Vectoryon pour Services
IA pour les entreprises de services
Des offres à partir de vos propres modèles, l'état des projets tiré de la messagerie et des dossiers, les échéances contractuelles sous contrôle. Ce qui sort de l'entreprise est validé par une personne.
Offres et rapports avec validation, données à Zurich, sur demande uniquement des modèles de langage suisses
Pour les bureaux de conseil, agences, prestataires IT et bureaux d'ingénieurs, l'IA signifie : rédiger des offres à partir d'offres antérieures, résumer l'état des projets à partir de la correspondance et repérer les contacts clients absents de la saisie des heures. Vectoryon est pour cela un assistant IA qui travaille avec les documents d'une entreprise organisée par projets : offres, contrats, rapports, messagerie. Il cherche dans les mandats antérieurs, remplit les modèles de l'entreprise et soumet chaque projet à la validation d'une personne. Le Agentur-Benchmark 2023 de l'éditeur de logiciels Teamleader, qui n'est pas une enquête suisse, montre combien de temps reste non facturé : les agences facturent en moyenne 66 pour cent de leur temps de travail, et un quart se situe sous 60 pour cent. Les données sont stockées à Zurich. Les modèles de langage utilisés sont activés par entreprise; qui ne veut que des modèles en Suisse n'obtient que ceux-ci.
Assistant de mandat
Prépare des projets d'offres et des rapports d'état à partir de la correspondance, des dossiers et de la grille tarifaire
Rapport d'état dans le modèle de l'entreprise, chaque affirmation avec sa source, prêt pour validation
- 1.Choisir le mandat, fixer la période
- 2.Lire les e-mails, messages Teams et procès-verbaux de la période
- 3.Dégager les points ouverts, les décisions et les échéances
- 4.Générer le rapport dans le modèle de l'entreprise, joindre les sources
- 5.Validation par la direction de projet, puis envoi
Quelles tâches l'assistant prend en charge dans les entreprises de services
La première tâche est l'offre. Bureau de conseil, agence et bureau d'ingénieurs construisent chaque offre à partir d'éléments d'offres antérieures. L'assistant de Vectoryon retrouve ces éléments dans les dossiers, cite le passage et nomme le fichier. Les tarifs proviennent d'une grille tarifaire que l'entreprise tient dans le module Tableaux. Le projet naît dans le modèle d'offre de l'entreprise, pas dans une structure étrangère. Pour les pitches, il en va de même pour les diapositives : l'assistant compose un premier jeu de diapositives à partir des présentations antérieures et du briefing.
La deuxième tâche est le rapport d'état. Qui doit savoir avant une séance ce qui s'est passé dans un mandat depuis le dernier rendez-vous reçoit un projet tiré des e-mails, des messages Teams, des procès-verbaux et de l'agenda. Chaque affirmation porte sa source. Le rapport peut être préparé chaque vendredi par mandat sous forme d'automatisation. La direction de projet vérifie, complète l'état des heures depuis le logiciel de projet et valide.
La troisième tâche est la question du contrat. Les clients demandent si une prestation est comprise dans le contrat-cadre ou facturée en plus. L'assistant cherche le passage dans le contrat et le cite. Durées, délais de résiliation et clauses d'adaptation des prix peuvent être repris dans un tableau, une automatisation rappelle l'échéance avant terme.
La quatrième tâche est la transmission. Quand une personne quitte l'entreprise, sa correspondance reste dans la messagerie et ses documents dans les dossiers. L'assistant rend les deux consultables. La personne qui reprend demande en langage courant où en est un client et reçoit la réponse avec sa référence. Un dossier de transmission par client peut être généré à partir d'un modèle.
La cinquième tâche est le bilan du jour. Une automatisation, c'est-à-dire un agent IA au déroulement fixe, peut passer en revue le soir la messagerie, l'agenda et Teams et lister les contacts clients du jour qui manquent dans la saisie des heures. L'écriture elle-même reste à la personne. Pour ces cinq tâches, une règle s'applique : Vectoryon travaille à côté de Vertec, MOCO, Bexio ou Abacus. Il ne remplace ni la facturation ni le contrôle de projet.
Heures non facturées : où elles naissent et ce qui devient visible
Dans les entreprises de services, les heures non facturées sont rarement une question de discipline. Elles naissent dans des opérations qui paraissent trop petites pour une écriture : la question de suivi par e-mail, la modification de mise en page, l'appel avant la séance. Le Teamleader Agentur-Benchmark 2023 désigne exactement ces opérations comme cause principale et chiffre le temps facturé des agences à 66 pour cent en moyenne. Pour les indépendants et les petits bureaux de conseil, le guide Pfeffersack compte 20 à 30 pour cent de temps non facturable pour la prospection, les offres et l'administration.
Une partie de ce temps est voulue : formation, projets internes, prospection. L'autre partie est du travail client qui reste non facturé uniquement parce qu'il n'est consigné nulle part. C'est là que Vectoryon intervient. L'assistant accède à la messagerie, à l'agenda et à Teams via l'interface Graph. Une automatisation peut lister le soir les contacts du jour par client : quels e-mails ont reçu réponse, quels rendez-vous ont eu lieu, quels fils Teams ont été menés. À côté figurent les écritures de la saisie des heures. Ce qui manque est marqué comme proposition.
La proposition n'est pas une écriture. La personne décide si l'opération était facturable et à quelle position elle appartient. Vectoryon tient pour cela sa propre saisie des heures avec des positions librement définissables. Qui facture ses heures dans Vertec, MOCO ou Bexio les transfère par export ou par la connexion du système. Nous vérifions avant le démarrage si un système donné peut être connecté.
Le deuxième levier, ce sont les offres elles-mêmes. Leading Swiss Agencies recommande pour les pitches une indemnité d'interruption d'au moins 15'000 francs et constate qu'elle est rarement versée dans la pratique. Qui compose l'offre à partir d'offres antérieures et d'une grille tarifaire tenue à jour plutôt que de mémoire raccourcit la part non payée. L'assistant livre le projet, l'entreprise garde le calcul.
Intégrations
Outlook
Correspondance clients et rendez-vous via l'interface Graph
SharePoint
Offres antérieures, contrats, rapports et procès-verbaux
Vorlagen
Offre, rapport d'état et dossier de transmission à partir de vos modèles
D'où viennent les données
L'assistant travaille sur trois sources. La première est le stockage des dossiers : SharePoint ou OneDrive via l'interface Graph, complétés par des PDF, des fichiers Word et Excel téléversés. On y trouve les offres antérieures, les contrats, les rapports, les procès-verbaux et la grille tarifaire. La deuxième source est la messagerie avec l'agenda et Teams, également via Graph, connectée par OAuth. L'accès est limité aux boîtes autorisées et révocable à tout moment. La troisième source, ce sont les tableaux que l'entreprise tient dans Vectoryon : liste des clients, échéances contractuelles, tarifs, liste des projets.
Les états d'heures et les budgets se trouvent dans Vertec, MOCO, Bexio ou Abacus. Des systèmes métier comme Bexio ou Abacus peuvent être connectés à Vectoryon, et nous vérifions avant le démarrage si Vertec ou MOCO peuvent l'être. Sans connexion, Vectoryon lit les états dans un export Excel téléversé.
Le stockage se fait à Zurich. Les modèles de langage utilisés sont activés par entreprise; qui ne veut que des modèles en Suisse n'obtient que ceux-ci. Vectoryon traite les données des clients et des mandats selon la nouvelle loi sur la protection des données. Ce que cela signifie concrètement pour l'IA et la protection des données en Suisse est expliqué sur le blog. Les prestataires impliqués et leurs régions figurent dans la déclaration de protection des données. Chaque accès de l'assistant est journalisé et peut être retracé action par action.
Pour la mise en place, c'est l'état des dossiers qui compte. Les entreprises avec un SharePoint structuré et une grille tarifaire tenue à jour obtiennent des projets utilisables. Là où les offres se trouvent sur des disques locaux et les tarifs dans la tête de quelques personnes, tout commence par une saisie.
Ce que coûte la mise en place
Le Workspace Vectoryon coûte CHF 49 par personne et par mois. Le prix couvre l'espace de travail, l'assistant, les modules Craft, Tableaux, saisie des heures et automatisations ainsi que la connexion à Microsoft 365. La page des prix calcule le coût pour toute l'équipe.
S'y ajoute l'effort de mise en place. Trois choses doivent être en place : les modèles de l'entreprise pour l'offre, le rapport et la transmission dans Craft, la grille tarifaire dans le module Tableaux et l'accès aux dossiers et à la messagerie.
Qui veut tenir les échéances contractuelles et la liste des clients sous forme de tableau importe un fichier Excel existant. Vectoryon n'annonce pas de forfait pour la mise en place. L'écart entre une entreprise avec un SharePoint entretenu et une autre avec des disques dispersés est trop grand pour un chiffre honnête. Les licences de Vertec, MOCO, Bexio ou Abacus continuent sans changement. Vectoryon ne remplace aucun de ces systèmes.
Où se situent les limites
L'assistant n'envoie ni offre ni rapport. Il produit des projets. Tout ce qui quitte l'entreprise passe par la validation d'une personne. Les positions sans tarif enregistré restent sans montant et sont marquées.
Il ne comptabilise aucune heure dans Vertec, MOCO, Bexio ou Abacus. Il propose ce qui manque dans la saisie des heures. La décision de savoir si une opération est facturable reste à la personne. Facturation, rappels et contrôle de projet restent dans le logiciel existant. Nous vérifions avant le démarrage si ces systèmes ou un système de tickets peuvent être connectés. Sans connexion, les états d'heures et les listes de tickets arrivent par export.
Il ne remplace pas le conseil spécialisé. Savoir si la saisie des heures de l'entreprise respecte l'art. 73b de l'ordonnance 1 relative à la loi sur le travail, si un contrat-cadre tient juridiquement, si une annonce de location de services est complète : c'est la personne compétente ou la fiduciaire qui en juge. L'assistant trouve le passage dans le document et le cite. Il ne l'interprète pas.
Il ne peut pas reconstituer un savoir qui n'a jamais été écrit. Ce qu'une personne avait en tête et qui ne figure ni dans les e-mails ni dans les documents disparaît avec son départ. Vectoryon conserve ce qui existe dans les données.
Et il ne garantit aucune précision de reconnaissance sur des scans de mauvaise qualité. Un contrat photographié avec des échéances illisibles donne des valeurs incertaines. Ces valeurs sont marquées et doivent être vérifiées.
Questions fréquentes
À quelles entreprises de services Vectoryon convient-il ?
Aux entreprises organisées par projets qui facturent des heures : conseil, agences, prestataires IT, bureaux d'ingénieurs, placement de personnel. Plus il y a d'offres, de rapports et de contrats, plus l'utilité est grande. Qui veut le voir sur son propre cas réserve une démo.
Vectoryon remplace-t-il Vertec, MOCO ou Bexio ?
Non. La saisie des heures pour la facturation, les factures et le contrôle de projet y restent. Vectoryon travaille à côté avec la messagerie, les dossiers et les modèles. Il lit les états d'heures dans un export téléversé.
L'assistant retrouve-t-il les heures que nous avons oublié de saisir ?
Il liste les contacts clients du jour à partir des e-mails, de l'agenda et de Teams et les confronte aux heures saisies. C'est la personne qui décide si une opération est facturable. L'assistant ne saisit rien lui-même.
L'assistant calcule-t-il avec nos propres tarifs ?
Oui. La grille tarifaire est enregistrée dans le module Tableaux et sert de base à chaque offre. Sans tarif enregistré, une position reste sans montant et est marquée.
Que devient le savoir quand quelqu'un démissionne ?
La correspondance et les documents de cette personne restent consultables. La personne qui reprend demande en langage courant où en est un client et reçoit la réponse avec sa référence. Ce qui n'a jamais été écrit, l'assistant ne peut pas le remplacer.
Où se trouvent nos données clients et qui les voit ?
Stockées à Zurich, traitées selon la nLPD. Les modèles de langage utilisés sont activés par entreprise; qui ne veut que des modèles en Suisse n'obtient que ceux-ci. L'accès aux boîtes de messagerie passe par OAuth et peut être retiré à tout moment. Chaque action de l'assistant est journalisée.
Sources
Les chiffres de cette page proviennent de ces sources.
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Données hébergées en Suisse, traitement conforme à la nLPD.