Vectoryon für Handwerk
KI im Handwerk: das Büro nach Feierabend wird kürzer
Rapport-Foto rein, Regie-Rechnungsentwurf raus. Offerten werden nachgefasst, Terminverschiebungen beantwortet. Freigabe bleibt beim Menschen.
Daten in der Schweiz, Verarbeitung nach revDSG
KI im Handwerk heisst: ein KI-Assistent liest Rapporte, Offerten und Mails des Betriebs und bereitet daraus Dokumente und Antworten vor. Vectoryon setzt dafür einen Workspace ein, der auf die eigenen Unterlagen zugreift: Preisliste, Vorlagen, Postfach, Kalender. Die Betriebe sind klein. Laut den Wirtschaftsdaten 2024 von EIT.swiss haben in der Elektrobranche 76 Prozent der Unternehmen weniger als zehn Beschäftigte, in den übrigen Gebäudetechnikbranchen 84 Prozent. Dort macht der Inhaber das Büro selbst, meist am Abend. Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz.
Rapport- und Offerten-Assistent
Erfasst Regie-Rapporte vom Foto, füllt Offert- und Rechnungsvorlagen, fasst offene Offerten nach
Rapport-Tabelle pro Projekt, Rechnungs- und Offertentwürfe zur Freigabe, Nachfass-Mails im Postausgang
- 1.Foto des unterschriebenen Rapports oder Sprachnotiz vom Bau hochladen
- 2.Assistent liest Datum, Stunden, Material und ordnet das Projekt zu
- 3.Positionen aus der Preisliste des Betriebs einsetzen, Lücken markieren
- 4.Offerte oder Regie-Rechnung in der Vorlage des Betriebs entwerfen
- 5.Mensch prüft, gibt frei, versendet; offene Offerten werden nach fünf Tagen nachgefasst
Welche Arbeiten der Assistent im Handwerksbetrieb übernimmt
Der Vectoryon Assistent übernimmt im Handwerksbetrieb fünf Arbeiten, die heute nach Feierabend anfallen.
Erstens die Rapporte. Ein Foto des unterschriebenen Regie-Rapports wird hochgeladen. Der Assistent liest Datum, Namen, Stunden, Material und trägt sie in die Rapport-Tabelle des Projekts ein. Unleserliche Stellen markiert er. Der Mensch kontrolliert die Zeile, bevor sie zählt.
Zweitens die Regie-Rechnung. Aus der Rapport-Tabelle entsteht im Modul Craft ein Rechnungsentwurf in der Vorlage des Betriebs, mit Stundenansatz, Materialpositionen und Rapport-Nummern als Beleg. Die Buchung, die QR-Rechnung und die MWST bleiben in bexio, Abacus oder Messerli.
Drittens die Offerte. Nach dem Kundentermin diktiert der Monteur eine Sprachnotiz. Der Assistent macht daraus Positionen, setzt Preise aus der hochgeladenen Preisliste ein und füllt die Offertvorlage. Positionen ohne Preis bleiben leer und werden markiert. Der Assistent schätzt nicht.
Viertens das Nachfassen. Jede versendete Offerte steht mit Datum und Status in einer Tabelle. Eine Automation, im Sinn eines KI-Agenten, prüft täglich, welche Offerte seit fünf Tagen ohne Antwort ist, und legt eine kurze Nachfass-Mail in den Entwurfsordner. Der Inhaber liest, passt an, sendet.
Fünftens das Postfach. Lieferbestätigungen, Terminverschiebungen der Bauleitung und Kundenfragen kommen in Outlook an. Der Assistent liest sie über die Microsoft-Graph-Schnittstelle, ordnet sie dem Projekt zu und schlägt eine Antwort vor. Bei einer Lieferverzögerung entwirft er die Anzeige an die Bauleitung, die SIA 118 verlangt. Bei einer Terminverschiebung schlägt er den neuen Kalendereintrag vor und informiert das Team über Teams. Auf der Gegenseite sitzt meist ein Architektur- oder Bauleitungsbüro mit demselben Postfach-Problem, beschrieben unter Vectoryon für Architektur.
Alle fünf Arbeiten laufen im selben Workspace. Der Assistent behält den Zusammenhang zwischen Rapport, Rechnung, Offerte und Mail, weil er dieselbe Projekttabelle liest. Wer fragt, was bei der Baustelle Rütistrasse noch offen ist, erhält Rapporte ohne Visum, unbezahlte Rechnungen und ausstehende Lieferungen in einer Antwort.
Nichts verlässt den Betrieb ohne Freigabe durch einen Menschen. Jede Aktion ist protokolliert: welches Foto gelesen, welche Preisliste verwendet, welcher Entwurf erstellt wurde. Der Betrieb kann jeden Schritt nachvollziehen.
Regie-Rapporte und Offerten: wo im Handwerksbetrieb Geld liegen bleibt
Zwei Stellen kosten Handwerksbetriebe in der Schweiz regelmässig Geld, ohne dass jemand schlecht gearbeitet hat: der Regie-Rapport ohne Unterschrift und die Offerte, die niemand nachfasst.
Zum Rapport. Die SIA-Norm 118 verlangt, dass Regiearbeiten lückenlos dokumentiert und gegengezeichnet werden. Bauenschweiz hält in seinem Positionspapier zur SIA 118 fest, dass die Bauleitung Regierapporte unverzüglich prüft und innert sieben Tagen unterzeichnet. Das Bundesgericht hat 2022 entschieden, dass unterzeichnete Regierapporte als Anerkennung der ausgeführten Arbeit gelten (Urteil 4A_377/2021). Umgekehrt heisst das: Ein Rapport ohne Visum ist im Streit um die Schlussrechnung wenig wert. In der Praxis liegt der Zettel im Auto, wird am Abend abgetippt und die Rechnung geht Wochen nach Abschluss raus.
Vectoryon setzt an drei Punkten an. Der Rapport wird am Tag der Arbeit fotografiert und hochgeladen. Die Rapport-Tabelle zeigt pro Projekt, welche Rapporte ein Visum haben und welche nicht. Eine Automation erinnert nach sieben Tagen an fehlende Unterschriften und legt die Mail an die Bauleitung als Entwurf bereit. Die Unterschrift selbst holt weiterhin der Mensch.
Zur Offerte. Wer nach dem Versand nicht nachfasst, überlässt die Entscheidung dem Zufall. Laut dem Fachmedium elektro.net werden in Deutschland über 60 Prozent der Handwerkerangebote nie aktiv nachgefasst. Für die Schweiz gibt es keine unabhängige Zahl. Der Mechanismus ist derselbe: Die Offerte ist raus, die nächste Baustelle ruft, der Anruf bleibt liegen.
Im Vectoryon Workspace führt eine Tabelle alle versendeten Offerten. Nach fünf Tagen ohne Antwort entsteht ein Nachfass-Entwurf. Nach der Antwort wechselt der Status. Der Inhaber sieht am Morgen, welche drei Offerten heute einen Anruf brauchen.
Integrationen
Outlook
Lieferbestätigungen, Terminverschiebungen und Kundenfragen dem Projekt zuordnen
Tabellen
Rapporte, Offerten und Fristen pro Baustelle mit Status führen
Automationen
Offene Offerten und Rapporte ohne Visum automatisch nachfassen
Woher die Daten kommen
Der Vectoryon Assistent arbeitet im Handwerksbetrieb auf vier Quellen.
Die erste sind hochgeladene Dateien: Preisliste als Excel, Offert- und Rechnungsvorlage als Word, frühere Offerten als PDF, Fotos von Rapporten und Lieferscheinen. Der Assistent macht sie durchsuchbar. Eine Frage wie "Was haben wir der Bauleitung Meier für den Boilerersatz offeriert?" wird aus diesen Dateien beantwortet.
Die zweite Quelle ist Microsoft 365. Outlook-Postfach, Kalender, Teams und die SharePoint-Ablage werden über die Graph-Schnittstelle angebunden. Der Zugriff läuft über OAuth. Der Betrieb erteilt die Berechtigung und kann sie jederzeit entziehen.
Die dritte Quelle sind die Tabellen im Workspace: Projekte, Rapporte, Offerten, Fristen. Der Betrieb legt sie an, der Assistent füllt und liest sie.
Die vierte Quelle ist die Zeiterfassung mit eigenen Positionen für Bürozeit und Projektzeit. Sie zeigt, wie viel Zeit das Büro pro Projekt kostet. Die gesetzliche Arbeitszeitkontrolle nach GAV bleibt in der Branchensoftware.
Die Daten liegen in der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz, Einzelheiten dazu im Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Ein Punkt vorab: Der Assistent ist so gut wie die Preisliste, die er liest. Ein Betrieb mit gepflegter Positionsliste erhält brauchbare Offertentwürfe ab dem ersten Tag. Ein Betrieb, der Preise im Kopf hat, erfasst sie zuerst.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Der Preis deckt den Assistenten, die Module Craft und Tabellen, die Automationen und die Anbindung an Microsoft 365. Die aktuellen Stufen stehen unter Preise.
Dazu kommt die Einrichtung. Ein Handwerksbetrieb braucht drei Dinge: die Preisliste als Datei, die Offert- und Rechnungsvorlage als Word, und eine Person, die die Entwürfe freigibt. Wer das hat, ist innert Tagen startklar. Wer die Kalkulation auf Papier führt, erfasst zuerst.
Vectoryon nennt keine Pauschale für die Einrichtung, weil die Spanne zwischen diesen beiden Fällen zu gross ist. Die Begleitung ist Teil des Angebots: Der Assistent wird gemeinsam mit dem Betrieb auf dessen Vorlagen und Abläufe eingerichtet.
Die bestehende Handwerkersoftware bleibt. Vectoryon ersetzt weder bexio noch Abacus noch Messerli. Es arbeitet daneben. Der Zugang zu Microsoft 365 wird einmal per OAuth erteilt und lässt sich jederzeit widerrufen. Ein Kündigungsrisiko für laufende Softwareverträge entsteht nicht.
Wo die Grenzen liegen
Vectoryon holt keine Unterschrift. Das Visum der Bauleitung auf dem Regie-Rapport bleibt Sache des Menschen, auf Papier oder in der Bau-App. Der Assistent erinnert daran, mehr nicht.
Vectoryon liest schlechte Fotos schlecht. Ein Rapport, der bei Regen fotografiert wurde, wird teilweise erkannt und markiert. Es gibt keine Garantie für die Erkennungsgenauigkeit. Der Mensch prüft jede Zeile.
Vectoryon führt keine Buchhaltung. QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, Lohn und Hauptbuch bleiben in bexio, Abacus, Messerli oder beim Treuhänder. Die GAV-konforme Arbeitszeitkontrolle mit Pausen, Wegzeit und Zuschlägen bleibt in der Branchensoftware.
Vectoryon bestellt kein Material. Es gibt keine Schnittstelle zu den Shops der Grosshändler. Der Assistent kann eine Bestell-Mail entwerfen, die Bestellung löst der Mensch aus.
Vectoryon reicht keine Meldungen ein. Die Suva-Meldung 14 Tage vor einer Asbestsanierung und die Meldungen an die Paritätische Kommission laufen über deren Online-Formulare. Der Assistent führt die Frist im Kalender und füllt das Sicherheitskonzept aus der Vorlage vor. Die fachliche Prüfung und die Einreichung macht der Betrieb.
Vectoryon plant keine Einsätze. Wer wann auf welcher Baustelle ist, bleibt in der Dispositions-Software oder in Excel.
Vectoryon gibt keine Rechtsauskunft. Bei der Frage, ob eine Rechnung über der Offerte zulässig ist, entwirft der Assistent die Antwort aus der eigenen Offerte und den AGB. Ob Art. 373 OR greift, entscheidet im Streitfall ein Jurist.
Häufige Fragen
Kann der Assistent unseren handgeschriebenen Regie-Rapport lesen?
Ja, vom Foto. Datum, Stunden, Material und Projekt werden in die Rapport-Tabelle übertragen. Unleserliche Stellen werden markiert, der Mensch prüft jede Zeile.
Ersetzt Vectoryon unsere Handwerkersoftware oder bexio?
Nein. Buchhaltung, QR-Rechnung, Lohn und GAV-konforme Zeitkontrolle bleiben dort. Vectoryon bereitet Entwürfe vor und arbeitet daneben.
Was passiert, wenn die Bauleitung einen Termin verschiebt?
Der Assistent erkennt die Mail in Outlook, schlägt den neuen Kalendereintrag vor und entwirft die Antwort an den Kunden und die Info ans Team. Gesendet wird nach Freigabe.
Woher nimmt der Assistent die Preise für die Offerte?
Aus der hochgeladenen Preisliste des Betriebs. Positionen ohne hinterlegten Preis bleiben leer und werden markiert. Der Assistent schätzt keine Preise.
Wo liegen die Daten, wenn wir Baustellenfotos und Kundenadressen hochladen?
In der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz. Die beteiligten Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung. Der Zugriff auf Microsoft 365 läuft über OAuth und ist jederzeit entziehbar.
Wie lange dauert es, bis der Assistent brauchbare Offerten liefert?
Mit vorhandener Preisliste und Word-Vorlage wenige Tage. Ohne erfasste Preise zuerst die Erfassung. Der Assistent ist so gut wie die Liste, die er liest.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
- 1EIT.swiss, Wirtschaftsdaten Elektrobranche 2024
- 2Bauenschweiz, Positionspapier zur SIA 118
- 3Bundesgericht, Urteil 4A_377/2021
- 4elektro.net, Angebotsprozess im Handwerk (2024)
- 5LAW.CH, Vergütung von Regiearbeiten nach SIA 118
- 6Suva, meldepflichtige Bauarbeiten
- 7SRF Kassensturz, Rechnung höher als Offerte (Art. 373 OR)
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Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.