Vectoryon für Dienstleistung
KI für Dienstleistungsunternehmen
Offerten aus den eigenen Vorlagen, Projektstände aus Postfach und Ablage, Vertragsfristen im Blick. Was hinausgeht, gibt ein Mensch frei.
Offerten und Berichte mit Freigabe, Daten in Zürich, auf Wunsch nur Schweizer Sprachmodelle
Für Beratungen, Agenturen, IT-Dienstleister und Ingenieurbüros heisst KI: Offerten aus früheren Offerten entwerfen, Projektstände aus der Korrespondenz zusammenfassen und Kundenkontakte finden, die nicht in der Zeiterfassung stehen. Vectoryon ist dafür ein KI-Assistent, der mit den Unterlagen eines projektbasierten Betriebs arbeitet: Offerten, Verträge, Berichte, Postfach. Er sucht in früheren Mandaten, füllt die Vorlagen des Betriebs und legt jeden Entwurf einem Menschen zur Freigabe vor. Wie viel Arbeitszeit unverrechnet bleibt, zeigt der Agentur-Benchmark 2023 des Softwareanbieters Teamleader, keine Schweizer Erhebung: Agenturen verrechnen im Schnitt 66 Prozent ihrer Arbeitszeit, ein Viertel liegt unter 60 Prozent. Die Daten liegen in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese.
Mandats-Assistent
Erstellt Offertentwürfe und Statusberichte aus Korrespondenz, Ablage und Tariftabelle
Statusbericht in der Vorlage des Betriebs, jede Aussage mit Quelle, bereit zur Freigabe
- 1.Mandat wählen, Zeitraum festlegen
- 2.Mails, Teams-Nachrichten und Protokolle des Zeitraums lesen
- 3.Offene Punkte, Entscheide und Termine herausarbeiten
- 4.Bericht in der Vorlage des Betriebs erzeugen, Quellen anhängen
- 5.Freigabe durch die Projektleitung, dann Versand
Welche Arbeiten der Assistent in Dienstleistungsunternehmen übernimmt
Offerten: Beratung, Agentur und Ingenieurbüro bauen jede Offerte aus Bausteinen früherer Offerten. Vectoryon findet diese Bausteine in der Ablage, zitiert die Passage und nennt die Datei. Die Ansätze kommen aus einer Tariftabelle, die der Betrieb im Tabellen-Modul führt. Der Entwurf entsteht in der Offertvorlage des Betriebs, nicht in einer fremden Struktur. Bei Pitches gilt dasselbe für Folien: Aus früheren Präsentationen und dem Briefing entsteht ein erster Foliensatz.
Statusberichte: Wer für die Sitzung wissen muss, was in einem Mandat seit dem letzten Termin passiert ist, bekommt einen Entwurf aus Mails, Teams-Nachrichten, Protokollen und Kalender. Jede Aussage trägt ihre Quelle. Der Bericht kann als Automation jeden Freitag pro Mandat vorbereitet werden. Die Projektleitung prüft, ergänzt den Stundenstand aus der Projektsoftware und gibt frei.
Vertragsfragen: Kunden wollen wissen, ob eine Leistung im Rahmenvertrag enthalten ist oder extra kostet. Vectoryon sucht die Stelle im Vertrag und zitiert sie. Laufzeiten, Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln lassen sich in eine Tabelle übernehmen, eine Automation erinnert vor dem Fristende.
Übergaben: Wenn eine Person den Betrieb verlässt, bleibt ihre Korrespondenz im Postfach und ihre Dokumente in der Ablage. Der Workspace macht beides durchsuchbar. Die Nachfolge fragt in normaler Sprache nach dem Stand eines Kunden und bekommt die Antwort mit Fundstelle. Ein Übergabedossier pro Kunde lässt sich aus einer Vorlage erzeugen.
Tagesbilanz: Eine Automation, also ein KI-Agent mit festem Prozess, kann am Abend Postfach, Kalender und Teams sichten und auflisten, welche Kundenkontakte des Tages in der Zeiterfassung fehlen. Der Eintrag selbst bleibt bei der Person. Für alle fünf Arbeiten gilt: Vectoryon arbeitet neben Vertec, MOCO, Bexio oder Abacus. Es ersetzt keine Fakturierung und kein Projektcontrolling.
Nicht verrechnete Stunden: wo sie entstehen und was sichtbar wird
Nicht verrechnete Stunden sind in Dienstleistungsbetrieben selten eine Frage der Disziplin. Sie entstehen in Vorgängen, die zu klein für einen Eintrag wirken: die Rückfrage per Mail, die Layoutänderung, das Telefon vor der Sitzung. Der Teamleader Agentur-Benchmark 2023 nennt genau diese Vorgänge als Hauptursache und beziffert die verrechnete Zeit bei Agenturen im Schnitt mit 66 Prozent. Bei Freelancern und kleinen Beratungen rechnet der Ratgeber Pfeffersack mit 20 bis 30 Prozent nicht verrechenbarer Zeit für Akquise, Offerten und Administration.
Ein Teil dieser Zeit ist gewollt: Weiterbildung, interne Projekte, Akquise. Der andere Teil ist Kundenarbeit, die nur deshalb unverrechnet bleibt, weil sie nirgends steht. Genau dort setzt Vectoryon an. Über die Graph-Schnittstelle hat der Assistent Zugriff auf Postfach, Kalender und Teams. Eine Automation kann am Abend die Kontakte des Tages je Kunde auflisten: welche Mails beantwortet, welche Termine stattgefunden, welche Teams-Threads geführt wurden. Daneben stehen die Einträge der Zeiterfassung. Was fehlt, wird als Vorschlag markiert.
Der Vorschlag ist kein Eintrag. Die Person entscheidet, ob der Vorgang verrechenbar war und auf welche Position er gehört. Vectoryon führt dafür eine eigene Zeiterfassung mit frei definierbaren Positionen. Wer die Stunden in Vertec, MOCO oder Bexio verrechnet, überträgt sie per Export oder über die Anbindung des Systems. Ob ein bestimmtes System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Start.
Zweiter Hebel sind die Offerten selbst. Leading Swiss Agencies empfiehlt für Pitches eine Abbruchentschädigung von mindestens 15'000 Franken und stellt fest, dass sie in der Praxis kaum bezahlt wird. Wer die Offerte aus früheren Offerten und einer gepflegten Tariftabelle zusammensetzt statt aus dem Kopf, verkürzt den unbezahlten Teil. Den Entwurf liefert der Assistent, die Kalkulation behält der Betrieb.
Integrationen
Outlook
Kundenkorrespondenz und Termine über die Graph-Schnittstelle
SharePoint
Frühere Offerten, Verträge, Berichte und Protokolle
Vorlagen
Offerte, Statusbericht und Übergabedossier aus eigenen Vorlagen
Woher die Daten kommen
Drei Quellen nutzt der Assistent. Die erste ist die Ablage: SharePoint oder OneDrive über die Graph-Schnittstelle, ergänzt um hochgeladene PDFs, Word- und Excel-Dateien. Darin liegen frühere Offerten, Verträge, Berichte, Protokolle und die Tariftabelle. Die zweite Quelle ist das Postfach mit Kalender und Teams, ebenfalls über Graph, angebunden per OAuth. Der Zugriff ist auf die freigegebenen Postfächer beschränkt und jederzeit widerrufbar. Die dritte Quelle sind Tabellen, die der Betrieb in Vectoryon führt: Mandantenliste, Vertragsfristen, Tarife, Projektliste.
Stundenstände und Budgets liegen in Vertec, MOCO, Bexio oder Abacus. Fachsysteme wie Bexio oder Abacus lassen sich an Vectoryon anbinden, ob Vertec oder MOCO angebunden werden können, prüfen wir vor dem Start. Ohne Anbindung liest Vectoryon die Stände aus einem hochgeladenen Excel-Export.
Gespeichert wird in Zürich. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Kunden- und Mandatsdaten verarbeitet Vectoryon nach dem revidierten Datenschutzgesetz. Was das für KI und Datenschutz in der Schweiz konkret heisst, steht im Blog. Die beteiligten Dienstleister und ihre Regionen stehen in der Datenschutzerklärung. Jeder Zugriff des Assistenten ist protokolliert und lässt sich pro Aktion nachvollziehen.
Für die Einführung zählt der Zustand der Ablage. Betriebe mit einer strukturierten SharePoint-Ablage und einer gepflegten Tariftabelle bekommen brauchbare Entwürfe. Wo Offerten auf lokalen Laufwerken liegen und Ansätze im Kopf einzelner Personen, steht am Anfang eine Erfassung.
Was die Einführung kostet
CHF 49 pro Person und Monat: Dafür gibt es im Vectoryon Workspace den Arbeitsbereich, den Assistenten, Craft, Tabellen, Zeiterfassung, Automationen und die Microsoft-365-Anbindung. Den Betrag für das ganze Team rechnet die Preisseite aus.
Dazu kommt der Aufwand für die Einrichtung. Drei Dinge müssen vorhanden sein: die Vorlagen des Betriebs für Offerte, Bericht und Übergabe in Craft, die Tariftabelle im Tabellen-Modul und der Zugriff auf Ablage und Postfach.
Wer Vertragsfristen und Mandantenliste als Tabelle führen will, importiert eine bestehende Excel-Datei. Vectoryon nennt keine Pauschale für die Einrichtung. Die Spanne zwischen einem Betrieb mit gepflegtem SharePoint und einem mit verteilten Laufwerken ist zu gross für eine ehrliche Zahl. Die Lizenzen für Vertec, MOCO, Bexio oder Abacus laufen unverändert weiter. Vectoryon ersetzt keines dieser Systeme.
Wo die Grenzen liegen
Der Assistent versendet keine Offerte und keinen Bericht. Er erstellt Entwürfe. Alles, was den Betrieb verlässt, geht über eine Freigabe durch einen Menschen. Positionen ohne hinterlegten Ansatz bleiben ohne Betrag und werden markiert.
Stunden in Vertec, MOCO, Bexio oder Abacus bucht er nicht. Er schlägt vor, was in der Zeiterfassung fehlt. Die Entscheidung, ob ein Vorgang verrechenbar ist, bleibt bei der Person. Fakturierung, Mahnwesen und Projektcontrolling bleiben in der bestehenden Software. Ob diese Systeme oder ein Ticketsystem angebunden werden können, prüfen wir vor dem Start. Ohne Anbindung kommen Stundenstände und Ticketlisten als Export.
Fachberatung ersetzt er nicht. Ob die Zeiterfassung des Betriebs Art. 73b der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz erfüllt, ob ein Rahmenvertrag rechtlich hält, ob eine Personalverleih-Meldung vollständig ist: Das beurteilt die zuständige Person oder der Treuhänder. Der Assistent findet die Stelle im Dokument und zitiert sie. Er legt sie nicht aus.
Wissen, das nie aufgeschrieben wurde, kann er nicht wiederherstellen. Was eine Person im Kopf hatte und weder in Mails noch in Dokumenten steht, ist mit ihrem Abgang weg. Vectoryon hält fest, was in Daten existiert.
Bei schlechten Scans garantiert er keine Erkennungsgenauigkeit. Ein fotografierter Vertrag mit unleserlichen Fristen liefert unsichere Werte. Solche Werte werden markiert und müssen geprüft werden.
Häufige Fragen
Für welche Dienstleistungsbetriebe eignet sich Vectoryon?
Für projektbasierte Betriebe, die Stunden verrechnen: Beratung, Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros, Personalvermittlung. Je mehr Offerten, Berichte und Verträge anfallen, desto grösser der Nutzen. Wer es am eigenen Fall sehen will, bucht eine Demo.
Ersetzt Vectoryon Vertec, MOCO oder Bexio?
Nein. Zeiterfassung für die Fakturierung, Rechnungen und Projektcontrolling bleiben dort. Vectoryon arbeitet daneben mit Postfach, Ablage und Vorlagen. Stundenstände liest es aus einem hochgeladenen Export.
Findet der Assistent Stunden, die wir vergessen haben zu erfassen?
Er listet die Kundenkontakte des Tages aus Mails, Kalender und Teams und stellt sie den erfassten Zeiten gegenüber. Ob ein Vorgang verrechenbar ist, entscheidet die Person. Der Assistent trägt nichts selbst ein.
Rechnet der Assistent mit unseren eigenen Ansätzen?
Ja. Die Tariftabelle wird im Tabellen-Modul hinterlegt und ist die Grundlage jeder Offerte. Ohne hinterlegten Ansatz bleibt eine Position ohne Betrag und wird markiert.
Was passiert mit dem Wissen, wenn jemand kündigt?
Die Korrespondenz und die Dokumente dieser Person bleiben durchsuchbar. Die Nachfolge fragt in normaler Sprache nach dem Stand eines Kunden und bekommt die Antwort mit Fundstelle. Was nie aufgeschrieben wurde, kann der Assistent nicht ersetzen.
Wo liegen unsere Kundendaten und wer sieht sie?
Gespeichert in Zürich, verarbeitet nach revDSG. Welche Sprachmodelle laufen, wird pro Firma freigeschaltet; wer nur Modelle in der Schweiz will, bekommt nur diese. Postfächer sind per OAuth angebunden, den Zugriff kann der Betrieb jederzeit entziehen. Jede Aktion des Assistenten ist protokolliert.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
Vectoryon in deinem Dienstleistungsbetrieb ansehen
Daten in der Schweiz gehostet, Verarbeitung nach revDSG.