Frist, stoppt der Lauf und meldet es. Nichts geht an einen Mandanten, ohne dass eine Person im Büro zugestimmt hat. Jeder Schritt ist mit Zeitpunkt und Freigabe protokolliert.
Fristenliste: Wie behält ein Treuhandbüro alle Termine pro Mandant im Blick?
Ein Treuhandbüro lebt mit Fristen, die sich überlagern: Mehrwertsteuer pro Periode, AHV-Lohndeklaration im Januar, Jahresabschluss, Steuererklärung. Bei der Steuererklärung juristischer Personen gibt der Kanton Zürich als Frist den 30. September vor, online verlängerbar bis 30. November. Danach hilft nur noch ein Brief mit ausserordentlichen Gründen, und fehlende Unterlagen zählen ausdrücklich nicht als Grund.
Jede dieser Fristen hängt an Belegen, die der Mandant liefern muss. Sie kommen per Post, als Mail-Anhang, als Foto von der Baustelle eines Mandanten aus dem Handwerk oder gar nicht. Eine Frist ist darum nur so sicher wie die Liste der Unterlagen dahinter.
In Vectoryon führst du dafür pro Mandant eine Zeile im Tabellen-Modul: Abrechnungsperiode und Methode der Mehrwertsteuer, Termin der Lohndeklaration, Frist der Steuererklärung, Stand des Abschlusses, zuständige Person. Eine Automation prüft die Liste jeden Morgen. Sie meldet, was in den nächsten Tagen fällig wird, und verbindet jede Frist mit der Liste der fehlenden Belege dieses Mandanten. Der Termin steht zusätzlich im Outlook-Kalender der zuständigen Person.
Eine Fristverlängerung beantragt Vectoryon nicht, und es reicht nichts bei einer Behörde ein. Die Fristenliste sorgt dafür, dass du früh genug weisst, wo du handeln musst.
Steuersaison: Wie sammelt ein Treuhandbüro die Belege vieler Mandanten?
In der Steuersaison wartet ein Treuhandbüro bei vielen Mandanten gleichzeitig auf Lohnausweis, Bescheinigung der Säule 3a und Bankauszüge. Vectoryon sucht im Outlook-Postfach nach diesen Belegen, liest PDF und Fotos und trägt jeden Beleg in die Tabelle des Mandanten ein. Was noch fehlt, steht in der Checkliste des Mandanten, und für die Erinnerung an den Mandanten schreibt der Assistent einen Entwurf. Die Steuererklärung selbst füllst du im Programm des Kantons aus und reichst sie ein. Checkliste der Belege und Fristen pro Kanton stehen auf der Seite Steuererklärung Checkliste.
Ersetzt Vectoryon Abacus, Bexio oder Sage?
| Abacus, Bexio, Sage | Vectoryon |
|---|---|
| Abacus, Bexio, SageBuchen, Kontierung und Übernahme ins Hauptbuch | VectoryonBelege lesen, dem Mandanten zuordnen und Konten vorschlagen |
| Abacus, Bexio, SageZahlung auslösen und Zahlungseingänge abgleichen | VectoryonOffene Posten abgleichen und Belege ohne Buchung zeigen |
| Abacus, Bexio, SageMehrwertsteuerabrechnung erstellen | VectoryonZweite Sicht auf die Vorsteuer, Belege ohne lesbaren Steuersatz zeigen |
| Abacus, Bexio, SageAbschluss erstellen und einreichen | VectoryonFristen melden und Rückfragen als Entwurf schreiben |
Integrationen
Outlook
Mandantenpost und Belege aus dem Postfach, angebunden über die Graph-Schnittstelle von Microsoft 365
Tabellen
Belegtabelle, Fristenliste und Abschluss-Checkliste pro Mandant, dazu Daten aus Abacus, Bexio oder Sage über die Anbindung oder als Export
Automationen
Postfach und Fristen nach Zeitplan prüfen, Erinnerungen vorbereiten, vor jedem Versand auf deine Freigabe warten
Woher kommen die Daten, und wo bleiben sie?
Vectoryon arbeitet mit vier Quellen. Erstens die Ablage: Mandantendossiers, Kontenpläne, Verträge und Lohnunterlagen werden hochgeladen oder über SharePoint und OneDrive angebunden. Zweitens das Postfach: Outlook und Kalender kommen über die Graph-Schnittstelle von Microsoft 365. Der Zugriff läuft über OAuth, dein Büro erteilt ihn einmal und kann ihn jederzeit entziehen. Drittens die Belege selbst, als PDF, Word, Excel oder Foto. Viertens die Buchhaltungssoftware: Abacus, Bexio und weitere Fachsysteme lassen sich anbinden. Ohne Anbindung kommen ihre Daten als CSV- oder Excel-Export.
Die Trennung nach Mandant ist Teil des Aufbaus. Bei einer Frage zu einem Mandanten sieht der Assistent nur dessen Dossier. Dazu gelten die Rechte der jeweiligen Person: Was eine Mitarbeiterin in Microsoft 365 nicht öffnen darf, sieht auch ihr Assistent nicht.
Anwendung und Dateien laufen in Schweizer Rechenzentren, die Daten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Büro freigeschaltet, und wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Kundendaten dienen nicht zum Training von KI-Modellen. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz, in Kraft seit 1. September 2023 (mehr dazu unter KI und Datenschutz in der Schweiz).
Für ein Treuhandbüro ist das die Grundlage, um die Auftragsbearbeitung gegenüber Mandanten sauber zu dokumentieren. Lohndaten, Bankauszüge und Beteiligungsverhältnisse sind besonders schützenswert und unterstehen dem Berufsgeheimnis. Wer sie in einen frei zugänglichen Chatdienst kopiert, gibt sie ohne Vertrag an einen Anbieter weiter. Worauf du bei solchen Diensten achten solltest, steht unter ChatGPT und Datenschutz.
Jede Aktion des Assistenten ist protokolliert. Bei einem Buchungsvorschlag ist sichtbar, welcher Beleg und welcher Eintrag im Kontenplan dahinterstehen. Bei einer Antwort an einen Mandanten ist sichtbar, welche Unterlage der Assistent gelesen hat.
Was kostet KI im Treuhandbüro?
Vectoryon Workspace kostet CHF 49 pro Person und Monat. Enthalten sind Arbeitsbereich, Assistent, die Module Craft und Tabellen, Automationen und die Anbindung an Microsoft 365. Ein Büro mit vier Personen zahlt damit CHF 196 im Monat, für andere Teamgrössen rechnet die Seite Preise.
Die Kosten bleiben planbar. Jede Person hat ein monatliches Guthaben für die KI-Nutzung mit hartem Stopp. Ist es aufgebraucht, sagt der Assistent es dir, statt weiterzulaufen. Jede Automation hat zusätzlich ein Budget pro Lauf. Der Admin sieht den Verbrauch pro Person.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung im Büro: Dossiers zugänglich machen, Fristenliste und Belegtabelle anlegen, Vorlagen für Erinnerungen und Standardantworten in Craft hinterlegen. Wir nennen keine Pauschale und keine Zeitersparnis in Stunden, weil die Spanne zwischen den Büros zu gross ist.
Die bestehende Software bleibt. Abacus, Bexio, Sage oder Topal laufen weiter, Vectoryon arbeitet daneben. Auch die Microsoft-365-Lizenzen bleiben, wie sie sind. Die Anbindung an Outlook und SharePoint braucht die Zustimmung deines Büros im Microsoft-Konto, keine neue Lizenz und keinen Umzug der Daten.
Wie startet ein Treuhandbüro mit Vectoryon?
Der Start mit Vectoryon folgt einem festen Prozess in fünf Schritten. Am Anfang steht eine Demo von 20 Minuten per Microsoft Teams, kostenlos. Bring einen echten Prozess mit, zum Beispiel den Belegeingang eines Mandanten oder die Erinnerungen vor der MWST-Frist. Danach weisst du, ob er passt und wie der Start aussieht.
Erstens gibt der Administrator deines Büros die Anbindung an Microsoft 365 frei. Zweitens machst du die Mandantendossiers zugänglich, über SharePoint, OneDrive oder per Upload. Drittens legst du im Tabellen-Modul die Fristenliste und die Belegtabelle an. Viertens hinterlegst du in Craft die Vorlagen für Erinnerungen und Standardantworten.
Fünftens schaltest du die erste Automation ein. Wir empfehlen eine, die nichts verändert: «Projekt- und Task-Updates» liest Mail, Kalender und Ablage und schlägt vor, was neu, fällig oder erledigt ist, mit Quelle und Begründung. Du wählst 1×, 2× oder 4× pro Tag und übernimmst nur, was stimmt. So lernt dein Team dem Assistenten zu vertrauen, bevor er Erinnerungen vorbereitet. Automationen baut heute der Admin deines Büros, oder wir bauen sie mit dir.
Wie brauchbar die Ergebnisse sind, hängt an der Ablage. Gepflegte Dossiers und ein Kontenplan pro Mandant helfen, über Laufwerke und Postfächer verstreute Unterlagen bremsen.
Wo liegen die Grenzen von KI im Treuhand?
Der Assistent bucht nicht von sich aus. Er liest Belege und führt eine Tabelle mit Vorschlägen. Kontierung, Prüfung und Übernahme ins Hauptbuch bleiben beim Treuhänder. Auch wenn Abacus, Bexio oder eine andere Buchhaltungssoftware angebunden ist, geht kein Eintrag ohne Freigabe hinein.
Einen Jahresabschluss oder eine Steuererklärung erstellt er nicht, Löhne rechnet er auch nicht. Bewertungen, Abgrenzungen, Rückstellungen und die Auslegung von Steuerrecht bleiben Sache der Fachperson.
Bei Behörden reicht er nichts ein. Die MWST-Abrechnung im ePortal, die Lohndeklaration bei der Ausgleichskasse, die Steuererklärung im kantonalen Portal: Das macht dein Büro. Vectoryon erinnert an die Frist.
Eine Fachperson ersetzt er nicht. Ein Büro, dem eine Steuerexpertin fehlt, hat nach der Einführung immer noch keine. Vectoryon nimmt der vorhandenen Fachperson Routine ab.
Fehler kommen vor. Künstliche Intelligenz kann einen Betrag falsch lesen oder einen Beleg dem falschen Mandanten zuordnen. Darum siehst du bei jedem Vorschlag die Quelle, und darum geht nichts ohne Freigabe nach aussen. Unsichere Stellen markiert er, statt zu raten.
Ein Gedächtnis über Chats hinweg hat er nicht. Was bleiben soll, gehört als Notiz oder Dokument ins Dossier. Und er arbeitet heute mit Microsoft 365, nicht mit Google Workspace.
Ohne Aufsicht handelt er nicht, auch wenn er als KI-Agent Automationen ausführt. Jede Nachricht an einen Mandanten und jede Änderung an Daten geht über eine Freigabe durch einen Menschen im Büro. Wie solche Abläufe aufgebaut sind, erklärt die Seite KI-Agenten für KMU.
Häufige Fragen
Was ist KI im Treuhand?
Ein Assistent, der die Vorarbeit im Treuhandbüro übernimmt: Belege lesen und ablegen, Fristen pro Mandant überwachen, Erinnerungen und Antworten als Entwurf schreiben. Die fachliche Arbeit und jede Entscheidung bleiben beim Treuhänder.
Kann KI die Buchhaltung automatisieren?
Teilweise. Vectoryon automatisiert das Lesen, Zuordnen und Ablegen von Belegen und schlägt Konten vor. Das Buchen, die Abstimmung und der Abschluss bleiben bei dir in der Buchhaltungssoftware.
Was macht KI in der Buchhaltung konkret und was nicht?
Sie macht die Vorarbeit: Belege lesen und dem Mandanten zuordnen, Konten vorschlagen, offene Posten abgleichen, Fristen melden und Rückfragen als Entwurf schreiben. Sie bucht nicht, erstellt keinen Abschluss und reicht nichts ein. Das bleibt bei der Fachperson in Abacus, Bexio oder Sage.
Kann Vectoryon eine Einsprache gegen die Steuerveranlagung schreiben?
Einen Entwurf, ja. Vectoryon vergleicht die Veranlagungsverfügung Position für Position mit der eingereichten Steuererklärung, zeigt die Abweichungen und schreibt aus den Akten des Mandanten einen Entwurf der Einsprache. Die Frist von 30 Tagen ab Zustellung trägt er in die Fristenliste ein. Prüfen, unterschreiben und einreichen tust du als Fachperson.
Ersetzt Vectoryon Abacus, Bexio oder Sage?
Nein. Das Hauptbuch bleibt in deiner Buchhaltungssoftware. Abacus, Bexio und weitere Fachsysteme lassen sich an Vectoryon anbinden, ob deine Software dazugehört, prüfen wir vor dem Start. Exporte als CSV oder Excel liest Vectoryon in jedem Fall.
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Sie schlägt vor und markiert unsichere Positionen. Die Freigabe erfolgt durch den Treuhänder.
Sieht der Assistent Daten anderer Mandanten?
Nein. Die Trennung nach Mandant ist Teil des Aufbaus. Bei einer Frage zu einem Mandanten sieht der Assistent nur dessen Dossier.
Sieht jede Person im Büro alle Mandanten?
Nein. Es gelten die Rechte der jeweiligen Person. Was sie in Microsoft 365 nicht öffnen darf, sieht auch der Assistent nicht.
Wo werden Mandantendaten gespeichert?
In Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Büro freigeschaltet. Wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Kundendaten dienen nicht zum Training von KI-Modellen. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz.
Kann der Assistent die MWST-Abrechnung einreichen?
Nein. Er führt die Fristenliste, zeigt fehlende Belege und erinnert dein Büro. Die Einreichung im ePortal der ESTV und eine Fristverlängerung bleiben Aufgabe des Büros.
Funktioniert das mit fotografierten Papierbelegen vom Mandanten?
Ja, wenn das Foto lesbar ist. Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen. Bei schlechter Qualität wird die Stelle markiert statt geraten. WhatsApp ist nicht angebunden, der Beleg muss per Mail oder Upload kommen.
Was kostet KI für ein Treuhandbüro?
Vectoryon Workspace kostet CHF 49 pro Person und Monat, inklusive Assistent, Tabellen, Craft und Automationen. Jede Person hat ein Guthaben mit hartem Stopp, damit die Kosten nicht davonlaufen.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
- 1TREUHAND|SUISSE und bexio, Umfrage 2016 (zitiert bei Accounto)
- 2ESTV, Frist und Fristverlängerung MWST-Abrechnung
- 3Pfeffersack, MWST-Abrechnung Schweiz 2026
- 4AHV/IV, Merkblatt 2.01 Lohnbeiträge
- 5SVA Zürich, Lohndeklaration
- 6Kanton Zürich, Steuererklärung juristische Personen
- 7Obligationenrecht Art. 958 und 958f (Fedlex)
- 8Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG) Art. 32, 34, 127 und 132 (Fedlex)
- 9Steuerharmonisierungsgesetz (StHG) Art. 48 (Fedlex)
- 10Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) Art. 72 (Fedlex)
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