Vectoryon für Dienstleistung
KI für Dienstleistungsunternehmen
Offerten vorbereiten, Projektstände zusammenfassen, Kundenkorrespondenz einordnen. Was hinausgeht, gibt ein Mensch frei.
Daten in der Schweiz, Verarbeitung nach revDSG
Künstliche Intelligenz für Dienstleistungsunternehmen setzt dort an, wo Arbeit in Text besteht: Offerten, Projektberichte, Kundenkorrespondenz. Vectoryon setzt einen Agenten ein, der auf frühere Mandate, die Tarifstruktur und das Postfach zugreift und daraus Entwürfe erstellt. Freigegeben wird von einem Menschen. Die Daten liegen in der Schweiz, die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG).
Offerten-Assistent
Erstellt Offertentwürfe und Projektzusammenfassungen aus Notizen und Korrespondenz
Offertentwurf in der Vorlage des Unternehmens, mit Bezug auf frühere Mandate
- 1.Gesprächsnotiz, Ausschreibung oder E-Mail erfassen
- 2.Leistungen und Aufwand herausarbeiten
- 3.Ansätze aus der hinterlegten Tarifstruktur einsetzen
- 4.Entwurf in der Vorlage des Unternehmens erzeugen
- 5.Freigabe durch die verantwortliche Person
Welche Aufgaben der Assistent im Dienstleistungsbetrieb übernimmt
Die erste Aufgabe ist die Offerte. Aus einer Gesprächsnotiz, einer Ausschreibung oder einer E-Mail arbeitet der Agent die verlangten Leistungen heraus. Grundlage der Struktur sind frühere Offerten des Unternehmens, nicht eine allgemeine Vorlage. Ansätze kommen aus der hinterlegten Tarifstruktur.
Die zweite Aufgabe ist der Projektstand. Wer für eine Sitzung wissen muss, was in einem Mandat seit dem letzten Termin passiert ist, bekommt eine Zusammenfassung aus Korrespondenz, Notizen und Terminen, mit Verweis auf die Quelle.
Die dritte Aufgabe ist das Postfach. Anfragen, Terminverschiebungen und Rückfragen zu laufenden Mandaten werden dem richtigen Vorgang zugeordnet, mit Antwortvorschlag.
Die vierte Aufgabe ist die Suche im eigenen Bestand. Wer eine ähnliche Aufgabe schon einmal bearbeitet hat, findet die frühere Lösung, statt neu anzufangen. Das ist der Punkt, an dem sich der Assistent von einem allgemeinen Chatdienst unterscheidet: Er kennt die Arbeit des Hauses.
Was den Assistenten von einem allgemeinen Chatdienst unterscheidet
Ein allgemeiner Chatdienst kennt weder die Tarifstruktur noch die früheren Mandate noch die Offertvorlage. Er kann eine Offerte beschreiben, aber keine mit den Ansätzen des Unternehmens rechnen.
Der Vectoryon Workspace bindet diese Daten an. Der Agent liest hochgeladene Dateien und Postfachinhalte, für die eine Berechtigung erteilt wurde. Jeder Zugriff wird protokolliert, und zu jeder Aussage ist die Quelle erkennbar.
Der zweite Unterschied ist der Datenort. Dienstleistungsunternehmen arbeiten mit Kundendaten, Verträgen und Preisen. Vectoryon hält sie in der Schweiz und legt die beteiligten Dienstleister in der Datenschutzerklärung offen.
Der dritte Unterschied ist die Freigabe. Eine Offerte ist ein Angebot mit Rechtsfolge. Der Agent bereitet sie vor, die verantwortliche Person gibt sie frei.
Integrationen
Outlook
Kundenkorrespondenz über die Graph-Schnittstelle
Kalender
Termine und Kapazitäten
Dateiablage
Frühere Offerten, Verträge, Projektunterlagen
Woher die Daten kommen und wo sie bleiben
Der Assistent arbeitet auf drei Quellen. Die erste ist die Dateiablage: frühere Offerten, Verträge, Projektberichte und die Tarifstruktur werden hochgeladen und durchsuchbar gemacht. Die zweite ist das Postfach über die Graph-Schnittstelle, angebunden per OAuth und jederzeit widerrufbar. Die dritte ist der Kalender mit Terminen und Kapazitäten.
Die Datenhaltung erfolgt in der Schweiz. Die beteiligten Dienstleister und ihre Regionen stehen in der Datenschutzerklärung.
Für die Einführung gilt: Unternehmen mit strukturierter Ablage und hinterlegten Ansätzen bekommen ab dem ersten Tag brauchbare Entwürfe. Wo Ansätze bisher im Kopf einzelner Personen lagen, steht am Anfang eine Erfassung.
Was die Einführung kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Der Preis deckt den Arbeitsbereich, den Assistenten und die Anbindung an Microsoft 365 ab. Die aktuellen Stufen stehen auf der Preisseite.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung. Er hängt vom Zustand der Unterlagen ab. Wir nennen keine Pauschale, weil die Spanne zwischen einem Unternehmen mit gepflegter Ablage und einem mit verteilten Laufwerken zu gross ist.
Wo die Grenzen liegen
Der Assistent versendet keine Offerte. Er erstellt einen Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt. Positionen ohne hinterlegten Ansatz bleiben ohne Betrag und werden markiert.
Er ersetzt keine Fachberatung. Rechtliche, steuerliche und technische Beurteilungen bleiben Sache der zuständigen Person. Der Agent kann Unterlagen durchsuchen und zitieren, haftet aber nicht für deren Auslegung.
Er ersetzt keine Zeiterfassung und keine Fakturierung. Vectoryon exportiert Daten zur Weiterverarbeitung.
Und er handelt nicht ohne Aufsicht. Alles, was das Unternehmen verlässt, geht vorher über einen Menschen.
Häufige Fragen
Für welche Art von Dienstleistungsunternehmen eignet sich das?
Für Betriebe, deren Arbeit stark aus Text besteht: Beratung, Planung, Agenturen, Ingenieurbüros. Je mehr Offerten und Berichte anfallen, desto grösser der Nutzen.
Rechnet der Assistent mit unseren eigenen Ansätzen?
Ja. Die Tarifstruktur wird hinterlegt und ist die Grundlage. Ohne hinterlegten Ansatz bleibt eine Position ohne Betrag und wird markiert.
Wo liegen unsere Kundendaten?
In der Schweiz. Die Verarbeitung folgt dem revidierten Datenschutzgesetz. Die beteiligten Dienstleister stehen in der Datenschutzerklärung.
Kann der Agent eine Offerte selbstständig versenden?
Nein. Er erstellt den Entwurf. Der Versand erfolgt nach Freigabe durch eine verantwortliche Person.
Findet der Assistent frühere ähnliche Mandate?
Ja, sofern die Unterlagen hochgeladen sind. Er durchsucht die eigene Ablage und verweist auf die gefundene Quelle.
Ersetzt Vectoryon unsere Zeiterfassung?
Nein. Zeiterfassung und Fakturierung bleiben in der bestehenden Software. Vectoryon exportiert Daten dorthin.
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Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.