Vectoryon pour Bureau & administration
IA au bureau : l'assistant du secrétariat et du backoffice
Trier les e-mails, proposer des rendez-vous, rédiger les PV, retrouver les documents, garder les délais à l'œil. Rien ne part sans validation.
Données en Suisse, traitement selon la nLPD
L'IA au bureau, c'est un assistant qui lit la boîte de réception, l'agenda et le classement d'une entreprise et en tire des réponses, des rendez-vous, des PV et des listes de délais. Vectoryon est un tel assistant IA pour les PME suisses, hébergé en Suisse, avec validation par une personne avant chaque envoi. Le besoin se mesure : selon le European Payment Report 2025 d'Intrum, les entreprises suisses passent 10,73 heures par semaine à suivre les créances ouvertes, soit 77 jours de travail par an. Une grande part de ce temps est du travail de bureau : vérifier, relancer, rappeler.
Assistant backoffice
Passe en revue la boîte de réception chaque matin, rattache les messages aux dossiers et prépare réponses et tâches
Liste du jour triée avec projets de réponse, délais ouverts et propositions de rendez-vous
- 1.Lire la boîte de réception via la connexion Microsoft 365 et rattacher chaque message à un dossier
- 2.Repérer l'urgence et les délais dans le texte et les inscrire dans la liste des dossiers
- 3.Rédiger des projets de réponse à partir de la correspondance passée et du classement
- 4.Vérifier les créneaux libres dans l'agenda et formuler des propositions de rendez-vous
- 5.Soumettre la liste du jour pour validation, rien ne part avant
Quelles tâches l'assistant prend en charge au bureau
La première tâche, c'est la boîte de réception. Dans une boîte de secrétariat se côtoient demandes de rendez-vous, factures, questions de clients, circulaires et messages de la fiduciaire. L'assistant Vectoryon lit la boîte via la connexion Microsoft 365, rattache chaque message à un dossier et signale ce qui contient un délai. Il résume les longs fils de discussion. Pour les demandes déjà traitées une fois, il propose une réponse tirée de la correspondance passée. Rien ne part sans validation.
La deuxième tâche, ce sont les rendez-vous. L'assistant lit l'agenda, trouve les créneaux libres et formule une proposition de rendez-vous en projet. Qui valide la proposition s'épargne le troisième et le quatrième échange du type "mardi ou jeudi, cela vous convient ?". Les reports suivent le même chemin : le message arrive dans la boîte, l'assistant vérifie l'agenda et soumet une nouvelle proposition. Selon le Work Trend Index 2025 de Microsoft, 57 pour cent des réunions sont improvisées, sans invitation dans l'agenda. Un assistant qui lit l'agenda ramène ces réunions dans l'agenda.
La troisième tâche, ce sont les PV et les courriers types. À partir des notes d'une séance naît un projet de PV dans le modèle de l'entreprise, avec décisions, responsables et points ouverts. Ce qui reste flou dans les notes est marqué comme ouvert au lieu d'être lissé. Confirmations, attestations et lettres sont produites dans le module Craft à partir des modèles que l'entreprise crée elle-même.
La quatrième tâche, c'est la recherche. Qui a besoin du dernier contrat avec un fournisseur, du PV du printemps ou d'un renseignement déjà donné pose la question en langage courant. L'assistant parcourt les fichiers téléversés et le classement SharePoint ou OneDrive connecté et cite pour chaque réponse le document et le passage.
La cinquième tâche, c'est la liste des dossiers. Dans le module Tabellen, l'assistant tient les postes ouverts, les délais et les interlocuteurs. Une automatisation rappelle au moment voulu : délai de paiement dans trois jours, décompte TVA à la fin du mois, retour à un client encore en attente. Comment une entreprise met en place de tels flux, l'article Automatiser les processus dans une PME le montre. Chacune de ces actions est journalisée. Qui veut savoir pourquoi l'assistant a proposé quelque chose voit la source.
Quand la collaboratrice du secrétariat est en vacances
Dans une entreprise de cinq à cinquante personnes, une seule personne connaît souvent l'état des choses : quelle facture est encore ouverte, ce qui a été promis au client, où se trouve le contrat signé. Si cette personne est absente, le dossier reste en plan. TREUHAND|SUISSE décrit les conséquences de la défaillance d'une personne clé : factures impayées, délais manqués, difficultés de trésorerie. Les chiffres : selon l'Office fédéral de la statistique, on comptait en 2024 8,5 jours d'absence pour raison de santé par poste à plein temps, sans compter les vacances. Selon l'étude AXA sur le marché du travail des PME 2026, 42 pour cent des PME signalent une hausse du coût des absences, et les PME disposent de moins de réserves en personnel pour les absorber. Selon la Cyberstudie 2024 de la FHNW, quatre PME sur dix n'ont pas de plan d'urgence.
Vectoryon intervient là où le savoir est dans les données. Le remplaçant demande à l'assistant : qu'est-ce qui reste ouvert dans le mandat Meier ? L'assistant répond à partir de la boîte de réception, du classement et de la liste des dossiers, et cite la source. Il demande : quels délais échoient cette semaine ? La réponse vient du tableau que l'assistant a tenu au quotidien. Pendant l'absence, une automatisation peut envoyer chaque matin la liste du jour au remplaçant, avec les messages qui attendent une réponse.
Pour que cela fonctionne, le savoir doit auparavant être arrivé dans la boîte de réception, le classement ou le tableau. Ce qui n'est que dans la tête de la personne absente y reste. Vectoryon ne remplace ni la matrice de suppléance ni la passation. Il raccourcit la passation, parce que l'état des dossiers n'a plus besoin d'être raconté : il peut être consulté. Les accès et les mots de passe vont dans un gestionnaire de mots de passe, pas dans l'assistant.
Le second bénéfice apparaît au retour. Au lieu de relire cinquante messages non lus depuis le début, la personne qui revient demande : que s'est-il passé en deux semaines, qu'est-ce qui reste ouvert ? La réponse est une liste avec ses sources.
Intégrations
Outlook
Lire boîte de réception et agenda, préparer réponses et rendez-vous en projet
SharePoint
Chercher contrats, PV et correspondance en langage courant
Tabellen
Liste des dossiers avec postes ouverts, délais et interlocuteurs
D'où viennent les données
L'assistant Vectoryon travaille avec trois sources. La première est Microsoft 365 via l'interface Graph : boîte Outlook, agenda, classement SharePoint et OneDrive, Teams. La connexion passe par OAuth. L'entreprise accorde l'accès et peut le retirer à tout moment. La deuxième source, ce sont les fichiers téléversés : PDF, Word, Excel, photos de justificatifs. La troisième source, ce sont les tableaux que l'entreprise tient dans le module Tabellen, par exemple une liste des dossiers ou une liste des postes ouverts issue de l'export de la comptabilité.
Les données sont stockées en Suisse. Le traitement suit la loi révisée sur la protection des données, les détails figurent dans l'article IA et protection des données en Suisse. Les prestataires impliqués figurent dans la déclaration de protection des données. C'est important pour les bureaux, parce que des données personnelles s'y concentrent : adresses, contrats, dossiers de salaire et du personnel. Selon l'étude Raiffeisen sur les PME 2024, 51 pour cent des PME citent la sécurité des données comme principal risque de l'IA, 40 pour cent le manque de traçabilité. Vectoryon répond aux deux : chaque action est journalisée, chaque réponse affiche sa source.
L'assistant vaut ce que vaut le classement qu'il lit. Si les documents sont dispersés sur plusieurs lecteurs, des OneDrive privés et des ordinateurs individuels, tout commence par les rassembler. C'est l'entreprise qui s'en charge, pas l'assistant.
Ce que coûte la mise en place
Le Workspace Vectoryon coûte dès CHF 49 par personne et par mois. Le prix couvre l'espace de travail, l'assistant, le module Craft pour les modèles, le module Tabellen, les automatisations et la connexion à Microsoft 365. Les paliers actuels figurent sous Tarifs.
S'y ajoute du temps de l'entreprise. Trois éléments doivent être en place : la connexion Microsoft 365 sous forme d'autorisation par l'administrateur, les modèles de PV et de courriers types dans le module Craft, et un classement que l'assistant a le droit de lire. Pour un bureau de deux personnes, un SharePoint bien rangé et cinq modèles, cela prend un après-midi. Avec des lecteurs dispersés et trente modèles, il faut plusieurs jours. Nous ne donnons pas de forfait, parce que l'écart est trop grand.
Une remarque sur l'ordre : commencer par la boîte de réception. C'est la source au plus grand volume et elle ne demande aucune préparation. Les modèles et les tableaux viennent la deuxième semaine, quand on sait quels courriers et quelles listes reviennent vraiment au quotidien.
Où sont les limites
L'assistant Vectoryon n'envoie rien de lui-même. Réponses, confirmations de rendez-vous et rappels sont des projets. La validation reste entre les mains d'une personne.
Il ne tient ni grand livre ni ERP. Il lit l'export de Bexio, Abacus ou Sage et en tire une liste des postes ouverts. Comptabiliser, déclencher des paiements, pointer les encaissements et déposer le décompte TVA sur le portail de l'AFC restent dans le logiciel comptable et chez la personne responsable.
Il n'est pas une archive au sens de l'ordonnance sur les livres de comptes. L'obligation de conserver dix ans les justificatifs, la correspondance et les contrats, l'entreprise la remplit dans son système de classement. Vectoryon parcourt ce classement, il ne le gère pas.
Il ne sait que ce qui est dans les données. Ce qui est dans la tête d'une personne absente, il ne peut pas le consulter. Les accès et les mots de passe n'ont pas leur place dans l'assistant.
Il lit les justificatifs et les scans, mais ne garantit pas la reconnaissance en cas de mauvaise qualité. Une photo floue d'une facture peut donner un montant faux. C'est pourquoi chaque entrée dans la liste des dossiers passe par un contrôle visuel.
Et il n'invente pas de données. S'il ne trouve rien sur une question dans la boîte de réception, le classement ou le tableau, il le dit.
Questions fréquentes
L'assistant envoie-t-il des e-mails ou des confirmations de rendez-vous de lui-même ?
Non. Il prépare des projets. L'envoi et chaque inscription dans l'agenda vers l'extérieur passent par la validation d'une personne.
Le remplaçant peut-il consulter l'état d'un dossier pendant les vacances ?
Oui, pour autant que l'état figure dans la boîte de réception, le classement ou la liste des dossiers. L'assistant répond avec la source. Ce qui n'est que dans la tête de la personne absente, il ne le connaît pas.
Rédige-t-il des procès-verbaux de séance ?
À partir de notes, il produit un projet dans le modèle de l'entreprise, avec décisions, responsables et points ouverts. Les passages flous sont marqués.
Vectoryon remplace-t-il Bexio, Abacus ou notre système de gestion documentaire ?
Non. La comptabilité reste dans le logiciel comptable, le classement dans le système de classement. Vectoryon lit les exports et les documents, tient des listes et prépare du texte. Comment la fiduciaire travaille de son côté avec l'assistant, la page Vectoryon pour les fiduciaires le décrit.
Où sont nos données personnelles et qui les voit ?
En Suisse, traitées selon la nLPD. L'assistant ne voit que les boîtes de réception et les classements pour lesquels l'entreprise a accordé l'accès. Chaque accès est journalisé.
Que se passe-t-il avec une facture mal photographiée ?
L'assistant lit ce qui est lisible et l'inscrit dans la liste des dossiers. Il n'y a pas de garantie de reconnaissance. L'entrée passe par un contrôle visuel.
Sources
Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.
- 1Intrum, European Payment Report 2025, Suisse
- 2Microsoft, Work Trend Index Special Report 2025
- 3Office fédéral de la statistique, absences 2024 (via 20 Minuten)
- 4AXA, étude sur le marché du travail des PME 2026
- 5FHNW, Cyberstudie 2024
- 6Raiffeisen, étude sur les PME 2024
- 7TREUHAND|SUISSE, Quand le chef tombe soudain malade
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Données hébergées en Suisse, traitement conforme à la nLPD.