Vectoryon pour communes et administrations
IA pour communes, cantons et administrations
Préparer des réponses aux courriels, proposer des rendez-vous, résumer des dossiers, rédiger des procès-verbaux. Les décisions et les signatures restent chez les personnes compétentes.
IA dans des centres de données en Suisse, droits par personne, chaque message sortant passe par une validation
Chez Vectoryon, l’IA dans l’administration publique désigne un assistant qui lit les courriels, les documents de séance et les dossiers d’une commune ou d’un service, les résume et prépare des projets, tandis que la décision et la signature restent chez les collaboratrices et collaborateurs. Vectoryon est un espace de travail IA pour les organisations suisses, dès CHF 49 par personne et par mois. L’IA fonctionne exclusivement dans des centres de données en Suisse et les données d’affaires restent en Suisse. Chaque organisation choisit elle-même les modèles de langage disponibles.
Assistant d’administration
Lit courriels et documents de séance, les résume, propose des rendez-vous et rédige réponses et procès-verbaux à partir des modèles de l’administration
Résumé par affaire, proposition de rendez-vous dans le calendrier, projet soumis à validation
- 1.Lire les documents de la prochaine séance de la commission des constructions et les résumer par objet
- 2.Rédiger un projet de procès-verbal dans le modèle de la commune à partir des notes de la dernière séance
- 3.Répondre à la demande d’une habitante, sous forme de projet tiré du modèle de réponse
- 4.La collaboratrice vérifie le procès-verbal et la réponse, puis valide
- 5.Le courriel ne part qu’après validation
IA dans l’administration: ce que l’assistant prend en charge en commune, au canton et dans les services
Le premier travail est la messagerie. Les demandes d’habitants, d’entreprises et d’autres services arrivent par courriel. L’assistant IA de Vectoryon lit le message, résume la demande et rédige une réponse à partir des modèles de l’administration. La personne responsable lit, corrige et valide. Rien ne part avant.
Le deuxième travail concerne les documents de séance. Avant une séance du conseil communal ou d’une commission, les propositions, rapports et prises de position sont disponibles en PDF. L’assistant les résume par objet, avec un renvoi vers le document et la page d’où provient chaque indication.
Le troisième travail est le procès-verbal de séance. À partir des notes d’une séance, l’assistant rédige un projet de procès-verbal dans le modèle de l’administration, avec les décisions, les responsables et les points ouverts. La personne qui tient le procès-verbal le vérifie et complète ce qui manque. Le procès-verbal approuvé reste l’affaire de l’organe.
Le quatrième travail est le calendrier. L’assistant propose des rendez-vous pour les entretiens et les séances dans le calendrier Outlook de la personne responsable et rassemble les points ouverts avant la séance suivante.
Le cinquième travail est la recherche dans les documents internes. Qui veut savoir quel règlement la commune applique à l’utilisation de la salle polyvalente pose la question en langage courant et reçoit la réponse avec un renvoi vers le document.
L’assistant ne peut faire que ce que la personne concernée a le droit de faire dans Microsoft 365. Chaque étape est journalisée: quel document a été lu, quel projet a été créé, qui a validé.
Lieu des données, secret de fonction et sous-traitance chez Vectoryon
Les membres d’une autorité et les fonctionnaires sont soumis au secret de fonction selon l’article 320 du Code pénal. Pour les organes fédéraux et les personnes privées, la loi sur la protection des données régit le traitement des données personnelles, et son article 9 le traitement par un sous-traitant. Les communes et les cantons relèvent du droit cantonal sur l’information et la protection des données. Téléverser des dossiers d’une administration dans un service de discussion public revient à les transmettre à un tiers, sans contrat et souvent sans savoir où ils sont traités.
Chez Vectoryon, l’IA fonctionne exclusivement dans des centres de données en Suisse. Les données d’affaires restent en Suisse. Dans l’UE ne fonctionnent que l’hébergement de ce site web, les statistiques de visite du site et la recherche web. Chaque organisation choisit elle-même les modèles de langage disponibles. Sur demande, Vectoryon conclut des conventions de confidentialité et de sous-traitance selon l’art. 9 LPD. La liste des prestataires figure dans la déclaration de protection des données.
Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) rappelle que la loi en vigueur s’applique directement à l’IA dès que des données personnelles sont traitées. Une autorité apprécie selon son propre droit, et avec son service de protection des données, si et à quelles conditions elle peut recourir à un service externe. La responsabilité envers la population reste à l’administration. Le cadre juridique est détaillé sous Intelligence artificielle en Suisse.
ChatGPT dans l’administration, logiciel communal et espace de travail IA
Beaucoup de collaborateurs d’une administration ont déjà essayé ChatGPT ou un service semblable pour une lettre ou un résumé. Pour des textes sans données personnelles, cela fonctionne. Dès qu’une demande contient un nom, une adresse ou un fait tiré d’un dossier, un compte privé n’offre ni contrat de sous-traitance ni maîtrise du lieu des données. Plus de détails sous ChatGPT et protection des données.
Le logiciel communal est autre chose. Il gère les applications métier: contrôle des habitants, impôts, finances, police des constructions, gestion des affaires. Vectoryon ne remplace aucun de ces programmes et n’y intervient pas.
Vectoryon travaille à côté, sur les courriels, le calendrier et les documents de Microsoft 365 et sur les documents téléversés. L’assistant prépare le travail de bureau autour d’une affaire: réponses, résumés, procès-verbaux, rendez-vous. Un usage typique: le matin, l’assistant résume les nouvelles entrées dans la messagerie d’un service et liste ce qui demande une réponse. Le fonctionnement d’un agent IA avec ses outils est décrit sous Agents IA.
Intégrations
Outlook
Demandes et correspondance via l’interface Graph
Calendrier
Séances et rendez-vous dans le calendrier Outlook
Modèles
Procès-verbaux, réponses et notes de dossier de l’administration
D’où viennent les données
L’assistant travaille sur trois sources. La première est Microsoft 365: Outlook, le calendrier, OneDrive et SharePoint sont reliés via l’interface Graph. L’accès passe par OAuth et peut être retiré à tout moment. La deuxième sont les documents téléversés, en PDF, Word ou Excel. La troisième sont les modèles de l’administration.
Ce qui n’est pas relié, l’assistant ne le voit pas. Les données du logiciel communal n’entrent dans l’espace de travail que si quelqu’un les exporte ou les téléverse. Chaque action est journalisée.
Ce que cela coûte
L’espace de travail Vectoryon coûte dès CHF 49 par personne et par mois. Cela comprend l’assistant, les modèles, les tableaux, les automatisations et le raccordement à Microsoft 365. Les niveaux actuels figurent sous Tarifs.
S’y ajoute la mise en place: modèles, classement, droits par personne. Nous n’indiquons ni forfait ni gain de temps, car l’écart entre une petite commune et un service cantonal est trop grand.
Où sont les limites
Vectoryon ne rend aucune décision formelle et ne tranche rien. L’assistant résume et rédige. Chaque décision et chaque signature relève de la personne ou de l’autorité compétente.
Vectoryon ne remplace aucune application métier. Contrôle des habitants, impôts, finances et gestion des affaires restent dans les programmes prévus à cet effet.
Un modèle de langage peut se tromper. C’est pourquoi chaque indication montre sa source, et chaque message aux habitants, aux entreprises ou à d’autres autorités passe par la validation d’une personne.
Les marchés publics et les appels d’offres ne sont pas le sujet de cette page. Chaque organisation vérifie selon son droit si elle peut recourir à un service comme Vectoryon.
Questions fréquentes
Une commune peut-elle utiliser ChatGPT?
Pour des textes sans données personnelles, oui. Avec un compte privé ou gratuit, il manque pour des dossiers contenant des données personnelles le contrat de sous-traitance et la maîtrise du lieu des données. Le droit cantonal règle le cas particulier.
Où fonctionne l’IA de Vectoryon?
Exclusivement dans des centres de données en Suisse. Les données d’affaires restent en Suisse. Dans l’UE ne fonctionnent que l’hébergement du site, les statistiques de visite du site et la recherche web.
Vectoryon signe-t-il une convention de confidentialité?
Sur demande, Vectoryon conclut des conventions de confidentialité et de sous-traitance selon l’art. 9 LPD.
L’assistant rédige-t-il des procès-verbaux de séance?
À partir de notes, il rédige un projet de procès-verbal dans le modèle de l’administration, avec décisions, responsables et points ouverts. La personne qui tient le procès-verbal vérifie et complète.
Vectoryon remplace-t-il notre logiciel communal?
Non. Contrôle des habitants, impôts, finances et gestion des affaires restent dans l’application métier. Vectoryon travaille à côté, avec courriels, calendrier et documents.
Chaque personne voit-elle tous les dossiers?
Non. L’assistant travaille avec les droits de la personne concernée. Ce qu’elle ne peut pas ouvrir dans Microsoft 365, l’assistant ne le voit pas non plus.
Sources
Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.
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