KI in der Buchhaltung: Liquidität, Belege und Fragen an bexio

Was macht KI in der Buchhaltung bei Vectoryon konkret?

Vectoryon übernimmt in der Buchhaltung drei Aufgaben. Das Finanzen-Modul im Workspace zeigt Kapitalfluss und Liquidität. Der KI-Agent im Chat beantwortet Fragen zu Rechnungen, Belegen und Kontakten. Automationen schicken Auswertungen zu festen Zeiten in dein Postfach.

Der Kapitalfluss der letzten 12 Monate zählt nur Geld, das tatsächlich auf Bank oder Kasse geflossen ist. Welche Konten dazugehören, wählst du selbst. Gebuchte, aber noch unbezahlte Rechnungen erscheinen dort nicht. Sie gehören in die Liquiditätssicht, die ab heute 90 Tage nach vorne rechnet.

Jeder Beleg trägt in Vectoryon einen von drei Status: erfasst, offen oder bezahlt. Das PDF eines Belegs öffnest du per Klick direkt aus bexio oder Accounto. Vectoryon legt davon keine Kopie ab.

Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung heisst bei Vectoryon damit: lesen, rechnen und vorschlagen. Was in deinen Büchern steht, ändert Vectoryon nicht von selbst.

Woher kommen die Buchhaltungszahlen in Vectoryon?

Die Zahlen stammen aus deiner Buchhaltungssoftware. Vectoryon bindet heute bexio und Accounto an. bexio verbindest du per OAuth. Das heisst: Du meldest dich bei bexio an und erlaubst Vectoryon den Zugriff, ohne dein Passwort weiterzugeben. Dabei legst du pro bexio-Firma fest, ob Vectoryon nur lesen oder auch schreiben darf.

Eine Verbindung gilt für genau eine Firma. Ein Treuhandbüro bindet in Vectoryon mehrere Firmen an und wechselt über einen Firmen-Wähler zwischen ihnen. Die Lese- und Schreibrechte gelten pro Firma.

Namen, Belegnummern und Buchungstexte speichert Vectoryon nicht. Sie kommen bei jedem Laden frisch aus bexio oder Accounto. Gespeichert wird nur deine Ansicht: Einstellungen, Pins und ausgegraute Belege. Die Geschäftsbücher selbst bleiben in deiner Buchhaltung. Für sie gilt die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach Art. 958f OR.

Erfasste Belege zählen mit, auch wenn sie noch nicht freigegeben sind. Eine Lieferantenrechnung, die auf die Freigabe wartet, fehlt deshalb nicht in der Vorschau. Offene Belege sind freigegeben und noch nicht bezahlt. Bezahlte Belege sind erledigt.

Wie entsteht die Liquiditätssicht für 90 Tage in Vectoryon?

Die Liquiditätssicht reicht von heute bis in 90 Tagen und rechnet nur mit echten Zahlen. Vectoryon schätzt in diesem Zeitraum nichts. Jeder Betrag stammt aus einer von drei Quellen, die Tabelle zeigt sie.

Ein Beispiel für eine Bankzahlung ohne Beleg ist die Miete. Sie geht jeden Monat von der Bank ab, eine Rechnung dazu gibt es in der Buchhaltung oft nicht. Vectoryon nimmt pro Konto die Bankzahlungen der letzten 30, 90 oder 360 Tage und lässt sie im gleichen Abstand weiterlaufen.

Termine, die in keiner Buchhaltung als Beleg stehen, trägst du von Hand ein: Datum und Betrag. Der 13. Monatslohn im Dezember ist so ein Fall. Ohne diesen Eintrag würde die Vorschau einen ruhigen Dezember zeigen.

Ab Tag 91 beginnt die Prognose. Dort wählst du pro Kategorie eine Methode: Durchschnitt, letzter Monat, Vorjahr, fester Betrag oder Wachstum in Prozent pro Jahr. Die Prognose rechnet deine Annahme weiter. Die 90 Tage davor beruhen nur auf Belegen, Bankzahlungen und deinen Einträgen.

Beleg aus bexio oder Accounto

Was zähltErfasste und offene Belege

Wann es zähltAm Fälligkeitstag

Bankzahlung ohne Beleg

Was zähltPro Konto die Zahlungen der letzten 30, 90 oder 360 Tage

Wann es zähltIm gleichen Abstand wie bisher

Fester Termin

Was zähltVon Hand eingetragen, etwa der 13. Monatslohn

Wann es zähltAm eingetragenen Datum

Ab Tag 91 rechnet Vectoryon mit der Methode, die du pro Kategorie wählst.

Wie verhindert Vectoryon, dass ein Beleg in der Buchhaltung doppelt zählt?

Eine Zahlung kann zweimal auftauchen. Der Beleg steht in Accounto noch offen, die Bank hat ihn aber schon bezahlt. Dann zählt er einmal als offener Beleg und einmal als Bankzahlung.

Vectoryon erkennt diesen Fall und schlägt vor: «Zahlung in Accounto nicht zugeordnet, passt zu Bankzahlung vom …». Ein Klick auf das Auge graut den Beleg aus. Danach zählt er weder im Kapitalfluss noch in der Liquidität.

In Accounto oder bexio ändert Vectoryon dabei nichts. Die Zahlung ordnest du dort selbst zu, wenn du so weit bist. Der Vorschlag zeigt dir nur, wo die Buchhaltung noch eine offene Stelle hat.

Was macht der KI-Agent von Vectoryon mit der Buchhaltung?

Der KI-Agent im Chat durchsucht bexio nach Kontakten, Rechnungen, Lieferantenrechnungen und Belegen. Er holt das PDF eines Belegs und beantwortet Fragen zu den Zahlen. Eine typische Frage lautet: «Welche Rechnungen sind über 30 Tage überfällig?» Der Agent sucht die Rechnungen in bexio und zeigt sie als Liste.

Schreiben geht im Chat nur mit deiner Bestätigung. Bittest du den Agenten, in bexio einen Kontakt oder eine Rechnung anzulegen, entsteht im Chat ein Entwurf auf einer Karte. Du prüfst ihn und bestätigst mit einem Klick. Dafür braucht die Verbindung zu dieser bexio-Firma Schreibrechte.

In Automationen laufen dieselben Bausteine ohne Rückfrage. Eine Automation baust du im Workflow-Builder. Ein Beispiel: Jeden Montag geht eine Liste der überfälligen Rechnungen in dein Postfach. Der Agent und die Automation nutzen dabei dieselben Werkzeuge, nur die Bestätigung per Karte entfällt.

Wo verarbeitet Vectoryon die Buchhaltungsdaten?

Die Verarbeitung und die KI-Modelle laufen in der Schweiz. Das Modell wählst du pro Firma: Qwen, Kimi, Mistral, GLM oder Apertus. Was die Modelle unterscheidet, steht unter Apertus nutzen. Recht und Datenort ordnet die Seite Künstliche Intelligenz in der Schweiz ein.

Buchhaltungsdaten enthalten oft Personendaten, etwa Namen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Für sie gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG), seit dem 1. September 2023 in Kraft. Es fragt unter anderem, ob Daten ins Ausland bekannt gegeben werden. Bei Vectoryon bleibt die Verarbeitung in der Schweiz.

Was kostet KI in der Buchhaltung bei Vectoryon?

Vectoryon kostet CHF 49 pro Person und Monat. Das Finanzen-Modul ist inklusive, ebenso der KI-Agent und alle Modelle. Die Kosten für dein ganzes Team rechnet die Preisseite aus.

Deine Buchhaltungssoftware brauchst du weiterhin, Vectoryon ersetzt bexio oder Accounto nicht. Wie deine eigenen Zahlen in Vectoryon aussehen, zeigen wir dir in einem 30-Minuten-Call ohne Verpflichtung.

Wo die Grenzen liegen

• Vectoryon bucht nicht. Es kontiert keine Belege und ersetzt keine Buchhaltungssoftware.
• Vectoryon ersetzt keinen Treuhänder. Mehrwertsteuer-Abrechnung, Lohnbuchhaltung und Jahresabschluss gehören nicht zum Umfang.
• Die Liquiditätssicht ist so gut wie die Daten in bexio oder Accounto. Fehlt ein Beleg dort, fehlt er auch hier.
• Angebunden sind heute nur bexio und Accounto. Abacus, Sage und andere Systeme fehlen.
• Die Prognose ab Tag 91 rechnet die Methode weiter, die du wählst. Künftige Ereignisse kennt sie nicht.
• Zur Zeitersparnis nennen wir keine Zahl, weil wir sie nicht gemessen haben.

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