Vectoryon pour Hôtellerie
L'IA dans l'hôtellerie
Trier les demandes de clients, remplir les offres séminaires, présaisir les factures fournisseurs, rédiger les réponses aux avis. La réception valide les confirmations et les prix.
CHF 49 par personne et par mois, données des clients à Zurich, sur demande uniquement des modèles de langue suisses
L'intelligence artificielle dans l'hôtellerie désigne ici un assistant qui prépare le travail d'écriture d'un établissement : courrier des clients, offres séminaires, factures fournisseurs et réponses aux avis. En Suisse, selon l'étude 2026 sur la distribution hôtelière de la HES-SO et de HotellerieSuisse, 58,5 pour cent des nuitées sont réservées en direct, par téléphone, e-mail ou site web. Chacune de ces demandes arrive dans la boîte de réception et attend une personne. Un assistant IA de Vectoryon lit la boîte via Microsoft 365, cherche les informations de la maison et rédige un brouillon. La réception donne la confirmation. Les données des clients sont stockées à Zurich. Les modèles de langue utilisés sont activés par entreprise; qui ne veut que des modèles en Suisse n'obtient que ceux-là.
52 %
des nuitées en Suisse en 2025 provenaient de clients étrangers
Office fédéral de la statistique
60 %
des demandes de séminaire aboutissent si l'établissement répond dans les 30 minutes
VenueSuite MICE Benchmark 2025
44 %
seulement si la réponse arrive après 24 heures
VenueSuite MICE Benchmark 2025
Assistant clientèle
Lit la boîte de réception de l'établissement, trie les messages en demandes de chambre, séminaires, fournisseurs et avis, puis prépare le brouillon adapté à chaque type
Brouillon de réponse dans la langue de la demande, offre à partir du modèle de la maison, liste des factures à valider
- 1.Consulter la boîte Outlook et attribuer un type à chaque message
- 2.Extraire de la demande la période, le nombre de personnes, la langue et les souhaits
- 3.S'appuyer sur le dossier de la maison, la liste des prix et le tableau des salles
- 4.Rédiger le brouillon : réponse, offre ou ligne de facture, en signalant les points ouverts
- 5.Validation par la réception ou la direction, puis envoi ou classement
Quelles tâches l'assistant prend en charge dans l'hôtellerie
La première tâche est le tri. Dans la boîte de réception d'un établissement de 30 chambres se côtoient demandes de chambre, demandes de séminaire, factures fournisseurs, notifications d'avis et courrier des associations. L'assistant de Vectoryon attribue un type à chaque message et le crée comme tâche. Cela peut tourner automatiquement chaque matin à sept heures, comme agent IA déclenché par horaire, avant le début du service du matin.
La deuxième tâche est la réponse au client. Selon l'Office fédéral de la statistique, 52 pour cent des nuitées en Suisse en 2025 provenaient de clients étrangers, les plus grands marchés étant l'Allemagne, les États-Unis et la France. Une demande arrive donc en allemand, en anglais ou en français. L'assistant extrait la période, le nombre de personnes et les souhaits, vérifie les informations dans le dossier de la maison et rédige le brouillon dans la langue de la demande. Horaires du petit-déjeuner, parking, chien, chambres communicantes, arrivée en train : ces informations figurent dans le dossier, il ne les invente pas. Ce qui manque, il le signale.
La troisième tâche est l'offre séminaire. L'établissement enregistre la liste des salles, les forfaits et les prix de restauration dans un tableau, ainsi qu'un modèle d'offre dans le module Craft. L'assistant remplit le modèle avec les données de la demande : date, nombre de participants, disposition de la salle, contingent de chambres. Le modèle sépare l'hébergement avec petit-déjeuner au taux spécial de 3,8 pour cent de la salle de séminaire et des repas au taux normal de 8,1 pour cent, comme le prévoit l'Info TVA concernant le secteur 08 de l'AFC. La direction contrôle les chiffres et valide.
La quatrième tâche est la facture fournisseur. L'assistant lit le PDF ou la photo du justificatif, inscrit le fournisseur, le montant, la date et le service dans la liste des factures et propose la validation. La liste part en export chez la fiduciaire ou dans le logiciel comptable. La comptabilisation elle-même, Vectoryon ne la fait pas. Comment la fiduciaire travaille de son côté avec les mêmes justificatifs, Vectoryon pour les fiduciaires le montre.
La cinquième tâche est la réponse aux avis. Google, Booking et TripAdvisor envoient une notification dans la boîte de réception. L'assistant lit l'avis, cherche le séjour dans les documents et rédige un brouillon dans le ton de la maison. L'hôte lit, adapte et publie.
Ce que le PMS et le channel manager ne règlent pas : cinq cas pour l'IA dans l'hôtellerie
Le PMS et le channel manager gèrent les chambres, les tarifs et les réservations. Bexio ou Abacus saisissent les justificatifs. Les cas suivants portent sur des documents qu'il faut lire, comparer et traiter.
Le contrat de groupe ou de séminaire
Un organisateur envoie son propre projet de contrat. L'assistant le compare à vos conditions générales et à vos conditions d'annulation et liste chaque écart : délais d'annulation, délai de paiement, responsabilité, volume minimal de chambres et de restauration. Il rédige en plus une contre-proposition sous forme de brouillon. La direction décide de ce que la maison accepte.
Le plan de service
Selon l'article 15 de la CCNT, la durée moyenne du travail est au plus de 42 heures par semaine, de 43,5 heures dans les établissements saisonniers et de 45 heures dans les petits établissements. L'article 16 donne droit à deux jours de repos par semaine, dont au moins un jour entier. L'article 21 exige un plan de travail écrit établi deux semaines à l'avance, une semaine dans les établissements saisonniers, et un enregistrement du temps de travail signé au moins une fois par mois par le collaborateur. L'assistant lit le plan de service et l'enregistrement du temps de travail et liste les infractions possibles avec nom et date. La direction contrôle la liste et adapte le plan.
Le contrat fournisseur
Avec la blanchisserie, le fournisseur de boissons ou l'entreprise de nettoyage s'applique un contrat-cadre avec prix, rabais et quantités minimales. L'assistant lit le contrat, reporte les conditions dans un tableau et contrôle chaque nouvelle facture. Il liste les prix unitaires divergents, les rabais manquants et les positions que le contrat ne prévoit pas. La direction règle chaque écart avec le fournisseur.
Les fiches de police
Selon l'article 18 OASA, quiconque loge contre rémunération des clients étrangers remplit une fiche de police d'après la pièce d'identité, la fait signer et la transmet à l'autorité cantonale. Les cantons fixent leurs propres obligations de contrôle des hôtes et de conservation. L'assistant contrôle les fiches de police d'un mois, repère les indications et signatures manquantes et liste les lacunes. La responsable de la réception les complète et transmet l'annonce comme d'habitude.
La réclamation avec demande de remboursement
Un client exige un remboursement ou annonce une rétrofacturation par carte de crédit. L'assistant rassemble la confirmation de réservation, les conditions générales, l'échange de courriels et les notes de la maison et classe les faits par date. Il rédige ensuite un brouillon de réponse au client ou de prise de position à l'émetteur de la carte. La direction décide d'un geste commercial.
Courrier des clients et offres en pleine saison
Un établissement familial n'a pas de service commercial. Deux semaines avant Pâques ou avant le début de saison en décembre, demandes de chambre, offres séminaires, factures fournisseurs et avis arrivent en même temps. S'y ajoute du personnel qui vient de commencer : selon une enquête de HotellerieSuisse de 2023, 44 pour cent des établissements font état de difficultés de recrutement, et selon le Blick d'octobre 2025, les stations de montagne s'attendent à un manque de cinq à dix pour cent du personnel au début de la saison d'hiver.
Pour les demandes de séminaire, la vitesse compte. Le VenueSuite MICE Benchmark 2025 a analysé plus de 50'000 réservations en Europe de l'Ouest : si un établissement répond dans les 30 minutes, une conclusion intervient dans 60 pour cent des cas. Après 24 heures, ce chiffre tombe à 44 pour cent. Pour une maison avec trois salles de séminaire, cela décide de l'occupation en semaine.
C'est là que Vectoryon intervient. La demande arrive par Outlook, l'assistant la reconnaît comme demande de séminaire et remplit le modèle d'offre de la maison à partir du tableau des salles et des prix. Ce qui manque dans la demande, par exemple la disposition de la salle ou la date de la deuxième option, figure comme question ouverte dans le brouillon. La direction reçoit une offre prête à contrôler au lieu d'un modèle vide. Elle vérifie, corrige et envoie. La validation reste chez elle, parce qu'une offre engage.
Pour les demandes de chambre, le même schéma s'applique. Le brouillon est rédigé dans la langue de la demande, avec les informations de la maison tirées du dossier. La disponibilité provient du système de réservation de l'établissement, pas de Vectoryon. La réception la vérifie et ajoute le prix. La réponse reste ainsi correcte, même si elle est envoyée par quelqu'un qui n'est dans la maison que depuis une semaine.
Pour le nouveau personnel, un deuxième point aide : les questions sur la maison, le règlement intérieur, les horaires du petit-déjeuner ou les jours de repos selon la CCNT, l'assistant y répond à partir des documents enregistrés, dans le chat ou dans Teams.
Intégrations
Outlook
Demandes de clients, courrier fournisseurs et notifications d'avis via l'interface Graph
Vorlagen
Offres séminaires, réponses aux clients et contrats à partir des modèles de la maison
Tabellen
Liste des salles, prix, fournisseurs et factures à valider
D'où viennent les données
L'assistant travaille sur trois sources. La première est la boîte de réception : Outlook est relié via l'interface Graph de Microsoft 365, l'accès passe par OAuth et peut être retiré à tout moment dans l'espace d'administration. Le calendrier fournit les événements et, si l'établissement l'y tient à jour, un aperçu de l'occupation.
La deuxième source est l'espace de stockage, SharePoint ou OneDrive. On y trouve la liste des prix, le règlement intérieur, les cartes des menus, les documents de séminaire, les fiches des associations sur la CCNT et les modèles d'offres, de contrats et de réponses aux avis. L'assistant parcourt ces documents en langage courant et renvoie à la source pour chaque réponse.
La troisième source, ce sont les tableaux dans le Vectoryon Workspace : liste des salles avec disposition et prix, liste des fournisseurs avec service, liste des factures à valider, liste des collaborateurs avec date d'entrée et catégorie salariale. L'établissement les crée, l'assistant les lit et les complète.
Les données des clients sont stockées à Zurich. Les modèles de langue utilisés sont activés par entreprise; qui ne veut que des modèles en Suisse n'obtient que ceux-là. Les prestataires impliqués figurent dans la déclaration de protection des données. Ce que cela signifie pour les données des clients, l'article IA et protection des données en Suisse l'explique. Chaque action de l'assistant est journalisée : quel e-mail il a lu, quel document il a consulté et quel brouillon il a rédigé, tout cela reste traçable. Pour les établissements dont les informations sont dispersées entre plusieurs dossiers et plusieurs têtes, la règle est : d'abord rassembler, ensuite connecter. Plus le dossier de la maison est soigné, plus le brouillon est utilisable.
Ce que coûte la mise en place
Le Vectoryon Workspace coûte CHF 49 par personne et par mois. Le prix couvre l'espace de travail, l'assistant, la connexion à Microsoft 365, le module Craft pour les modèles, le module Tableaux et les automatisations. La page Prix calcule le coût pour toute l'équipe.
S'y ajoute le travail de mise en place. Un établissement a besoin de trois choses : un dossier de la maison avec les réponses aux questions fréquentes des clients, un tableau des salles et des prix pour les offres, et un modèle chacun pour l'offre, la réponse au client et la réponse aux avis. L'effort dépend de ce qui existe déjà par écrit. C'est pourquoi nous n'indiquons pas de forfait.
Un bon départ est un compte pour la réception et un pour la direction. La connexion de la boîte de réception passe par la licence Microsoft 365 existante de l'établissement, aucun contrat supplémentaire avec Microsoft n'est nécessaire. D'autres comptes s'ajoutent si la cuisine ou l'intendance doivent utiliser l'assistant pour des questions sur la maison.
Où se situent les limites
Vectoryon n'est ni un PMS, ni un channel manager, ni un moteur de réservation. Disponibilité, prix de la chambre et contingent proviennent du système de réservation de l'établissement. L'assistant ne lit l'occupation que si la maison la tient à jour dans le calendrier ou dans un tableau.
L'assistant ne confirme aucune réservation et n'envoie aucune offre sans validation. Chaque message vers l'extérieur passe par une personne. La nuit, il naît un brouillon, pas une réponse.
Vectoryon ne tient pas de grand livre. Les factures fournisseurs sont présaisies et exportées sous forme de liste ; la comptabilisation reste chez Abacus, Bexio ou la fiduciaire. Pour les scans de mauvaise qualité ou l'écriture manuscrite, il n'y a aucune garantie de reconnaissance.
Vectoryon n'est pas une planification des horaires selon la CCNT. Il rappelle le délai pour le plan de travail et répond aux questions à partir des documents des associations. Les soldes d'heures supplémentaires, les jours de repos et la signature mensuelle continuent de passer par le tableau de l'association ou le logiciel de la branche.
Vectoryon ne publie aucune réponse aux avis. Le brouillon naît dans le Workspace, l'hôte le publie sur Google, Booking ou TripAdvisor. La taxe de séjour, la fiche de police et le décompte TVA, l'établissement les remet comme avant via le PMS, feratel ou le portail de l'AFC.
L'assistant travaille sur du texte, pas au téléphone. Les appels, les arrivées sans réservation et la conversation à la table du petit-déjeuner restent l'affaire de la maison.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il confirmer une réservation ?
Non. Il prépare le brouillon de réponse. La réception vérifie la disponibilité dans le système de réservation, c'est elle qui confirme.
Répond-il en allemand et en anglais ?
Oui. Le brouillon est rédigé dans la langue de la demande. Les informations de la maison proviennent du dossier enregistré, pas du modèle de langage.
Vectoryon remplace-t-il notre PMS ou notre channel manager ?
Non. Gestion des chambres, tarifs et contingents restent dans le système existant. Vectoryon travaille à côté, dans la boîte de réception et dans les documents.
Peut-il comptabiliser les factures fournisseurs ?
Non. Il lit le justificatif, prérempli la liste des factures et propose la validation. La comptabilisation est faite par la fiduciaire ou le logiciel comptable.
Aide-t-il pour le contrôle du temps de travail selon la CCNT ?
En partie. Il rappelle le délai pour le plan de travail et répond aux questions sur les jours de repos et les salaires minimaux à partir des documents des associations. Les soldes et la signature passent par le tableau de l'association ou le logiciel de la branche.
Où se trouvent les données des clients ?
À Zurich. Les modèles de langue utilisés sont activés par entreprise; qui ne veut que des modèles en Suisse n'obtient que ceux-là. Le traitement respecte la loi révisée sur la protection des données. L'accès à Outlook passe par OAuth et peut être retiré à tout moment.
Vectoryon peut-il contrôler le plan de service selon la CCNT ?
Le comparer, oui. L'assistant lit le plan de service et l'enregistrement du temps de travail, les confronte aux règles sur la durée du travail, les jours de repos et le plan de travail des articles 15, 16 et 21 de la CCNT et liste les infractions possibles à vérifier. La décision et la responsabilité restent à l'établissement. Vectoryon n'est pas un système d'enregistrement du temps de travail.
Sources
Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.
- 1HES-SO Valais-Wallis et HotellerieSuisse, étude 2026 sur la distribution hôtelière
- 2Office fédéral de la statistique, nuitées 2025
- 3AFC, Info TVA concernant le secteur 08 Hôtellerie et restauration
- 4HotellerieSuisse, enquête 2023 sur les difficultés de recrutement
- 5Blick, pénurie de personnel dans les stations de sports d'hiver, 28.10.2025
- 6VenueSuite MICE Benchmark 2025, cité par Tageskarte
- 7CCNT de l'hôtellerie-restauration, art. 21 plan de travail et contrôle du temps de travail
- 8CCNT de l'hôtellerie-restauration, art. 15 durée du travail et heures supplémentaires
- 9CCNT de l'hôtellerie-restauration, art. 16 jours de repos
- 10Ordonnance relative à l'admission, au séjour et à l'exercice d'une activité lucrative OASA, art. 18, fiche de police (Fedlex)
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