Vectoryon für Hotellerie
KI in der Hotellerie
Gästeanfragen einordnen, Antworten vorbereiten, Belegung und Hausinformationen zusammenführen. Zusagen macht die Rezeption.
Daten in der Schweiz, Verarbeitung nach revDSG
Künstliche Intelligenz in der Hotellerie beginnt beim Postfach. Anfragen kommen auf Deutsch, Französisch und Englisch herein, oft ausserhalb der Bürozeiten. Vectoryon setzt einen Agenten ein, der diese Anfragen einordnet, die Hausinformationen dazu heraussucht und einen Antwortentwurf vorbereitet. Zusagen und Preise gibt die Rezeption frei. Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG).
Gäste-Assistent
Liest Anfragen aus Postfach und Buchungskanälen und bereitet Antworten vor
Antwortentwurf mit Bezug auf Belegung, Preise und Hausinformationen
- 1.Anfrage aus Postfach oder Buchungskanal aufnehmen
- 2.Zeitraum, Personenzahl und Wünsche herauslesen
- 3.Belegung und Preisliste des Hauses prüfen
- 4.Antwortentwurf in der Sprache der Anfrage erstellen
- 5.Freigabe durch die Rezeption, danach Versand
Welche Aufgaben der Assistent im Hotel übernimmt
Die erste Aufgabe ist das Sortieren. In einem Postfach liegen Zimmeranfragen, Seminaranfragen, Lieferantenpost, Bewertungen und Rechnungen nebeneinander. Der Agent ordnet jede Nachricht einer Art zu und hängt sie an den richtigen Vorgang.
Die zweite Aufgabe ist die Antwort. Für eine Zimmeranfrage sucht der Agent den angefragten Zeitraum in der Belegung, prüft die hinterlegte Preisliste und schreibt einen Entwurf in der Sprache der Anfrage. Was er nicht sicher belegen kann, etwa eine Sonderkondition, lässt er offen und markiert die Stelle.
Die dritte Aufgabe sind wiederkehrende Hausfragen. Frühstückszeiten, Anreise mit dem Zug, Parkplätze, Haustiere, Anschlusszimmer. Diese Angaben stehen im Hausdossier, der Agent liest sie dort und muss sie nicht erfinden.
Die vierte Aufgabe ist die Nachbereitung von Anlässen. Wer nach einem Seminar eine Zusammenfassung, die Teilnehmerliste und die Abrechnungsgrundlagen braucht, bekommt sie aus den Unterlagen zusammengestellt.
Warum ein Hotel keinen allgemeinen Chatbot einsetzen sollte
Ein allgemeiner Chatbot kennt weder die Belegung noch die Preisliste noch die Hausregeln. Er kann eine höfliche Antwort formulieren, aber er kann nicht sagen, ob ein Doppelzimmer im September frei ist. Antworten mit erfundenen Angaben führen im Gastgewerbe direkt zu Beschwerden.
Der Vectoryon Workspace bindet die Hausdaten an. Der Agent liest Belegung, Preisliste und Hausdossier und verweist auf die Quelle. Eine Aussage ohne hinterlegte Grundlage entsteht nicht.
Der zweite Punkt sind Gästedaten. Namen, Adressen, Aufenthalte und Zahlungsangaben sind Personendaten. Vectoryon hält sie in der Schweiz und legt die beteiligten Dienstleister offen.
Der dritte Punkt ist die Freigabe. Preise und Zusagen sind verbindlich. Der Agent bereitet sie vor, die Rezeption gibt sie frei.
Integrationen
Outlook
Gästekorrespondenz über die Graph-Schnittstelle
Kalender
Termine, Anlässe und Hausbelegung
Dateiablage
Preislisten, Hausordnung, Menükarten
Woher die Daten kommen und wo sie bleiben
Der Assistent arbeitet auf drei Quellen. Die erste ist das Postfach: Outlook wird über die Graph-Schnittstelle angebunden, der Zugriff läuft über OAuth und kann jederzeit entzogen werden. Die zweite ist der Kalender mit Belegung und Anlässen. Die dritte ist die Dateiablage mit Preisliste, Hausordnung, Menükarten und Seminarunterlagen.
Die Datenhaltung erfolgt in der Schweiz. Welche Dienstleister in welcher Region beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Für die Einführung gilt: Je gepflegter das Hausdossier, desto brauchbarer die Antworten. Häuser, deren Angaben über mehrere Ordner und Köpfe verteilt sind, sollten zuerst zusammentragen.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Der Preis deckt den Arbeitsbereich, den Assistenten und die Anbindung an Microsoft 365 ab. Die aktuellen Stufen stehen auf der Preisseite.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung. Er hängt davon ab, wie gut Preisliste, Belegung und Hausinformationen bereits erfasst sind. Wir nennen keine Pauschale, weil die Spanne zwischen einem gut dokumentierten Haus und einem, das vieles mündlich regelt, gross ist.
Wo die Grenzen liegen
Der Assistent bestätigt keine Buchung. Er bereitet die Antwort vor, die Zusage gibt die Rezeption. Verbindliche Preise und Verfügbarkeiten gehen nicht ohne Freigabe hinaus.
Er ersetzt kein Buchungssystem. Vectoryon liest Belegung aus dem Kalender und exportiert Daten, führt aber selbst keine Zimmerverwaltung und keine Kasse.
Er übernimmt keinen Telefondienst. Der Assistent arbeitet auf Text, nicht am Hörer.
Und er ersetzt keine Gastgeberrolle. Er nimmt Schreibarbeit ab, damit mehr Zeit für den Gast im Haus bleibt.
Häufige Fragen
Kann der Assistent Buchungen bestätigen?
Nein. Er bereitet den Antwortentwurf vor und prüft die Belegung. Die verbindliche Zusage gibt die Rezeption.
Antwortet er auch auf Französisch und Englisch?
Ja. Der Entwurf entsteht in der Sprache der Anfrage. Die Hausangaben stammen aus dem hinterlegten Dossier.
Ersetzt Vectoryon unser Buchungssystem?
Nein. Zimmerverwaltung und Kasse bleiben im bestehenden System. Vectoryon liest Belegung und bereitet Korrespondenz vor.
Wo liegen die Gästedaten?
In der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz. Die beteiligten Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
Was passiert bei einer Frage, die im Hausdossier fehlt?
Der Agent markiert die Stelle und lässt sie offen. Er erfindet keine Angabe zu Preis, Verfügbarkeit oder Hausregel.
Können wir den Postfachzugriff widerrufen?
Ja. Der Zugriff läuft über OAuth und lässt sich jederzeit entziehen.
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Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.