Prozesslandkarte erstellen

Sie zeigt, welche Prozesse es gibt und wie sie zusammenhängen, aber nicht jeden einzelnen Schritt. In Vectoryon Process ist die Prozesslandkarte das Prozesshaus: Jede Kachel ist eine Ebene, darunter liegen bis zu drei Stufen von Unterebenen und darin die Prozesse mit ihren Schritten. Aus jedem Prozess erzeugt Process sechs Arten von Dokumenten, von der Prozessbeschreibung bis zum ISO-Nachweis. Diese Seite erklärt den Aufbau einer Prozesslandkarte an einem Beispiel aus dem Handwerk, zeigt in fünf Schritten, wie du deine eigene Prozesslandkarte erstellst, und gibt dir eine Vorlage zum Übernehmen. Danach siehst du an Bildern aus der App, wie das in Vectoryon Process aussieht, und was Process nicht kann.

Aufbau einer Prozesslandkarte: Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse

Fast jede Prozesslandkarte teilt die Abläufe in drei Gruppen. Die Einteilung ist keine Norm, aber sie hat sich durchgesetzt, weil sie eine einfache Frage beantwortet: Bringt dieser Prozess Geld vom Kunden, steuert er den Betrieb, oder hält er die anderen am Laufen? Die Eidgenössische Hochschule für Berufsbildung zum Beispiel ordnet ihre Prozesslandkarte genau so in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse.

Die Kernprozesse stehen in der Mitte, meist als Pfeil von links nach rechts: Der Kunde kommt links mit einem Bedürfnis herein und geht rechts mit einer Leistung hinaus. Die Managementprozesse liegen darüber, die Unterstützungsprozesse darunter. Wer die Prozesslandkarte liest, sieht so in zehn Sekunden, womit der Betrieb sein Geld verdient.

Ebenen einer Prozesslandkarte: Landkarte, Prozess, Schritt

Eine Prozesslandkarte allein beschreibt noch keinen Ablauf. Sie ist die oberste von drei Ebenen. Auf der ersten Ebene stehen die Prozessgruppen und Hauptprozesse, etwa «Auftrag bis Rechnung». Auf der zweiten Ebene steht jeder Prozess als Ablauf mit Start, Schritten, Entscheidungen und Ende. Auf der dritten Ebene steht, was in einem Schritt genau passiert: wer ihn macht, in welchem System und mit welchem Dokument.

Viele Prozesslandkarten scheitern daran, dass sie die Ebenen mischen. Steht «Rechnung im ERP erfassen» neben «Strategie», ist die Karte zu fein für die Übersicht und zu grob für die Arbeit. Faustregel: Auf die Prozesslandkarte gehören 8 bis 20 Kästchen. Was darunter liegt, gehört in den einzelnen Prozess.

Prozesslandkarte Beispiel: ein Sanitärbetrieb mit zwölf Leuten

Das Beispiel ist erfunden, damit es konkret wird: ein Sanitärbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden, zwei Lehrlingen und einem Büro mit anderthalb Stellen. Er macht Neubauten, Umbauten und einen Pikettdienst für Notfälle. Die Prozesslandkarte dieses Betriebs passt auf eine A4-Seite.

Auffällig ist der Pikettdienst. Er ist ein eigener Kernprozess, weil er anders abläuft als ein normaler Auftrag: kein Angebot, sofortiger Einsatz, Rechnung nach Rapport. Wer ihn unter «Auftrag ausführen» versteckt, sieht nie, wie viele Notfälle pro Monat anfallen und wer sie trägt.

Prozesslandkarte erstellen in 5 Schritten

Schritt 1: Leistungen aufschreiben. Notiere, was deine Kunden bei dir kaufen, in ihren Worten. Ein Sanitärbetrieb verkauft nicht «Installationen», sondern «neues Bad», «Heizung ersetzen» und «Rohrbruch am Sonntag». Jede Leistung, die anders abläuft, wird ein Kernprozess.

Schritt 2: Kernprozesse von Anfang bis Ende benennen. Für jeden Kernprozess legst du fest, womit er beginnt und womit er endet, etwa «Anfrage kommt an» bis «Rechnung bezahlt». Benenne Prozesse mit Substantiv und Verb, damit klar ist, dass etwas passiert.

Schritt 3: Führung und Unterstützung ergänzen. Frag: Was muss da sein, damit die Kernprozesse laufen? So findest du Einkauf, Personal und Buchhaltung. Was den Betrieb steuert, kommt in die Führung. Bleib bei 8 bis 20 Prozessen.

Schritt 4: Mit den Leuten prüfen, die die Arbeit machen. Zeig die Prozesslandkarte dem Büro und zwei Leuten von der Baustelle. Fragen: Fehlt etwas? Gibt es einen Ablauf, den nur eine Person kennt? Genau diese Prozesse beschreibst du zuerst im Detail.

Schritt 5: Verantwortliche und Prüftermin festlegen. Jeder Prozess bekommt eine Person, die ihn aktuell hält, und einen Termin, an dem ihr ihn wieder anschaut, zum Beispiel jährlich. Eine Prozesslandkarte ohne Prüftermin stimmt nach einem Jahr nicht mehr.

Ehrlich gesagt: Die Prozesslandkarte selbst ist in einem halben Tag gemacht. Die Arbeit liegt in den Prozessen darunter. Fang mit einem Kernprozess an, der oft vorkommt und bei dem es heute hakt, und nicht mit allen gleichzeitig.

So erstellst du eine Prozesslandkarte in Vectoryon Process

In Vectoryon Process ist die Prozesslandkarte das Prozesshaus. Jede Hauptebene ist eine Kachel. Mit einer Fläche fasst du Kacheln zusammen und beschriftest sie, zum Beispiel mit Führung, Kern und Unterstützung. Die Namen sind frei. Zusätzlich ordnest du jeden Prozess in seinem Steckbrief als Führung, Kern oder Unterstützung ein. Kacheln und Flächen ziehst du mit der Maus an ihren Platz.

Auf jeder Kachel steht, wer für die Ebene verantwortlich ist, wie viele Prozesse darin vollständig beschrieben und wie viele freigegeben sind, und wann die nächste Prüfung fällig ist. So zeigt die Prozesslandkarte gleich, wo die Dokumentation noch Lücken hat.

Ein Doppelklick öffnet die Ebene. Darunter legst du bis zu drei Stufen von Unterebenen an und darin die Prozesse. Der Navigator oben zeigt den Pfad von der Prozesslandkarte bis zum offenen Prozess. Jeder Prozess ist eine Karte mit Start, Schritten, Entscheidungen und Ende. Jeder Schritt bekommt eine Rolle und das System, in dem er läuft.

Aus einem Prozess erzeugt Process sechs Dokumente: Prozessbeschreibung, Rollenbeschreibung, Aufgabenbeschreibung, Schulungsdoku, ISO-Nachweis und Risiko-Kontroll-Matrix. Jede Version durchläuft Entwurf, Freigabe und Aktivierung, und wer geprüft und freigegeben hat, bleibt sichtbar. Prozesse aus BPMN-Dateien importierst du, und du exportierst sie wieder als BPMN. Wie Process als Säule von Vectoryon arbeitet, steht auf der Seite Process.

Prozesslandkarte Vorlage zum Übernehmen

Diese Vorlage passt für die meisten Dienstleister und Handwerksbetriebe mit 5 bis 50 Leuten. Streich, was es bei dir nicht gibt, und benenne die Kernprozesse nach deinen Leistungen. Die Vorlage ist bewusst kurz: 14 Prozesse in drei Gruppen.

Wo sind die Grenzen?

• Vectoryon Process ersetzt kein Audit und keine Zertifizierung. Process erzeugt den ISO-Nachweis als Dokument, das Audit macht eine Zertifizierungsstelle.
• Process zeichnet die drei Gruppen nicht von selbst ins Prozesshaus. Den Prozesstyp wählst du pro Prozess, die Flächen im Prozesshaus legst du selbst an.
• Unterebenen gehen bis zu drei Stufen tief. Tiefere Gliederungen bildest du mit Teilprozessen innerhalb eines Prozesses ab.
• Process macht kein Process Mining. Die Karte zeigt, wie der Ablauf sein soll, und misst nicht aus Logdaten, wie er tatsächlich lief.
• Process führt nichts aus. Ein Schritt kann auf eine Automation verweisen, ausgeführt wird sie in Automations.
• Process schreibt die Prozesslandkarte nicht für dich. Welche Prozesse es gibt, wissen die Leute in deinem Betrieb.