Vectoryon pour Artisanat
IA dans l'artisanat: le bureau après la journée devient plus court
Photo du rapport de régie en entrée, projet de facture de régie en sortie. Les devis sont relancés, les reports de rendez-vous reçoivent une réponse. La validation reste humaine.
Données en Suisse, traitement selon la nLPD
IA dans l'artisanat signifie: un assistant IA lit les rapports, les devis et les courriels de l'entreprise et prépare à partir de là des documents et des réponses. Vectoryon utilise pour cela un espace de travail qui accède aux propres documents: liste de prix, modèles, boîte de réception, agenda. Les entreprises sont petites. Selon les données économiques 2024 d'EIT.swiss, 76 pour cent des entreprises de la branche électrique comptent moins de dix employés, et 84 pour cent dans les autres branches de la technique du bâtiment. Le patron y fait le bureau lui-même, le plus souvent le soir. Les données sont stockées en Suisse, le traitement suit la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD).
Assistant rapports et devis
Saisit les rapports de régie sur photo, remplit les modèles de devis et de facture, relance les devis ouverts
Tableau des rapports par projet, projets de factures et de devis à valider, courriels de relance dans la boîte d'envoi
- 1.Téléverser la photo du rapport signé ou une note vocale depuis le chantier
- 2.L'assistant lit la date, les heures, le matériel et rattache le projet
- 3.Reprendre les positions de la liste de prix de l'entreprise, marquer les lacunes
- 4.Rédiger le devis ou la facture de régie dans le modèle de l'entreprise
- 5.Une personne vérifie, valide, envoie; les devis ouverts sont relancés après cinq jours
Quelles tâches l'assistant prend en charge dans l'entreprise artisanale
L'assistant Vectoryon prend en charge dans l'entreprise artisanale cinq tâches qui tombent aujourd'hui après la journée de travail.
Premièrement, les rapports. Une photo du rapport de régie signé est téléversée. L'assistant lit la date, les noms, les heures, le matériel et les inscrit dans le tableau des rapports du projet. Il marque les passages illisibles. Une personne contrôle la ligne avant qu'elle ne compte.
Deuxièmement, la facture de régie. À partir du tableau des rapports, le module Craft produit un projet de facture dans le modèle de l'entreprise, avec le tarif horaire, les positions de matériel et les numéros de rapport comme justificatifs. La comptabilisation, la facture QR et la TVA restent dans bexio, Abacus ou Messerli.
Troisièmement, le devis. Après le rendez-vous chez le client, le monteur dicte une note vocale. L'assistant en tire des positions, reprend les prix de la liste de prix téléversée et remplit le modèle de devis. Les positions sans prix restent vides et sont marquées. L'assistant n'estime pas.
Quatrièmement, la relance. Chaque devis envoyé figure dans un tableau avec sa date et son statut. Une automatisation, au sens d'un agent IA, vérifie chaque jour quel devis est sans réponse depuis cinq jours et dépose un court courriel de relance dans les brouillons. Le patron lit, adapte, envoie.
Cinquièmement, la boîte de réception. Confirmations de livraison, reports de rendez-vous de la direction des travaux et questions des clients arrivent dans Outlook. L'assistant les lit via l'interface Microsoft Graph, les rattache au projet et propose une réponse. En cas de retard de livraison, il rédige l'avis à la direction des travaux qu'exige la norme SIA 118. En cas de report de rendez-vous, il propose la nouvelle entrée d'agenda et informe l'équipe via Teams. En face se trouve le plus souvent un bureau d'architecture ou de direction des travaux avec le même problème de boîte de réception, décrit sous Vectoryon pour l'architecture.
Les cinq tâches se déroulent dans le même espace de travail. L'assistant garde le lien entre rapport, facture, devis et courriel, parce qu'il lit le même tableau de projet. Qui demande ce qui reste ouvert sur le chantier de la Rütistrasse obtient en une seule réponse les rapports sans visa, les factures impayées et les livraisons en attente.
Rien ne quitte l'entreprise sans validation par une personne. Chaque action est journalisée: quelle photo a été lue, quelle liste de prix utilisée, quel projet de document créé. L'entreprise peut retracer chaque étape.
Rapports de régie et devis: où l'entreprise artisanale laisse de l'argent
Deux endroits coûtent régulièrement de l'argent aux entreprises artisanales en Suisse, sans que personne ait mal travaillé: le rapport de régie sans signature et le devis que personne ne relance.
Le rapport. La norme SIA 118 exige que les travaux en régie soient documentés sans lacune et contresignés. Bauenschweiz retient dans sa prise de position sur la SIA 118 que la direction des travaux vérifie les rapports de régie sans délai et les signe dans les sept jours. Le Tribunal fédéral a jugé en 2022 que les rapports de régie signés valent reconnaissance du travail exécuté (arrêt 4A_377/2021). À l'inverse, un rapport sans visa pèse peu dans un litige sur le décompte final. Dans la pratique, la feuille reste dans la voiture, est retapée le soir et la facture part des semaines après la fin des travaux.
Vectoryon intervient à trois endroits. Le rapport est photographié et téléversé le jour même du travail. Le tableau des rapports montre par projet quels rapports ont un visa et lesquels n'en ont pas. Une automatisation rappelle après sept jours les signatures manquantes et prépare en brouillon le courriel à la direction des travaux. La signature elle-même, c'est toujours une personne qui va la chercher.
Le devis. Qui ne relance pas après l'envoi laisse la décision au hasard. Selon le média spécialisé elektro.net, plus de 60 pour cent des offres d'artisans en Allemagne ne sont jamais relancées activement. Pour la Suisse, il n'existe pas de chiffre indépendant. Le mécanisme est le même: le devis est parti, le prochain chantier appelle, le coup de téléphone reste en suspens.
Dans l'espace de travail Vectoryon, un tableau recense tous les devis envoyés. Après cinq jours sans réponse, un brouillon de relance est créé. Après la réponse, le statut change. Le patron voit le matin quels trois devis ont besoin d'un appel aujourd'hui.
Intégrations
Outlook
Rattacher au projet confirmations de livraison, reports de rendez-vous et questions des clients
Tabellen
Suivre rapports, devis et délais par chantier avec leur statut
Automationen
Relancer automatiquement les devis ouverts et les rapports sans visa
D'où viennent les données
L'assistant Vectoryon travaille dans l'entreprise artisanale sur quatre sources.
La première, ce sont les fichiers téléversés: liste de prix en Excel, modèles de devis et de facture en Word, anciens devis en PDF, photos de rapports et de bulletins de livraison. L'assistant les rend consultables. Une question comme "Qu'avons-nous offert à la direction des travaux Meier pour le remplacement du chauffe-eau?" trouve sa réponse dans ces fichiers.
La deuxième source est Microsoft 365. Boîte Outlook, agenda, Teams et l'espace SharePoint sont raccordés via l'interface Graph. L'accès passe par OAuth. L'entreprise accorde l'autorisation et peut la retirer à tout moment.
La troisième source, ce sont les tableaux de l'espace de travail: projets, rapports, devis, délais. L'entreprise les crée, l'assistant les remplit et les lit.
La quatrième source est la saisie du temps avec des positions propres pour le temps de bureau et le temps de projet. Elle montre combien de temps le bureau coûte par projet. Le contrôle légal du temps de travail selon la CCT reste dans le logiciel de branche.
Les données sont stockées en Suisse. Le traitement suit la nouvelle loi sur la protection des données, détails dans l'article IA et protection des données en Suisse. Les prestataires impliqués figurent dans la déclaration de protection des données.
Un point à noter d'emblée: l'assistant vaut ce que vaut la liste de prix qu'il lit. Une entreprise avec une liste de positions à jour obtient des projets de devis utilisables dès le premier jour. Une entreprise qui a les prix en tête les saisit d'abord.
Ce que coûte la mise en place
L'espace de travail Vectoryon coûte dès CHF 49 par personne et par mois. Le prix couvre l'assistant, les modules Craft et Tableaux, les automatisations et le raccordement à Microsoft 365. Les paliers actuels figurent sous Prix.
S'y ajoute la mise en place. Une entreprise artisanale a besoin de trois choses: la liste de prix sous forme de fichier, les modèles de devis et de facture en Word, et une personne qui valide les projets de documents. Qui a cela est opérationnel en quelques jours. Qui tient son calcul sur papier saisit d'abord.
Vectoryon ne donne pas de forfait pour la mise en place, parce que l'écart entre ces deux cas est trop grand. L'accompagnement fait partie de l'offre: l'assistant est configuré avec l'entreprise sur ses modèles et ses processus.
Le logiciel d'artisan existant reste. Vectoryon ne remplace ni bexio, ni Abacus, ni Messerli. Il travaille à côté. L'accès à Microsoft 365 est accordé une fois via OAuth et peut être révoqué à tout moment. Aucun risque de résiliation pour les contrats de logiciels en cours.
Où sont les limites
Vectoryon ne va pas chercher de signature. Le visa de la direction des travaux sur le rapport de régie reste l'affaire d'une personne, sur papier ou dans l'application de chantier. L'assistant le rappelle, rien de plus.
Vectoryon lit mal les mauvaises photos. Un rapport photographié sous la pluie est reconnu partiellement et marqué. Il n'y a aucune garantie sur la précision de la reconnaissance. Une personne vérifie chaque ligne.
Vectoryon ne tient pas de comptabilité. Facture QR, décompte TVA, salaires et grand livre restent dans bexio, Abacus, Messerli ou chez la fiduciaire. Le contrôle du temps de travail conforme à la CCT, avec pauses, temps de déplacement et suppléments, reste dans le logiciel de branche.
Vectoryon ne commande pas de matériel. Il n'y a pas d'interface avec les boutiques des grossistes. L'assistant peut rédiger un courriel de commande, la commande elle-même est déclenchée par une personne.
Vectoryon ne dépose pas de déclarations. La déclaration à la Suva 14 jours avant un assainissement de l'amiante et les déclarations à la commission paritaire passent par leurs formulaires en ligne. L'assistant tient le délai dans l'agenda et prérédige le concept de sécurité à partir du modèle. La vérification technique et le dépôt sont faits par l'entreprise.
Vectoryon ne planifie pas les interventions. Qui est quand sur quel chantier reste dans le logiciel de planification ou dans Excel.
Vectoryon ne donne pas de conseil juridique. À la question de savoir si une facture supérieure au devis est admissible, l'assistant rédige la réponse à partir du devis de l'entreprise et des CG. Savoir si l'art. 373 CO s'applique, c'est un juriste qui en décide en cas de litige.
Questions fréquentes
L'assistant peut-il lire notre rapport de régie manuscrit?
Oui, sur photo. Date, heures, matériel et projet sont reportés dans le tableau des rapports. Les passages illisibles sont marqués, une personne vérifie chaque ligne.
Vectoryon remplace-t-il notre logiciel d'artisan ou bexio?
Non. Comptabilité, facture QR, salaires et contrôle du temps conforme à la CCT y restent. Vectoryon prépare des projets de documents et travaille à côté.
Que se passe-t-il quand la direction des travaux déplace un rendez-vous?
L'assistant repère le courriel dans Outlook, propose la nouvelle entrée d'agenda et rédige la réponse au client et l'information à l'équipe. L'envoi se fait après validation.
D'où l'assistant tire-t-il les prix pour le devis?
De la liste de prix téléversée de l'entreprise. Les positions sans prix enregistré restent vides et sont marquées. L'assistant n'estime aucun prix.
Où sont les données quand nous téléversons des photos de chantier et des adresses de clients?
En Suisse. Le traitement suit la nouvelle loi sur la protection des données. Les prestataires impliqués figurent dans la déclaration de protection des données. L'accès à Microsoft 365 passe par OAuth et peut être retiré à tout moment.
Combien de temps faut-il avant que l'assistant livre des devis utilisables?
Avec une liste de prix et un modèle Word existants, quelques jours. Sans prix saisis, d'abord la saisie. L'assistant vaut ce que vaut la liste qu'il lit.
Sources
Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.
- 1EIT.swiss, données économiques de la branche électrique 2024
- 2Bauenschweiz, prise de position sur la norme SIA 118
- 3Tribunal fédéral, arrêt 4A_377/2021
- 4elektro.net, processus d'offre dans l'artisanat (2024)
- 5LAW.CH, rémunération des travaux en régie selon SIA 118
- 6Suva, travaux de construction soumis à déclaration
- 7SRF Kassensturz, facture supérieure au devis (art. 373 CO)
Voir Vectoryon pour Artisanat
Données hébergées en Suisse, traitement conforme à la nLPD.