Vectoryon für Gemeinden und Verwaltungen
KI für Gemeinden, Kantone und Verwaltungen
Antworten auf Mails entwerfen, Termine vorschlagen, Unterlagen zusammenfassen, Protokolle entwerfen. Entscheide, Verfügungen und Unterschriften bleiben bei den zuständigen Personen.
KI in Rechenzentren in der Schweiz, Rechte pro Person, jede Nachricht nach aussen mit Freigabe
KI in der öffentlichen Verwaltung heisst bei Vectoryon: ein Assistent, der Mails, Sitzungsunterlagen und Dokumente einer Gemeinde oder eines Amts liest, zusammenfasst und Entwürfe vorbereitet, während Entscheid und Unterschrift bei den Mitarbeitenden bleiben. Vectoryon ist ein KI-Workspace für Schweizer Organisationen ab CHF 49 pro Person und Monat. Die KI läuft ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz, die Geschäftsdaten bleiben in der Schweiz. Welche Sprachmodelle zur Verfügung stehen, gibt jede Organisation selbst frei.
Verwaltungs-Assistent
Liest Mails und Sitzungsunterlagen, fasst sie zusammen, schlägt Termine vor und entwirft Antworten und Protokolle aus den Vorlagen der Verwaltung
Zusammenfassung pro Geschäft, Terminvorschlag im Kalender, Entwurf zur Freigabe
- 1.Die Unterlagen zur nächsten Sitzung der Baukommission lesen und pro Traktandum zusammenfassen
- 2.Aus den Notizen der letzten Sitzung einen Protokoll-Entwurf in der Vorlage der Gemeinde erstellen
- 3.Die Anfrage einer Einwohnerin beantworten, als Entwurf aus der Antwortvorlage
- 4.Die Sachbearbeiterin prüft Protokoll und Antwort und gibt frei
- 5.Erst nach der Freigabe geht die Mail hinaus
KI in der Verwaltung: was der Assistent in Gemeinde, Kanton und Amt übernimmt
Die erste Arbeit ist das Postfach. Anfragen von Einwohnerinnen, Unternehmen und anderen Ämtern kommen per Mail. Der KI-Assistent von Vectoryon liest die Nachricht, fasst das Anliegen zusammen und entwirft eine Antwort aus den Vorlagen der Verwaltung. Die zuständige Person liest, ändert und gibt frei. Erst dann geht die Antwort hinaus.
Die zweite Arbeit sind Sitzungsunterlagen. Vor einer Sitzung des Gemeinderats oder einer Kommission liegen Anträge, Berichte und Stellungnahmen als PDF bereit. Der Assistent fasst die Unterlagen pro Traktandum zusammen, mit Verweis auf das Dokument und die Seite, aus der jede Angabe stammt.
Die dritte Arbeit ist das Sitzungsprotokoll. Aus den Notizen einer Sitzung entsteht ein Protokoll-Entwurf in der Vorlage der Verwaltung, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Die Protokollführerin prüft den Entwurf und ergänzt, was in den Notizen fehlt. Das genehmigte Protokoll bleibt Sache des Gremiums.
Die vierte Arbeit ist der Kalender. Der Assistent schlägt Termine für Besprechungen und Sitzungen im Outlook-Kalender der zuständigen Person vor und stellt vor der nächsten Sitzung die offenen Punkte zusammen.
Die fünfte Arbeit ist die Suche in eigenen Unterlagen. Wer wissen will, welches Reglement die Gemeinde für die Benützung der Mehrzweckhalle hinterlegt hat, fragt in normaler Sprache und bekommt die Antwort mit Verweis auf das Dokument.
Der Assistent darf nur, was die jeweilige Person in Microsoft 365 darf. Jeder Schritt wird protokolliert: welches Dokument gelesen, welcher Entwurf erstellt, wer freigegeben hat.
Datenort, Amtsgeheimnis und Auftragsbearbeitung bei Vectoryon
Mitglieder einer Behörde und Beamte unterstehen dem Amtsgeheimnis nach Artikel 320 des Strafgesetzbuches. Für Bundesorgane und Private regelt das Datenschutzgesetz die Bearbeitung von Personendaten, Artikel 9 die Bearbeitung durch einen Auftragsbearbeiter. Für Gemeinden und Kantone gilt das kantonale Recht über Information und Datenschutz, in mehreren Kantonen als IDG bezeichnet. Wer Akten einer Verwaltung in einen frei zugänglichen Chatdienst lädt, gibt sie an einen Dritten weiter, ohne Vertrag und meist ohne zu wissen, wo sie verarbeitet werden.
Bei Vectoryon läuft die KI ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz. Die Geschäftsdaten bleiben in der Schweiz. In der EU laufen nur das Hosting dieser Website, die Besucherstatistik der Website und die Websuche. Welche Sprachmodelle zur Verfügung stehen, gibt jede Organisation selbst frei. Auf Anfrage schliesst Vectoryon Vereinbarungen zu Geheimhaltung und Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG ab. Die Liste der Dienstleister steht in der Datenschutzerklärung.
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass das geltende Datenschutzgesetz direkt auf KI anwendbar ist, sobald Personendaten bearbeitet werden. Ob eine Behörde einen externen Dienst einsetzen darf und unter welchen Bedingungen, beurteilt sie nach ihrem eigenen Recht und mit ihrer Datenschutzstelle. Die Verantwortung gegenüber den Einwohnerinnen und Einwohnern bleibt bei der Verwaltung. Mehr zur Rechtslage steht unter Künstliche Intelligenz in der Schweiz.
ChatGPT in der Verwaltung, Gemeindesoftware und ein KI-Workspace
Viele Mitarbeitende einer Verwaltung haben ChatGPT oder einen ähnlichen Dienst schon für einen Brief oder eine Zusammenfassung ausprobiert. Für Texte ohne Personendaten geht das. Sobald eine Anfrage einen Namen, eine Adresse oder einen Sachverhalt aus einem Dossier enthält, fehlen bei einem privaten Konto der Vertrag zur Auftragsbearbeitung und die Kontrolle über den Datenort. Mehr dazu steht unter ChatGPT und Datenschutz.
Gemeindesoftware ist etwas anderes. Sie führt die Fachverfahren: Einwohnerkontrolle, Steuern, Finanzen, Bauverwaltung, Geschäftsverwaltung. Vectoryon ersetzt keines dieser Programme und greift nicht in sie ein.
Vectoryon arbeitet daneben, auf Mail, Kalender und Dokumenten aus Microsoft 365 und auf hochgeladenen Unterlagen. Der Assistent bereitet die Büroarbeit rund um ein Geschäft vor: Antworten, Zusammenfassungen, Protokolle, Termine. Ein typischer Einsatz: Am Morgen fasst der Assistent die neuen Eingänge im Postfach einer Abteilung zusammen und listet, was eine Antwort braucht. Wie ein KI-Agent mit Werkzeugen arbeitet, steht unter KI-Agenten.
Integrationen
Outlook
Anfragen und Korrespondenz im Postfach über die Graph-Schnittstelle
Kalender
Sitzungen und Termine im Outlook-Kalender der zuständigen Person
Vorlagen
Protokolle, Antwortschreiben und Aktennotizen aus den Vorlagen der Verwaltung
Woher die Daten kommen
Der Assistent arbeitet auf drei Quellen. Die erste ist Microsoft 365: Outlook, Kalender, OneDrive und SharePoint werden über die Graph-Schnittstelle angebunden. Der Zugriff läuft über OAuth und lässt sich jederzeit entziehen. Die zweite sind hochgeladene Dokumente, als PDF, Word oder Excel. Die dritte sind die Vorlagen der Verwaltung.
Was nicht angebunden ist, sieht der Assistent nicht. Daten aus der Gemeindesoftware gelangen nur in den Workspace, wenn jemand sie exportiert oder hochlädt. Jede Aktion ist protokolliert.
Was es kostet
Der Vectoryon Workspace kostet ab CHF 49 pro Person und Monat. Darin enthalten sind der Assistent, die Vorlagen, die Tabellen, die Automationen und die Anbindung an Microsoft 365. Die aktuellen Stufen stehen unter Preise.
Dazu kommt die Einrichtung: Vorlagen hinterlegen, Ablage anbinden, Rechte pro Person festlegen. Wir nennen keine Pauschale und keine Zeitersparnis, weil die Spanne zwischen einer kleinen Gemeinde und einem kantonalen Amt zu gross ist.
Wo die Grenzen liegen
Vectoryon erlässt keine Verfügungen und trifft keine Entscheide. Der Assistent fasst zusammen und entwirft. Jeder Entscheid, jede Verfügung und jede Unterschrift liegt bei der zuständigen Person oder Behörde.
Vectoryon ersetzt keine Fachanwendung. Einwohnerkontrolle, Steuern, Finanzen und Geschäftsverwaltung bleiben in den Programmen, die dafür bestehen.
Ein Sprachmodell kann sich irren. Darum zeigt jede Angabe ihre Quelle, und jede Nachricht an Einwohnerinnen, Unternehmen oder andere Behörden geht über eine Freigabe durch einen Menschen.
Beschaffung und Ausschreibung sind nicht Thema dieser Seite. Ob die eigene Organisation einen Dienst wie Vectoryon einsetzen darf, klärt sie nach ihrem Recht.
Häufige Fragen
Darf eine Gemeinde ChatGPT nutzen?
Für Texte ohne Personendaten ja. Mit einem privaten oder kostenlosen Konto fehlen für Akten mit Personendaten der Vertrag zur Auftragsbearbeitung und die Kontrolle über den Datenort. Was im Einzelfall gilt, regelt das kantonale Recht.
Wo läuft die KI von Vectoryon?
Ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz. Die Geschäftsdaten bleiben in der Schweiz. In der EU laufen nur das Hosting der Website, die Besucherstatistik der Website und die Websuche.
Unterzeichnet Vectoryon eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Auf Anfrage schliesst Vectoryon Vereinbarungen zu Geheimhaltung und Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG ab.
Erstellt der Assistent Sitzungsprotokolle?
Aus Notizen entsteht ein Protokoll-Entwurf in der Vorlage der Verwaltung, mit Beschlüssen, Verantwortlichen und offenen Punkten. Die Protokollführung prüft und ergänzt.
Ersetzt Vectoryon unsere Gemeindesoftware?
Nein. Einwohnerkontrolle, Steuern, Finanzen und Geschäftsverwaltung bleiben in der Fachanwendung. Vectoryon arbeitet daneben, mit Mail, Kalender und Dokumenten.
Sieht jede Person alle Dossiers?
Nein. Der Assistent arbeitet mit den Rechten der jeweiligen Person. Was sie in Microsoft 365 nicht öffnen darf, sieht auch der Assistent nicht.
Quellen
Die Zahlen auf dieser Seite stammen aus diesen Quellen.
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