Vectoryon für Architektur
Künstliche Intelligenz im Architekturbüro
Baugesuch-Unterlagen abgleichen, Nachforderungen beantworten, Protokolle und Nachträge führen. Entwurf, Pläne und Beurteilung bleiben beim Büro.
Daten in der Schweiz, Verarbeitung nach revDSG, ab CHF 49 pro Person und Monat
Künstliche Intelligenz in der Architektur heisst im Büroalltag zuerst: Unterlagen finden, Fristen halten, Korrespondenz erledigen. Vectoryon ist ein KI-Workspace für Architektur- und Planungsbüros, der die Projektablage, das Outlook-Postfach und die Vorlagen des Büros zusammenbringt. Der KI-Assistent gleicht Baugesuch-Unterlagen mit den Anforderungen der Gemeinde ab, beantwortet Nachforderungen und führt Protokolle und Nachträge nach. Nach der BASS-Erhebung 2023 für den Verband freier Berufe wenden SIA-Betriebe 5.5 Prozent ihrer Arbeitszeit für behördlich bedingte Administration auf, 2.3 Stunden pro Woche und Vollzeitstelle. Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz.
Assistent für Baugesuch und Bauadministration
Gleicht Projektunterlagen mit Behörden- und Ausschreibungsanforderungen ab und führt Korrespondenz, Pendenzen und Nachträge nach
Fehlliste zum Baugesuch, Antwortentwurf zur Nachforderung, Pendenzen mit Termin, Nachtragsjournal mit Status
- 1.Merkblatt der Gemeinde und Projektordner hochladen oder aus SharePoint verbinden
- 2.Assistent prüft, welche geforderten Unterlagen in der Ablage fehlen
- 3.Nachforderung aus Outlook wird dem Projekt zugeordnet, Antwortentwurf mit Fundstelle
- 4.Pendenzen und Fristen landen im Tabellen-Modul, Nachträge im Nachtragsjournal
- 5.Freigabe durch die zuständige Person, erst dann geht der Brief raus
Welche Arbeiten der Assistent im Architekturbüro übernimmt
Die erste Arbeit ist der Abgleich der Baugesuch-Unterlagen. Das Büro lädt das Merkblatt der Gemeinde hoch, etwa die Unterlagenübersicht der Stadt Winterthur oder das Einreichungsmerkblatt der Stadt Luzern. Der Vectoryon Assistent liest die Liste, sucht jedes geforderte Dokument in der Projektablage und meldet, was fehlt oder unter falschem Namen liegt. Die Fehlliste geht an die Projektleitung, bevor das Gesuch eingereicht wird.
Die zweite Arbeit ist die Behördenkorrespondenz. Kommt eine Nachforderung zur Aktenergänzung ins Postfach, ordnet der Assistent sie dem Projekt zu, holt die betroffene Unterlage aus der Ablage und schreibt einen Antwortentwurf mit Verweis auf die Fundstelle. Die Frist landet im Tabellen-Modul. Die Antwort geht erst raus, wenn die zuständige Person sie freigegeben hat.
Die dritte Arbeit sind Submissionen. Bei einer öffentlichen Ausschreibung listet der Assistent die geforderten Eignungsnachweise, Formulare und Termine aus den Ausschreibungsunterlagen. Referenzblätter und Firmenangaben füllt er aus den Craft-Vorlagen des Büros mit den Daten aus der Referenzprojekt-Tabelle. Die Honorarofferte und die Preiskalkulation bleiben in der bestehenden Software oder in Excel.
Die vierte Arbeit sind Sitzungsprotokolle. Aus den Notizen der Bauherrensitzung entsteht das Protokoll in der Vorlage des Büros. Pendenzen mit Verantwortlichen und Termin wandern ins Tabellen-Modul. Vor der nächsten Sitzung stellt eine Automation die offenen Punkte zusammen, wie im Beitrag Prozesse automatisieren im KMU beschrieben.
Die fünfte Arbeit sind Nachträge und Kostenkontrolle. Eine Nachtragsofferte des Unternehmers wird dem Projekt und dem eBKP-Element zugeordnet. Der Assistent durchsucht Werkvertrag und Leistungsverzeichnis, ob die Position schon enthalten ist, und trägt den Nachtrag ins Nachtragsjournal mit Status offen, geprüft oder freigegeben. Die Bestätigung der Anordnung entsteht als Brief aus der Vorlage. Der Kostenrapport an die Bauherrschaft wird aus dem Export der Bauadministration gefüllt. Die Gegenseite, der Handwerksbetrieb, arbeitet auf derselben Grundlage, siehe Vectoryon für Handwerk.
Dazu kommt die Zeiterfassung mit eigenen Positionen nach SIA-Phasen, damit beim Zeithonorar die Stunden belegt sind. Was der Assistent nicht macht: Pläne zeichnen, Modelle prüfen, Kosten berechnen, Nachträge genehmigen.
Baugesuch-Unterlagen und Nachforderungen: wo im Architekturbüro Zeit verloren geht
Die Baudirektion des Kantons Zürich hat 2026 vom Institut Digitales Bauen der FHNW untersuchen lassen, wo im Baubewilligungsverfahren Zeit verloren geht. Die Studie nennt die Qualität der Baueingaben als zentrale Herausforderung. Unvollständige oder formell fehlerhafte Gesuche, etwa mit fehlenden oder nicht übereinstimmenden Unterschriften, führen zu Rückweisungen oder Nachforderungen und verlängern das Verfahren. Die Qualität der Gesuche hat trotz digitaler Einreichung über eBaugesucheZH in den letzten Jahren tendenziell abgenommen. Fehlende Unterlagen fallen häufig erst in der inhaltlichen Prüfung auf.
Für das Architekturbüro heisst das: Jede Nachforderung ist ein Fristenunterbruch. Die Stadt Luzern rechnet die Tage für die Behebung von Mängeln nicht zur Behandlungsfrist. Die Stadt Bern nennt für ein vollständiges, fehlerfreies Gesuch rund drei Monate und verlängert bei unvollständigen Unterlagen. Laut der UBS-Auswertung von 2024 lag die mittlere Bewilligungsdauer für ein Mehrfamilienhaus 2023 bei rund 200 Tagen und stieg 2024 auf knapp 230, in der Stadt Zürich auf 305 Tage. Ein Teil davon sind Einsprachen. Ein anderer Teil sind Unterlagen, die nachgereicht werden mussten.
Vectoryon setzt vor der Einreichung an. Das Büro lädt das Merkblatt der zuständigen Gemeinde hoch. Der Assistent liest die Liste der geforderten Unterlagen und sucht jedes Dokument in der Projektablage, ob auf SharePoint oder als Upload. Was fehlt, steht in einer Fehlliste mit dem Namen aus dem Merkblatt. Was unter anderem Namen liegt, wird genannt. Was da ist, wird mit Fundstelle bestätigt.
Kommt trotzdem eine Nachforderung, liest der Assistent sie aus dem Outlook-Postfach, ordnet sie dem Projekt zu und schreibt einen Antwortentwurf mit Verweis auf die Unterlage. Die Frist aus der Verfügung landet im Tabellen-Modul. Die Antwort geht nach Freigabe raus. Die inhaltliche Prüfung, ob Grenzabstand und Ausnützung stimmen, bleibt Sache des Büros und der Behörde. Vectoryon prüft Vollständigkeit, nicht Baurecht.
Integrationen
Outlook
Nachforderungen und Nachtragsofferten dem Projekt zuordnen
SharePoint
Projektablage mit Baugesuch-Unterlagen, Werkverträgen und Protokollen
Tabellen
Pendenzen, Fristen, Nachtragsjournal und Referenzprojekte
Woher die Daten kommen
Der Vectoryon Assistent arbeitet mit drei Quellen. Die erste ist die Projektablage des Architekturbüros. Baugesuch-Unterlagen, Werkverträge, Leistungsverzeichnisse, Protokolle und Behördenkorrespondenz liegen auf SharePoint oder OneDrive und werden über die Microsoft-Graph-Schnittstelle angebunden. Wer keine Microsoft-Ablage hat, lädt PDFs, Word-, Excel-Dateien und Fotos von Belegen direkt hoch. Der Zugriff läuft über OAuth und ist jederzeit widerrufbar.
Die zweite Quelle ist das Outlook-Postfach. Nachforderungen der Behörde, Nachtragsofferten der Unternehmer, Fragen der Bauherrschaft und Teams-Nachrichten werden gelesen und dem Projekt zugeordnet. Der Assistent schreibt Entwürfe. Gesendet wird nach Freigabe durch eine Person im Büro.
Die dritte Quelle sind die eigenen Vorlagen und Listen. Das Büro legt im Modul Craft seine Protokoll-, Brief- und Referenzblatt-Vorlagen an. Im Tabellen-Modul führt es Projekte, Pendenzen, Nachträge und Referenzprojekte. Der Assistent füllt Vorlagen und Tabellen, legt aber keine neuen Vorlagen an.
Nicht angebunden sind Messerli, PROVIS, Vertec und Abacus. Kostenstände kommen als Export in die Ablage. Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz, Details dazu im Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz. Jede Aktion des Assistenten ist protokolliert und lässt sich nachvollziehen. Die beteiligten Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Im Preis enthalten sind der Assistent, die Anbindung an Microsoft 365, das Modul Craft für Vorlagen, das Tabellen-Modul, Automationen und die Zeiterfassung. Die aktuellen Stufen stehen unter Preise.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung. Für ein Architekturbüro heisst das: die Projektordner auf SharePoint freigeben, die Merkblätter der häufigsten Gemeinden hochladen, die Protokoll- und Briefvorlagen in Craft anlegen, die Referenzprojekt-Tabelle füllen. Ein Büro, das seine Ablage nach Projekten und SIA-Phasen geordnet hat, ist an einem Nachmittag startklar. Ein Büro mit gewachsener Ablage braucht länger, weil der Assistent nur findet, was ablegbar benannt ist.
Wir nennen keine Pauschale für die Einrichtung, weil die Spanne zwischen Büros zu gross ist. Wir nennen auch keine Zeitersparnis in Stunden, weil wir sie für Ihr Büro nicht gemessen haben. Was wir sagen können: Der Preis ist pro Person, es gibt keine Projektgebühr.
Wo die Grenzen liegen
Vectoryon ist kein CAD und kein BIM. Der Assistent zeichnet keine Pläne, öffnet keine IFC-Modelle, prüft keine Kollisionen und macht keine Mengenermittlung. Archicad, Vectorworks, Revit oder Allplan bleiben das Werkzeug dafür.
Vectoryon ist keine Bauadministration. Kostenvoranschlag, Devisierung nach NPK, Angebotsvergleich, Baubuchhaltung und Zahlungsfreigabe bleiben in Messerli, PROVIS oder der Software, die das Büro heute nutzt. Der Assistent liest deren Exporte und füllt daraus Berichte. Er rechnet keinen Kostenvoranschlag.
Vectoryon berechnet kein Honorar nach SIA 102. Die Zeiterfassung liefert die Stunden pro Phase und Projekt. Die Honorarkalkulation nach Zeittarif, Pauschale oder Globale und die Finanzbuchhaltung bleiben in Vertec, Abacus oder Bexio.
Vectoryon prüft kein Baurecht. Der Abgleich der Baugesuch-Unterlagen zeigt, welche Dokumente fehlen. Ob Grenzabstand, Ausnützung und Zonenkonformität stimmen, beurteilen das Büro und die Behörde.
Vectoryon genehmigt keinen Nachtrag und erteilt keine Freigabe. Das Nachtragsjournal zeigt Status und Fundstelle. Ob ein Nachtrag berechtigt ist, entscheidet die Bauleitung mit der Bauherrschaft.
Und Vectoryon garantiert keine Erkennung bei schlechten Scans. Ein Foto eines handschriftlichen Baustellenrapports wird gelesen, das Ergebnis ist zu prüfen. Jede Nachricht nach aussen und jede Änderung an Tabellen geht über eine Freigabe durch eine Person im Büro.
Häufige Fragen
Ersetzt Vectoryon unser CAD oder BIM?
Nein. Vectoryon öffnet keine Pläne und keine IFC-Modelle. Es liest PDFs, Word, Excel, Mails und Fotos und arbeitet mit Vorlagen und Tabellen.
Kann der Assistent prüfen, ob unser Baugesuch vollständig ist?
Er gleicht die Unterlagenliste der Gemeinde mit der Projektablage ab und meldet, was fehlt. Ob die Pläne inhaltlich dem Baurecht entsprechen, prüft er nicht.
Arbeitet Vectoryon mit Messerli, PROVIS oder Vertec zusammen?
Nicht direkt. Es gibt heute keinen Anschluss. Exporte aus diesen Programmen können in die Ablage gelegt werden, der Assistent liest sie und füllt daraus Kostenrapporte und Honorarnoten-Entwürfe.
Wer sieht die Bauherrendaten?
Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz. Der Zugriff auf Microsoft 365 läuft über OAuth und kann vom Büro jederzeit entzogen werden. Die beteiligten Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
Kann der Assistent eine Antwort an die Baubehörde selbst versenden?
Nein. Er schreibt den Entwurf mit Verweis auf die Unterlage. Versendet wird erst nach Freigabe durch eine Person im Büro. Jede Aktion ist protokolliert.
Führt Vectoryon unser Nachtragsjournal?
Ja, als Tabelle mit Projekt, eBKP-Element, Status und Fundstelle. Ob ein Nachtrag berechtigt ist und in welcher Höhe, entscheidet die Bauleitung.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
- 1Büro BASS für den Verband freier Berufe, Administrative Belastung 2023
- 2FHNW Institut Digitales Bauen für die Baudirektion Kanton Zürich, KI-Potenzialstudie Baubewilligung 2026
- 3Stadt Luzern, Merkblatt Einreichung Baugesuche 2025
- 4Stadt Bern, Ablauf Baubewilligungsverfahren
- 5UBS Chief Investment Office, Baubewilligungen, Juni 2024
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Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.