Tabellen transformieren beim Systemwechsel

Wer ein ERP oder ein CRM wechselt, rechnet mit Aufwand für Schulung, Einrichtung und Prozesse. Was regelmässig unterschätzt wird, ist der Teil dazwischen: die Daten aus dem alten System so umzuformen, dass sie im neuen gültig sind.

Die Zahlen dazu sind unangenehm eindeutig. Dem Bloor Group zufolge überziehen über 80 Prozent der Datenmigrationen Zeit oder Budget, im Mittel 30 Prozent bei den Kosten und 41 Prozent bei der Dauer. Gartner erwartet, dass bis 2027 mehr als 70 Prozent der neu eingeführten ERP-Vorhaben ihre ursprünglichen Ziele verfehlen, bis zu 25 Prozent davon schwerwiegend.

Interessant ist, woran es nicht liegt. Nicht an der Datenmenge. Ein Kundenstamm mit 14'000 Einträgen ist für jede Datenbank eine Kleinigkeit.

Die Schleife, die niemand einplant

Eine Datenmigration ist kein einzelner Durchgang. Vier bis sechs Probeläufe sind üblich, und dafür gibt es einen guten Grund: Der Zustand der Altdaten ist vorher nicht bekannt. Er wird erst sichtbar, wenn das Zielsystem die Datei ablehnt.

Der Ablauf sieht in fast jedem Projekt gleich aus. Export aus dem Altsystem. Umformung in Excel. Import ins Zielsystem. Fehlermeldung. Zurück zu Excel. Und weil der Export beim nächsten Durchgang neu gezogen wird, passt die Formelmappe nicht mehr richtig, und jemand baut sie halb neu auf.

Panorama Consulting beschreibt die wiederkehrenden Ursachen: doppelte Datensätze, veraltete Produktcodes, Einträge zu Kunden und Mitarbeitenden ohne aktuellen Bezug, und wichtige Angaben, die nur in einer Excel-Datei stehen und nicht im führenden System. Die Wurzel ist fast immer dieselbe: Abteilungen pflegen eigene Fassungen derselben Angaben, die sich in Kleinigkeiten unterscheiden, etwa in der Schreibweise einer Adresse.

Warum Excel hier das falsche Werkzeug ist

Excel kann alles, was eine Umformung braucht. Das ist nicht das Problem. Das Problem sind zwei Eigenschaften, die im Alltag nützlich und in einer Migration gefährlich sind.

Die erste: Excel warnt nicht. Eine Formel, die auf 12'000 Zeilen läuft und bei 400 davon #WERT! schreibt, sieht auf dem Bildschirm aus wie die anderen 11'600. Der Fehler fällt beim Import auf, drei Arbeitsschritte später, und dann ist unklar, welche Regel ihn erzeugt hat.

Die zweite: Excel vergisst. Eine Formelmappe hält fest, was gerechnet wird, aber nicht, warum. Nach dem dritten Probelauf weiss niemand mehr, ob die Spalte Art-Nr absichtlich gekürzt wurde oder ob das ein Versehen aus Durchgang eins war.

Beides zusammen macht die Schleife teuer. Nicht der einzelne Durchgang, sondern die Tatsache, dass jeder Durchgang halb von vorn beginnt.

Was sich abkürzen lässt und was nicht

Eine Unterscheidung vorweg, weil sie in Werbeversprechen regelmässig verwischt wird. Eine Migration hat zwei Teile: Entscheidungen und Ausführung.

Ein Beispiel aus dem Artikelstamm. Im Altsystem heisst eine Spalte Art-Nr und enthält Werte wie A-1024. Im Zielsystem heisst sie sku und erlaubt nur Zahlen. Ob daraus die Zahl 1024 wird oder ob das A als eigene Spalte erhalten bleibt, ist eine Entscheidung. Die trifft die Person aus dem Einkauf, und kein Werkzeug der Welt nimmt ihr das ab.

Was danach kommt, ist Ausführung: die Regel auf 12'000 Zeilen anwenden, prüfen wie viele durchlaufen, den nächsten Durchgang starten. Dieser Teil ist mechanisch, und genau dieser Teil frisst die Projektzeit.

Drei Dinge, die den Unterschied machen

Erstens: eine Vorschau vor dem Schreiben. Wenn ein Spaltentyp umgewandelt wird, gehört vorher auf den Tisch, wie viele Zeilen sauber durchlaufen und welche nicht. Diese eine Zahl verhindert den häufigsten Fehler, nämlich eine Umwandlung, die stillschweigend Daten beschädigt.

Zweitens: Abfragen statt Formeln für die Prüffragen. Wie viele Zeilen haben kein Pflichtfeld? Wie viele Dubletten gibt es auf der Kundennummer? Stimmt die Summe der offenen Posten? Das sind Fragen, keine Rechnungen. Sie in normaler Sprache stellen zu können, statt eine ZÄHLENWENNS-Formel zu bauen, spart bei jedem Probelauf eine Stunde.

Drittens: die Umformung wiederholbar halten. Wenn der nächste Export dieselben Schritte automatisch durchläuft, fällt der teuerste Teil der Schleife weg. Nicht die Umformung selbst, sondern ihr Wiederaufbau.

Bei Vectoryon liegt eine Exportdatei nach dem Einlesen als Tabelle mit erkanntem Spaltenschema vor. Der Typwechsel einer Spalte zeigt eine Vorschau und schreibt erst nach Bestätigung. Abfragen laufen in normaler Sprache. Wiederkehrende Schritte lassen sich als Automation hinterlegen, die bei einer Zeilenänderung startet. Jeder Schritt wird protokolliert, damit im Abgleich nachvollziehbar bleibt, welche Regel welchen Wert erzeugt hat.

Was das nicht ist

Vectoryon ist kein ERP und kein CRM. Es gibt keine direkte Anbindung an Abacus, SAP, Bexio oder Dynamics, und wir behaupten das auch nicht. Der Weg führt über die Exportdatei des Altsystems und die Importschnittstelle des Zielsystems.

Das ist weniger Nachteil, als es klingt. Der Export ist ohnehin der erste Schritt jedes Migrationsprojekts, weil er den einzigen belastbaren Blick auf den echten Datenzustand gibt. Eine Systemkopplung spart einen Klick und verbirgt dafür, was tatsächlich übertragen wird.

Auch der Abgleich nach dem Laden gehört ins Zielsystem. Ein Werkzeug kann zeigen, welche Werte es geschrieben hat. Was das ERP beim Import daraus gemacht hat, ob es gerundet, abgeschnitten oder abgewiesen hat, beantwortet nur das ERP selbst.

Und die fachliche Zuordnung Feld für Feld bleibt beim Betrieb oder seinem Einführungspartner. Ein Werkzeug führt eine Regel aus. Welche Regel richtig ist, weiss es nicht.

Was wir bewusst nicht behaupten

Sie finden auf dieser Seite keinen Einsparfaktor. Solche Zahlen kursieren reichlich im Migrationsumfeld und sind fast immer aus einem einzelnen Fall hochgerechnet.

Wer eine belastbare Zahl für den eigenen Fall will, nimmt einen echten Export aus dem Altsystem und misst einen Durchgang. Das dauert einen Nachmittag und sagt mehr als jede Broschüre.

Die Grundlagen zum Ablauf stehen unter Datenmigration. Die beiden häufigsten Fälle sind getrennt beschrieben: Datenmigration im ERP-Projekt und Datenmigration im CRM-Projekt.

Quellen

• Gartner, «What IT Leaders Must Do to Avoid Disappointing ERP Initiatives», 2024: bis 2027 verfehlen über 70 Prozent der neu eingeführten ERP-Vorhaben ihre Ziele, bis zu 25 Prozent schwerwiegend.
• Bloor Group, zitiert im Oracle-Whitepaper «Put Your Data First or Your Migration Will Come Last»: über 80 Prozent der Datenmigrationen überziehen Zeit oder Budget, Kosten im Mittel 30 Prozent, Dauer 41 Prozent.
• Panorama Consulting Group, «6 ERP Data Migration Challenges»: Dubletten, veraltete Produktcodes, Einträge ohne aktuellen Bezug, Angaben nur in Excel-Dateien.