Prozess­automatisierung im KMU

Typische Abläufe sind Belege einsammeln, Offerten nachfassen oder Anfragen zuordnen. Diese Seite erklärt die Begriffe, die Unterschiede zwischen RPA und KI-Automationen und wie ein KMU mit dem ersten Ablauf beginnt. Die Angaben zu Vectoryon beschreiben den Stand der App vom 15. Oktober 2026, wie im Vergleich n8n Alternative dokumentiert. Was Automations als Ganzes tut, steht auf der Seite Automations, die Beschreibung von Abläufen auf der Seite Process.

Was ist Prozessautomatisierung im KMU?

Prozessautomatisierung im KMU bedeutet, einen Ablauf, der heute von Hand und immer gleich läuft, an ein System zu übergeben. Das System startet zu einer festen Zeit oder bei einem Ereignis, holt Daten, verarbeitet sie und legt das Ergebnis ab oder schickt es weiter.

Im KMU sind die Abläufe meist klein und zahlreich. Eine Treuhandfirma sammelt jeden Monat Belege, ein Handwerksbetrieb fasst Offerten nach, ein Büro sortiert eingehende Mails nach Projekt. Jeder dieser Abläufe kostet pro Mal nur wenige Minuten, aber er kommt jede Woche wieder.

Wichtig ist die Reihenfolge. Zuerst wird der Ablauf beschrieben: wer macht was, mit welchem System, wo entscheidet ein Mensch. Erst danach wird automatisiert. Ein Ablauf, den niemand beschreiben kann, lässt sich auch nicht verlässlich automatisieren.

Was unterscheidet RPA von KI-Automationen?

RPA steht für Robotic Process Automation. Ein Software-Roboter bedient dabei Programme so, wie ein Mensch es tun würde: Er klickt in Masken, kopiert Werte von einem Fenster ins andere und füllt Formulare aus. RPA eignet sich für alte Systeme ohne Schnittstelle. Ändert sich eine Maske, muss der Roboter angepasst werden.

Eine klassische Automation arbeitet über Schnittstellen. Statt Bildschirme zu bedienen, liest sie Daten direkt aus dem System, etwa Mails über die Microsoft-Graph-Schnittstelle. Das ist robuster als RPA, setzt aber voraus, dass das System eine Schnittstelle hat.

Eine KI-Automation ergänzt die festen Regeln um Schritte, die Sprache verstehen. Ein KI-Schritt liest eine Mail und entscheidet, ob sie eine Offertanfrage ist. Er zieht Beträge aus einem Beleg oder entwirft eine Antwort. Wo früher eine Regel für jeden Sonderfall nötig war, reicht eine Anweisung in normaler Sprache. Weil KI-Schritte sich irren können, gehört vor jede Wirkung nach aussen eine Prüfung durch einen Menschen.

Welche Abläufe lassen sich mit Vectoryon automatisieren?

Vectoryon Automations führt Abläufe aus, die mit Microsoft 365, Dateien, Tabellen und den Vectoryon-Modulen arbeiten. Dafür gibt es 37 System-Bausteine, vor allem für Outlook, Kalender, Teams, SharePoint und OneDrive.

Ein Ablauf startet über einen von sechs Auslösern: Zeitplan, Tabellen-Trigger, Webhook, Website-Formular, Website Agents oder Start durch einen anderen Workflow. Fluss-Bausteine wie Wenn, Verzweigung, Schleife und Warten steuern den Weg.

Der Baustein «KI-Agent» bekommt eine Anweisung, eine Auswahl an Werkzeugen und Grenzen für Runden, Kosten und Zeit. Der Baustein «Freigabe» hält den Lauf an: Eine verantwortliche Person bekommt die Anfrage in der App oder per E-Mail und entscheidet. Die Ausgänge sind freigegeben, abgelehnt, nochmals prüfen und Frist abgelaufen.

Ein Beispiel aus dem Canvas: täglich um 08:00 den Posteingang durchsuchen, der KI-Agent entwirft Nachfass-Mails zu offenen Offerten, ein Mensch gibt frei, dann geht die Mail raus.

Wie beginnt ein KMU mit dem ersten Ablauf?

Schritt 1: Einen Ablauf wählen, der oft vorkommt, klar abgegrenzt ist und bei einem Fehler keinen grossen Schaden anrichtet. Belege einsammeln ist ein besserer Start als Zahlungen auslösen.

Schritt 2: Den Ablauf in Process beschreiben, mit Rollen und Schritten. Ein Prozessschritt kann später auf die Automation zeigen, die ihn ausführt. So bleibt sichtbar, welcher Teil automatisch läuft.

Schritt 3: Den Auslöser wählen und die Bausteine im Canvas verbinden. Vor jeden Schritt, der nach aussen wirkt, kommt eine Freigabe.

Schritt 4: Im Test-Modus prüfen und erst danach live schalten. Im Canvas zeigt der Weg Test, Live, Gesperrt, in welchem Zustand eine Version ist.

Wo sind die Grenzen?

• Kein RPA. Vectoryon bedient keine Bildschirmmasken, nur Systeme mit Schnittstelle.
• Kein freier HTTP-Baustein. Eine beliebige API lässt sich heute nicht direkt aus dem Canvas aufrufen, nur über einen Webhook-Auslöser von aussen.
• Schwerpunkt Microsoft 365. Die 37 System-Bausteine decken vor allem Outlook, Kalender, Teams, SharePoint und OneDrive ab.
• Kein Selbst-Hosting. Vectoryon läuft nur als Dienst.
• KI-Schritte können sich irren. Darum gehört vor jede Wirkung nach aussen eine Freigabe durch einen Menschen.