Vectoryon für Hotellerie
KI in der Hotellerie
Gästeanfragen einordnen, Seminarofferten füllen, Lieferantenrechnungen vorerfassen, Bewertungsantworten entwerfen. Zusagen und Preise gibt die Rezeption frei.
CHF 49 pro Person und Monat, Gästedaten in Zürich, auf Wunsch nur Schweizer Sprachmodelle
Künstliche Intelligenz in der Hotellerie meint hier einen Assistenten, der die Schreibarbeit eines Hauses vorbereitet: Gästepost, Seminarofferten, Lieferantenrechnungen und Bewertungsantworten. Ein KI-Assistent von Vectoryon liest dafür das Postfach über Microsoft 365, sucht die Hausangaben heraus und schreibt einen Entwurf. Die Zusage gibt die Rezeption. Laut der Hotelvertriebsstudie 2026 von HES-SO und HotellerieSuisse werden in der Schweiz 58,5 Prozent der Logiernächte direkt gebucht, per Telefon, Mail oder Website. Jede dieser Anfragen landet im Postfach und wartet auf eine Person. Die Gästedaten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese.
52 %
der Logiernächte in der Schweiz stammten 2025 von Gästen aus dem Ausland
Bundesamt für Statistik
60 %
der Seminaranfragen enden mit Abschluss, wenn das Haus innert 30 Minuten antwortet
VenueSuite MICE Benchmark 2025
44 %
sind es, wenn die Antwort erst nach 24 Stunden kommt
VenueSuite MICE Benchmark 2025
Gäste-Assistent
Liest das Postfach des Hauses, sortiert nach Zimmeranfrage, Seminar, Lieferant und Bewertung und bereitet für jede Art den passenden Entwurf vor
Antwortentwurf in der Sprache der Anfrage, Offerte aus der Hausvorlage, Rechnungsliste zur Freigabe
- 1.Postfach über Outlook sichten und jede Nachricht einer Art zuordnen
- 2.Zeitraum, Personenzahl, Sprache und Wünsche aus der Anfrage herauslesen
- 3.Hausdossier, Preisliste und Raumtabelle als Grundlage heranziehen
- 4.Entwurf schreiben: Antwort, Offerte oder Rechnungszeile, offene Punkte markieren
- 5.Freigabe durch Rezeption oder Direktion, danach Versand oder Ablage
Welche Arbeiten der Assistent in der Hotellerie übernimmt
Sortieren: Im Postfach eines Hauses mit 30 Zimmern liegen Zimmeranfragen, Seminaranfragen, Lieferantenrechnungen, Bewertungsbenachrichtigungen und Verbandspost nebeneinander. Jede Nachricht ordnet der Assistent von Vectoryon einer Art zu und legt sie als Aufgabe an. Das kann jeden Morgen um sieben automatisch laufen, als KI-Agent mit Zeitauslöser, bevor die Frühschicht beginnt.
Gästeantwort: Laut Bundesamt für Statistik stammten 2025 52 Prozent der Logiernächte in der Schweiz von Gästen aus dem Ausland, die grössten Märkte sind Deutschland, die USA und Frankreich. Eine Anfrage kommt also auf Deutsch, Englisch oder Französisch. Zeitraum, Personenzahl und Wünsche liest der Assistent heraus, prüft die Angaben im Hausdossier und schreibt den Entwurf in der Sprache der Anfrage. Frühstückszeiten, Parkplatz, Hund, Anschlusszimmer, Anreise mit dem Zug: Diese Angaben stehen im Dossier, er erfindet sie nicht. Was fehlt, markiert er.
Seminarofferte: Das Haus hinterlegt Raumliste, Pauschalen und Verpflegungspreise in einer Tabelle und eine Offertvorlage im Modul Craft. Mit den Angaben aus der Anfrage wird die Vorlage gefüllt: Datum, Teilnehmerzahl, Bestuhlung, Zimmerkontingent. Sie trennt Beherbergung mit Frühstück zum Sondersatz von 3,8 Prozent und Seminarraum sowie Mahlzeiten zum Normalsatz von 8,1 Prozent, wie es die MWST-Branchen-Info 08 der ESTV vorgibt. Die Direktion kontrolliert die Zahlen und gibt frei.
Lieferantenrechnung: Aus dem PDF oder dem Foto des Belegs kommen Lieferant, Betrag, Datum und Abteilung in die Rechnungsliste, dazu ein Vorschlag zur Freigabe. Die Liste geht als Export an den Treuhänder oder ins Buchhaltungsprogramm. Die Buchung selbst macht Vectoryon nicht. Wie der Treuhänder auf seiner Seite mit denselben Belegen arbeitet, zeigt Vectoryon für Treuhand.
Bewertungsantwort: Google, Booking und TripAdvisor schicken eine Benachrichtigung ins Postfach. Zur Bewertung sucht der Assistent den Aufenthalt in den Unterlagen und schreibt einen Entwurf im Ton des Hauses. Der Gastgeber liest, passt an und veröffentlicht.
Was PMS und Channel-Manager nicht lösen: fünf Fälle für KI in der Hotellerie
PMS und Channel-Manager führen Zimmer, Raten und Buchungen, Bexio oder Abacus erfassen die Belege. Offen bleiben Dokumente, die du lesen, gegeneinander legen und beantworten musst. Fünf davon:
Der Gruppen- oder Seminarvertrag
Ein Veranstalter schickt seinen eigenen Vertragsentwurf. Vectoryon legt ihn neben deine AGB und Stornobedingungen und listet jede Abweichung: Stornofristen, Zahlungsziel, Haftung, Mindestabnahme bei Zimmern und Verpflegung. Dazu schreibt er einen Gegenvorschlag als Entwurf. Was das Haus akzeptiert, entscheidet die Direktion.
Der Dienstplan
Nach Artikel 15 L-GAV beträgt die durchschnittliche Arbeitszeit höchstens 42 Stunden pro Woche, in Saisonbetrieben 43,5 und in Kleinbetrieben 45 Stunden. Artikel 16 gibt Anspruch auf zwei Ruhetage pro Woche, davon mindestens einen ganzen. Artikel 21 verlangt den schriftlichen Arbeitsplan zwei Wochen im Voraus, in Saisonbetrieben eine Woche, und eine Arbeitszeiterfassung, die der Mitarbeiter mindestens einmal monatlich unterzeichnet. Aus Dienstplan und Zeiterfassung listet der Assistent mögliche Verstösse mit Name und Datum. Die Direktion prüft die Liste und passt den Plan an.
Der Lieferantenvertrag
Mit der Wäscherei, dem Getränkelieferanten oder der Reinigungsfirma gilt ein Rahmenvertrag mit Preisen, Rabatten und Mindestmengen. Die Konditionen kommen aus dem Vertrag in eine Tabelle, jede neue Rechnung wird dagegen geprüft. Die Liste zeigt abweichende Stückpreise, fehlende Rabatte und Positionen, die der Vertrag nicht kennt. Die Direktion klärt jede Abweichung mit dem Lieferanten.
Die Meldescheine
Nach Artikel 18 VZAE füllt, wer ausländische Gäste gegen Entgelt beherbergt, einen Meldeschein nach dem Ausweis aus, lässt ihn unterschreiben und übermittelt ihn der kantonalen Behörde. Die Kantone regeln dazu eigene Pflichten zur Gästekontrolle und Aufbewahrung. Die Meldescheine eines Monats prüft der Assistent auf fehlende Angaben und Unterschriften und listet die Lücken. Die Empfangsleitung ergänzt sie und reicht die Meldung wie bisher ein.
Die Reklamation mit Forderung
Ein Gast verlangt eine Rückerstattung oder kündigt eine Rückbuchung über die Kreditkarte an. Buchungsbestätigung, AGB, Mailverlauf und die Notizen des Hauses werden zusammengestellt, die Fakten nach Datum geordnet. Daraus schreibt der Assistent einen Entwurf der Antwort an den Gast oder der Stellungnahme an den Kartenanbieter. Über Kulanz entscheidet die Direktion.
Gästepost und Offerten in der Saisonspitze
Ein familiengeführtes Haus hat keine Verkaufsabteilung. Zwei Wochen vor Ostern oder vor Saisonstart im Dezember treffen Zimmeranfragen, Seminarofferten, Lieferantenrechnungen und Bewertungen gleichzeitig ein. Dazu kommt Personal, das gerade angefangen hat: Laut einer Umfrage von HotellerieSuisse aus dem Jahr 2023 berichten 44 Prozent der Betriebe von Rekrutierungsproblemen, und laut Blick vom Oktober 2025 rechnen Bergorte zum Start der Wintersaison mit fünf bis zehn Prozent fehlendem Personal.
Bei Seminaranfragen zählt die Geschwindigkeit. Der VenueSuite MICE Benchmark 2025 hat über 50'000 Buchungen in Westeuropa ausgewertet: Antwortet ein Haus innert 30 Minuten, kommt in 60 Prozent der Fälle ein Abschluss zustande. Nach 24 Stunden sind es 44 Prozent. Für ein Haus mit drei Seminarräumen entscheidet das über die Belegung unter der Woche.
Vectoryon setzt an dieser Stelle an. Die Anfrage kommt über Outlook herein, der Assistent erkennt sie als Seminaranfrage und füllt die Offertvorlage des Hauses aus der Raum- und Preistabelle. Was in der Anfrage fehlt, etwa die Bestuhlung oder das Datum der zweiten Option, steht als offene Frage im Entwurf. Die Direktion erhält eine fertige Offerte zur Kontrolle statt einer leeren Vorlage. Sie prüft, korrigiert und sendet. Die Freigabe bleibt bei ihr, weil eine Offerte verbindlich ist. Soll jede Seminaranfrage gleich behandelt werden, legt das Haus den Ablauf als Automation an: Anfrage erkennen, Offerte entwerfen, an der Schranke auf die Direktion warten.
Bei Zimmeranfragen gilt dasselbe Muster. Der Entwurf entsteht in der Sprache der Anfrage, mit den Hausangaben aus dem Dossier. Die Verfügbarkeit kommt aus dem Buchungssystem des Hauses, nicht aus Vectoryon. Die Rezeption prüft sie und ergänzt den Preis. So bleibt die Antwort korrekt, auch wenn sie von jemandem verschickt wird, der erst seit einer Woche im Haus ist.
Für neues Personal hilft ein zweiter Punkt: Fragen zum Haus, zur Hausordnung, zu den Frühstückszeiten oder zu den Ruhetagen nach L-GAV beantwortet der Assistent aus den hinterlegten Dokumenten, im Chat oder in Teams.
Integrationen
Outlook
Gästeanfragen, Lieferantenpost und Bewertungshinweise über die Graph-Schnittstelle
Vorlagen
Seminarofferten, Gästeantworten und Verträge aus den Vorlagen des Hauses
Tabellen
Raumliste, Preise, Lieferanten und Rechnungen zur Freigabe
Woher die Daten kommen
Drei Quellen nutzt der Assistent. Postfach: Outlook wird über die Graph-Schnittstelle von Microsoft 365 angebunden, der Zugriff läuft über OAuth und kann jederzeit im Admin-Bereich entzogen werden. Der Kalender liefert Anlässe und, falls das Haus sie dort pflegt, eine Belegungsübersicht.
Dateiablage in SharePoint oder OneDrive: Dort liegen Preisliste, Hausordnung, Menükarten, Seminarunterlagen, Verbandsmerkblätter zum L-GAV und die Vorlagen für Offerten, Verträge und Bewertungsantworten. Diese Dokumente durchsucht er in normaler Sprache und verweist bei jeder Antwort auf die Fundstelle.
Tabellen im Vectoryon Workspace: Raumliste mit Bestuhlung und Preis, Lieferantenliste mit Abteilung, Rechnungsliste zur Freigabe, Mitarbeitendenliste mit Eintritt und Lohngruppe. Der Betrieb legt sie an, der Assistent liest und ergänzt sie.
Gespeichert werden die Gästedaten in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Was das revidierte Datenschutzgesetz für Gästedaten bedeutet, erklärt der Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung. Jede Aktion des Assistenten ist protokolliert: Welche Mail er gelesen, welches Dokument er herangezogen und welchen Entwurf er erstellt hat, lässt sich nachvollziehen. Für Häuser, deren Angaben über mehrere Ordner und Köpfe verteilt sind, gilt: zuerst zusammentragen, dann anbinden. Je gepflegter das Hausdossier, desto brauchbarer der Entwurf.
Was die Einführung kostet
Pro Konto zahlt ein Haus CHF 49 im Monat. Enthalten sind Assistent, Outlook und SharePoint über Microsoft 365, Craft für Offert- und Antwortvorlagen, Tabellen und Automationen. Für mehrere Konten rechnet die Seite Preise den Betrag aus.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung. Ein Haus braucht drei Dinge: ein Hausdossier mit den Antworten auf die häufigen Gästefragen, eine Raum- und Preistabelle für Offerten und je eine Vorlage für Offerte, Gästeantwort und Bewertungsantwort. Wie viel Aufwand das ist, hängt davon ab, was davon schon schriftlich vorliegt. Darum gibt es keinen Pauschalpreis.
Ein sinnvoller Start ist ein Konto für die Rezeption und eines für die Direktion. Die Postfachanbindung läuft über die bestehende Microsoft-365-Lizenz des Hauses, ein zusätzlicher Vertrag mit Microsoft ist nicht nötig. Weitere Konten kommen dazu, wenn Küche oder Hausdienst den Assistenten für Fragen zum Haus nutzen sollen.
Wo die Grenzen liegen
Vectoryon schreibt Entwürfe und liest Unterlagen. Buchung, Buchhaltung, Schichtplanung und Veröffentlichung bleiben bei den Systemen und Personen des Hauses:
Buchung: Vectoryon ist kein PMS, kein Channel-Manager und keine Buchungsmaschine. Verfügbarkeit, Zimmerpreis und Kontingent kommen aus dem Buchungssystem des Hauses. Belegung sieht der Assistent nur, wenn das Haus sie im Kalender oder in einer Tabelle pflegt.
Versand: Ohne Freigabe wird keine Buchung bestätigt und keine Offerte gesendet. Jede Nachricht nach aussen geht durch eine Person. Nachts entsteht ein Entwurf, keine Antwort.
Hauptbuch: Lieferantenrechnungen werden vorerfasst und als Liste exportiert; die Buchung bleibt bei Abacus, Bexio oder beim Treuhänder. Bei schlechten Scans oder Handschrift gibt es keine Garantie für die Erkennung.
Schichtplanung nach L-GAV: Vectoryon erinnert an die Frist für den Arbeitsplan und beantwortet Fragen aus den Verbandsdokumenten. Überstundensaldi, Ruhetage und die monatliche Unterschrift laufen weiter über die Verbandstabelle oder die Branchensoftware.
Bewertungen und Meldungen: Der Entwurf einer Bewertungsantwort entsteht im Workspace, der Gastgeber postet ihn auf Google, Booking oder TripAdvisor. Kurtaxe, Meldeschein und MWST-Abrechnung reicht das Haus wie bisher über PMS, feratel oder das ESTV-Portal ein.
Telefon und Empfang: Anrufe, Walk-ins und das Gespräch am Frühstückstisch bleiben Sache des Hauses. Vectoryon arbeitet auf Text.
Häufige Fragen
Kann der Assistent eine Buchung bestätigen?
Nein. Er bereitet den Antwortentwurf vor. Die Verfügbarkeit prüft die Rezeption im Buchungssystem, sie gibt die Zusage.
Antwortet er auf Französisch und Englisch?
Ja. Der Entwurf entsteht in der Sprache der Anfrage. Die Hausangaben stammen aus dem hinterlegten Dossier, nicht aus dem Modell.
Ersetzt Vectoryon unser PMS oder den Channel-Manager?
Nein. Zimmerverwaltung, Raten und Kontingente bleiben im bestehenden System. Vectoryon arbeitet daneben, im Postfach und in den Unterlagen.
Kann er die Lieferantenrechnungen buchen?
Nein. Er liest den Beleg, füllt die Rechnungsliste vor und schlägt die Freigabe vor. Die Buchung macht der Treuhänder oder das Buchhaltungsprogramm.
Hilft er bei der Arbeitszeitkontrolle nach L-GAV?
Teilweise. Er erinnert an die Frist für den Arbeitsplan und beantwortet Fragen zu Ruhetagen und Mindestlöhnen aus den Verbandsdokumenten. Saldi und Unterschrift laufen über die Verbandstabelle oder die Branchensoftware.
Wo liegen die Gästedaten?
In Zürich. Welche Sprachmodelle sie verarbeiten, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Es gilt das revidierte Datenschutzgesetz, und den Outlook-Zugriff per OAuth kann das Haus jederzeit entziehen.
Kann Vectoryon den Dienstplan gegen den L-GAV prüfen?
Abgleichen, ja. Dienstplan und Zeiterfassung legt der Assistent neben die Regeln zu Arbeitszeit, Ruhetagen und Arbeitsplan aus Artikel 15, 16 und 21 L-GAV und listet mögliche Verstösse zur Prüfung. Die Entscheidung und die Verantwortung bleiben beim Betrieb. Vectoryon ist kein Zeiterfassungssystem.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
- 1HES-SO Valais-Wallis und HotellerieSuisse, Hotelvertriebsstudie 2026
- 2Bundesamt für Statistik, Logiernächte 2025
- 3ESTV, MWST-Branchen-Info 08 Hotel- und Gastgewerbe
- 4HotellerieSuisse, Umfrage zu Rekrutierungsproblemen 2023
- 5Blick, Fachkräftemangel in Wintersportorten, 28.10.2025
- 6VenueSuite MICE Benchmark 2025, zitiert bei Tageskarte
- 7L-GAV Gastgewerbe, Art. 21 Arbeitsplan und Arbeitszeitkontrolle
- 8L-GAV Gastgewerbe, Art. 15 Arbeitszeit und Überstunden
- 9L-GAV Gastgewerbe, Art. 16 Ruhetage
- 10Verordnung über Zulassung, Aufenthalt und Erwerbstätigkeit VZAE Art. 18, Meldeschein (Fedlex)
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