Vectoryon für Büro & Verwaltung
KI im Büro: der Assistent für Sekretariat und Backoffice
Postfach einordnen, Termine vorschlagen, Protokolle entwerfen, Unterlagen finden, Fristen im Blick behalten. Versendet wird erst nach Freigabe.
Daten in der Schweiz, Verarbeitung nach revDSG
KI im Büro heisst: ein Assistent liest Postfach, Kalender und Ablage eines Betriebs und bereitet daraus Antworten, Termine, Protokolle und Fristenlisten vor. Vectoryon ist ein solcher KI-Assistent für Schweizer KMU, gehostet in der Schweiz, mit Freigabe durch einen Menschen vor jedem Versand. Der Bedarf ist messbar: Laut Intrum European Payment Report 2025 verbringen Schweizer Unternehmen 10,73 Stunden pro Woche mit dem Nachverfolgen offener Forderungen, das sind 77 Arbeitstage im Jahr. Ein grosser Teil davon ist Büroarbeit: nachschauen, nachfragen, erinnern.
Backoffice-Assistent
Sichtet jeden Morgen das Postfach, ordnet Nachrichten Vorgängen zu und bereitet Antworten und Aufgaben vor
Sortierte Tagesliste mit Antwortentwürfen, offenen Fristen und Terminvorschlägen
- 1.Postfach über die Microsoft-365-Anbindung lesen und jede Nachricht einem Vorgang zuordnen
- 2.Dringlichkeit und Fristen aus dem Text herauslesen und in die Vorgangsliste eintragen
- 3.Antwortentwürfe aus früherer Korrespondenz und der Ablage erstellen
- 4.Freie Zeitfenster im Kalender prüfen und Terminvorschläge formulieren
- 5.Tagesliste zur Freigabe vorlegen, erst dann geht etwas nach aussen
Welche Arbeiten der Assistent im Büro übernimmt
Die erste Arbeit ist das Postfach. In einem Sekretariatspostfach liegen Terminanfragen, Rechnungen, Rückfragen von Kunden, Rundschreiben und Nachrichten der Treuhandstelle nebeneinander. Der Vectoryon Assistent liest das Postfach über die Microsoft-365-Anbindung, ordnet jede Nachricht einem Vorgang zu und markiert, was eine Frist enthält. Lange Verläufe fasst er zusammen. Für Anfragen, die schon einmal beantwortet wurden, schlägt er eine Antwort aus der früheren Korrespondenz vor. Versendet wird nichts ohne Freigabe.
Die zweite Arbeit sind Termine. Der Assistent liest den Kalender, findet freie Zeitfenster und formuliert einen Terminvorschlag als Entwurf. Wer den Vorschlag freigibt, spart die dritte und vierte Runde mit "passt Ihnen Dienstag oder Donnerstag". Verschiebungen laufen gleich: Die Nachricht kommt ins Postfach, der Assistent prüft den Kalender und legt einen neuen Vorschlag vor. Laut Microsoft Work Trend Index 2025 sind 57 Prozent aller Meetings ad hoc, ohne Kalendereinladung. Ein Assistent, der den Kalender liest, holt diese Termine zurück in den Kalender.
Die dritte Arbeit sind Protokolle und Standardschreiben. Aus Notizen einer Sitzung entsteht ein Protokoll-Entwurf in der Vorlage des Betriebs, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Was in den Notizen unklar bleibt, wird als offen markiert statt geglättet. Bestätigungen, Bescheinigungen und Briefe entstehen im Modul Craft aus den Vorlagen, die der Betrieb selbst anlegt.
Die vierte Arbeit ist die Suche. Wer den letzten Vertrag mit einem Lieferanten, das Protokoll vom Frühjahr oder eine frühere Auskunft braucht, fragt in normaler Sprache. Der Assistent durchsucht hochgeladene Dateien und die angebundene SharePoint- oder OneDrive-Ablage und nennt zu jeder Antwort das Dokument und die Stelle.
Die fünfte Arbeit ist die Vorgangsliste. Im Tabellen-Modul führt der Assistent offene Posten, Fristen und Ansprechpersonen. Eine Automation erinnert zum gewünschten Zeitpunkt: Zahlungsfrist in drei Tagen, MWST-Abrechnung Ende Monat, Rückmeldung an einen Kunden noch offen. Wie ein Betrieb solche Abläufe aufsetzt, zeigt der Beitrag Prozesse automatisieren im KMU. Jede dieser Aktionen ist protokolliert. Wer nachschauen will, warum der Assistent etwas vorgeschlagen hat, sieht die Quelle.
Wenn die Sachbearbeiterin in den Ferien ist
In einem Betrieb mit fünf bis fünfzig Personen kennt oft eine einzige Person den Stand der Dinge: welche Rechnung noch offen ist, was dem Kunden zugesagt wurde, wo der unterschriebene Vertrag liegt. Ist diese Person abwesend, bleibt der Vorgang liegen. Treuhand Suisse beschreibt die Folgen beim Ausfall einer Schlüsselperson: unbezahlte Rechnungen, verpasste Fristen, Liquiditätsengpässe. Die Zahlen dazu: Laut Bundesamt für Statistik fielen 2024 pro Vollzeitstelle 8,5 gesundheitsbedingte Absenztage an, dazu kommen die Ferien. Laut AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 melden 42 Prozent der KMU gestiegene Kosten für Fehlzeiten, und KMU haben weniger personelle Reserven, um Ausfälle aufzufangen. Laut FHNW Cyberstudie 2024 haben vier von zehn KMU keinen Notfallplan.
Vectoryon setzt dort an, wo das Wissen in Daten steht. Die Vertretung fragt den Assistenten: Was ist beim Auftrag Meier offen? Der Assistent antwortet aus dem Postfach, der Ablage und der Vorgangsliste und nennt die Quelle. Sie fragt: Welche Fristen laufen diese Woche ab? Die Antwort kommt aus der Tabelle, die der Assistent im Alltag mitgeführt hat. Eine Automation kann während der Abwesenheit jeden Morgen die Tagesliste an die Vertretung schicken, mit den Nachrichten, die eine Antwort brauchen.
Damit das funktioniert, muss das Wissen vorher in Postfach, Ablage oder Tabelle gelandet sein. Was nur im Kopf der abwesenden Person ist, bleibt dort. Vectoryon ersetzt keine Vertretungsmatrix und keine Übergabe. Es macht die Übergabe kürzer, weil der Stand der Vorgänge nicht mehr erzählt werden muss, sondern abfragbar ist. Zugänge und Passwörter gehören in einen Passwortmanager, nicht in den Assistenten.
Der zweite Nutzen zeigt sich nach der Rückkehr. Statt fünfzig ungelesene Nachrichten von vorne zu lesen, fragt die zurückkehrende Person: Was ist in zwei Wochen passiert, was ist noch offen? Die Antwort ist eine Liste mit Quellen.
Integrationen
Outlook
Postfach und Kalender lesen, Antworten und Termine als Entwurf
SharePoint
Verträge, Protokolle und Korrespondenz in normaler Sprache durchsuchen
Tabellen
Vorgangsliste mit offenen Posten, Fristen und Ansprechpersonen
Woher die Daten kommen
Der Vectoryon Assistent arbeitet mit drei Quellen. Die erste ist Microsoft 365 über die Graph-Schnittstelle: Outlook-Postfach, Kalender, SharePoint- und OneDrive-Ablage, Teams. Die Anbindung läuft per OAuth. Der Betrieb erteilt den Zugriff und kann ihn jederzeit entziehen. Die zweite Quelle sind hochgeladene Dateien: PDFs, Word, Excel, Fotos von Belegen. Die dritte Quelle sind die Tabellen, die der Betrieb im Tabellen-Modul führt, etwa eine Vorgangsliste oder eine Liste offener Posten aus dem Export der Buchhaltung.
Die Daten liegen in der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz, die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz. Die beteiligten Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung. Das ist für Büros relevant, weil dort Personendaten zusammenlaufen: Adressen, Verträge, Lohn- und Personalakten. Laut Raiffeisen KMU-Mittelstandstudie 2024 nennen 51 Prozent der KMU die Datensicherheit als grösstes Risiko beim Einsatz von KI, 40 Prozent die fehlende Nachvollziehbarkeit. Beides ist bei Vectoryon adressiert: Jede Aktion ist protokolliert, zu jeder Antwort ist die Quelle sichtbar.
Der Assistent ist so gut wie die Ablage, die er liest. Liegen Unterlagen über mehrere Laufwerke, private OneDrives und Rechner verteilt, steht am Anfang das Zusammentragen. Das erledigt der Betrieb, nicht der Assistent.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Der Preis deckt den Arbeitsbereich, den Assistenten, das Modul Craft für Vorlagen, das Tabellen-Modul, Automationen und die Anbindung an Microsoft 365 ab. Die aktuellen Stufen stehen unter Preise.
Dazu kommt Zeit des Betriebs. Drei Dinge müssen vorhanden sein: die Microsoft-365-Anbindung als Freigabe durch den Administrator, die Vorlagen für Protokolle und Standardschreiben im Modul Craft, und eine Ablage, die der Assistent lesen darf. Bei einem Büro mit zwei Personen, aufgeräumter SharePoint-Ablage und fünf Vorlagen ist das ein Nachmittag. Bei verteilten Laufwerken und dreissig Vorlagen sind es mehrere Tage. Eine Pauschale nennen wir nicht, weil die Spanne zu gross ist.
Ein Hinweis zur Reihenfolge: Mit dem Postfach beginnen. Es ist die Quelle mit dem grössten Volumen und braucht keine Vorbereitung. Vorlagen und Tabellen kommen in der zweiten Woche dazu, wenn klar ist, welche Schreiben und Listen im Alltag wirklich anfallen.
Wo die Grenzen liegen
Der Vectoryon Assistent versendet nichts selbstständig. Antworten, Terminbestätigungen und Mahnungen sind Entwürfe. Die Freigabe bleibt bei einem Menschen.
Er führt kein Hauptbuch und kein ERP. Er liest den Export aus Bexio, Abacus oder Sage und führt daraus eine Liste offener Posten. Buchen, Zahlungen auslösen, Zahlungseingänge abgleichen und die MWST-Abrechnung im ESTV-ePortal einreichen bleibt in der Buchhaltungssoftware und bei der zuständigen Person.
Er ist kein Archiv im Sinn der Geschäftsbücherverordnung. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Belege, Korrespondenz und Verträge erfüllt der Betrieb in seinem Ablagesystem. Vectoryon durchsucht diese Ablage, verwaltet sie nicht.
Er weiss nur, was in Daten steht. Was im Kopf einer abwesenden Person ist, kann er nicht abfragen. Zugänge und Passwörter gehören nicht in den Assistenten.
Er liest Belege und Scans, gibt aber keine Garantie für die Erkennung bei schlechter Qualität. Ein unscharfes Foto einer Rechnung kann einen falschen Betrag liefern. Deshalb geht jeder Eintrag in die Vorgangsliste über eine Sichtkontrolle.
Und er erfindet keine Angaben. Findet er zu einer Frage nichts in Postfach, Ablage oder Tabelle, sagt er das.
Häufige Fragen
Versendet der Assistent E-Mails oder Terminbestätigungen selbstständig?
Nein. Er bereitet Entwürfe vor. Der Versand und jeder Kalendereintrag nach aussen gehen über eine Freigabe durch einen Menschen.
Kann die Vertretung während der Ferien den Stand eines Vorgangs abfragen?
Ja, sofern der Stand in Postfach, Ablage oder Vorgangsliste steht. Der Assistent antwortet mit Quelle. Was nur im Kopf der abwesenden Person ist, kennt er nicht.
Erstellt er Sitzungsprotokolle?
Aus Notizen entsteht ein Entwurf in der Vorlage des Betriebs, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Unklare Stellen werden markiert.
Ersetzt Vectoryon Bexio, Abacus oder unser Dokumentensystem?
Nein. Die Buchhaltung bleibt in der Buchhaltungssoftware, die Ablage im Ablagesystem. Vectoryon liest Exporte und Dokumente, führt Listen und bereitet Text vor. Wie die Treuhandstelle auf ihrer Seite damit arbeitet, beschreibt Vectoryon für Treuhand.
Wo liegen unsere Personendaten und wer sieht sie?
In der Schweiz, verarbeitet nach revDSG. Der Assistent sieht nur die Postfächer und Ablagen, für die der Betrieb den Zugriff erteilt hat. Jeder Zugriff ist protokolliert.
Was passiert mit einer schlecht fotografierten Rechnung?
Der Assistent liest, was erkennbar ist, und trägt es in die Vorgangsliste ein. Eine Garantie für die Erkennung gibt es nicht. Der Eintrag geht über eine Sichtkontrolle.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
Vectoryon für Büro & Verwaltung ansehen
Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.