Microsoft 365 Copilot oder eigene KI: was passt für KMU

Was ist Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot verbindet ein Sprachmodell mit den Arbeitsdaten eines Betriebs. Laut Microsoft Learn greift Copilot über Microsoft Graph auf Inhalte zu und stützt Antworten auf Dokumente, Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte der angemeldeten Person. Dazu kommt der Arbeitskontext: die laufende Besprechung, der Mailverlauf zu einem Thema, der Chat der letzten Woche.

Wer wissen will, was Copilot ist, trifft auf drei Stufen, die Microsoft selbst unterscheidet. Microsoft Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Abos ohne Aufpreis enthalten und antwortet vor allem aus dem Web. Firmeninhalte sieht dieser Chat nur, wenn man sie mit der Frage ausdrücklich mitgibt. Die kostenpflichtige Lizenz Microsoft 365 Copilot fügt die Verankerung in den Firmendaten über Microsoft Graph hinzu, dazu Copilot direkt in den Office-Programmen. Copilot Business ist die Lizenz für Betriebe mit Microsoft-365-Business-Plänen.

Microsoft 365 Copilot ist eine Zusatzlizenz, kein eigenes Programm. Die Schweizer Preisseite hält fest: «Eine separate Lizenz für einen berechtigenden Microsoft 365-Plan ist erforderlich.»

Was Copilot in Word, Excel, Outlook und Teams kann

Microsoft Learn listet die Funktionen von Microsoft 365 Copilot pro Programm. In Word entwirft, überarbeitet und fasst Copilot Dokumente zusammen. In Excel analysiert Copilot Daten, leitet Erkenntnisse ab und erstellt Formeln und Diagramme.

In Outlook entwirft Copilot Mails, fasst Mailverläufe zusammen und gibt Hinweise zu Klarheit und Ton. In Teams fasst Copilot Besprechungen zusammen, schreibt sie mit und hält Aufgaben fest. Laut der Schweizer Preisseite gehören zur Lizenz zudem Agenten und eine Suche über die Arbeitsdaten mit über 100 Konnektoren.

Der Unterschied zu einem allgemeinen KI-Chat liegt im Ort der Arbeit. Copilot sitzt in dem Programm, in dem das Dokument schon offen ist. Das Kopieren zwischen Chatfenster und Datei entfällt. Microsoft weist darauf hin, dass sich die Funktionen je nach Konfiguration des Tenants und je nach Lizenz unterscheiden.

Copilot Microsoft 365 Kosten: Lizenzen und Preise in CHF

Microsoft nennt auf microsoft.com/de-ch am 5. Oktober 2026 diese Preise, jeweils pro Person und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Microsoft 365 Copilot kostet CHF 24.30 bei jährlicher Abrechnung oder CHF 25.52 bei monatlicher Zahlung im Jahresabonnement. Dazu braucht jede Person eine Lizenz für einen berechtigten Microsoft-365-Plan, die separat bezahlt wird.

Copilot Business führt Microsoft mit CHF 17.00 bei jährlicher Abrechnung. Als Monatsabonnement mit automatischer Verlängerung nennt die Preisseite CHF 20.40. Copilot Business setzt laut Microsoft Learn einen Business-Plan voraus, etwa Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium.

Ein Rechenbeispiel ohne die Grundlizenz: Zehn Personen mit Microsoft 365 Copilot kosten bei jährlicher Abrechnung CHF 243 pro Monat, also CHF 2’916 im Jahr. Preise ändern sich, massgeblich ist die Preisseite von Microsoft am Tag des Kaufs.

Copilot und Datenschutz: wo Microsoft die Daten verarbeitet

Zum Training schreibt Microsoft auf Microsoft Learn: «Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren’t used to train foundation LLMs, including those used by Microsoft Copilot.»

Zum Ort der Verarbeitung: Für EU-Kunden ist Copilot ein Dienst der EU Data Boundary. Zu dieser Grenze zählt Microsoft die Staaten der EU und der EFTA, ausdrücklich auch die Schweiz, mit Rechenzentren unter anderem in der Schweiz. Für andere Kunden hält Microsoft fest: «Customers outside the EU may have their queries processed in the US, EU, or other regions.» Wie ein Schweizer Tenant eingeordnet ist, klärt der Betrieb schriftlich mit Microsoft oder dem Partner.

Zwei Ausnahmen nennt Microsoft auf derselben Seite. Bei hoher Auslastung können Anfragen an das Sprachmodell in andere Regionen gehen, in denen Kapazität frei ist. Und Modelle von Anthropic als Unterauftragnehmer sind laut Microsoft derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen.

Laut dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ist das Datenschutzgesetz auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar. Die eigene Datenschutzerklärung nennt darum Microsoft als Empfänger und die Zielstaaten.

Graph-Berechtigungen und Oversharing in SharePoint

Microsoft 365 Copilot sieht, was die angemeldete Person sehen darf. Microsoft Learn formuliert es so: «Microsoft Copilot only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions.» Copilot kann nicht auf Daten zugreifen, für die eine Person keine Rechte hat.

Genau darin liegt das Risiko für KMU. In vielen Betrieben sind SharePoint-Seiten, Teams-Kanäle und OneDrive-Ordner über die Jahre breiter freigegeben als beabsichtigt: ein Link für die ganze Organisation, ein Lohnordner in einem allgemeinen Team, ein Kanal mit externen Gästen. Copilot findet es, weil Copilot gezielt über alle lesbaren Inhalte sucht. Microsoft empfiehlt deshalb, die Berechtigungen in SharePoint und den übrigen Diensten sauber zu setzen, auch für Personen ausserhalb der Organisation.

Microsoft nennt dafür Werkzeuge wie Restricted SharePoint Search, SharePoint Advanced Management und Microsoft Purview. Die Freigaben vor dem Start durchsehen muss trotzdem jemand im Betrieb.

Wann Microsoft 365 Copilot passt

Microsoft 365 Copilot passt, wenn drei Dinge zutreffen. Erstens arbeitet das Team den grössten Teil des Tages in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und will die KI genau dort haben. Zweitens sind die Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams aufgeräumt, oder der Betrieb nimmt sich die Zeit dafür. Drittens genügt dem Betrieb die Verarbeitung innerhalb der EU Data Boundary, die neben den EU-Staaten auch die Schweiz umfasst.

Copilot hat Vorteile, die eine Plattform von aussen nicht hat. Die KI ist in die Programme eingebaut, die Rechte kommen aus Microsoft 365, und die Lizenz wird im selben Konto zugewiesen wie die übrigen Microsoft-Lizenzen. Für einen Betrieb, der ohnehin auf Microsoft standardisiert ist, bleibt der Zusatzaufwand klein.

Wann eine eigene KI-Plattform passt

Eine eigene KI-Plattform passt, wenn die Anforderungen eines Betriebs über einen Assistenten in den Office-Programmen hinausgehen. Typisch sind drei Fälle.

Erstens verlangt der Betrieb, dass die KI in der Schweiz rechnet und nicht irgendwo innerhalb der EU Data Boundary, etwa wegen Berufsgeheimnis oder Kundenverträgen. Die EU Data Boundary schliesst die Schweiz ein, garantiert aber keinen Schweizer Rechenort.

Zweitens will der Betrieb festlegen, welche Sprachmodelle zum Einsatz kommen und wo sie laufen.

Drittens geht es um wiederkehrende Abläufe über mehrere Schritte: Belege sammeln, auslesen, in eine Tabelle schreiben, eine Antwort entwerfen. Eine eigene KI-Plattform führt solche Abläufe als Automation aus und legt Schritte mit Wirkung nach aussen einem Menschen zur Freigabe vor.

Vectoryon: KI auf Microsoft 365, gerechnet in der Schweiz

Vectoryon ist ein KI-Workspace für Schweizer KMU, betrieben von der k-innovations GmbH in Bern. Vectoryon arbeitet auf Microsoft 365: Outlook-Postfach, Kalender, OneDrive und SharePoint werden über Microsoft Graph angebunden. Der Betrieb erteilt die Freigabe im eigenen Microsoft-Konto, neue Microsoft-Lizenzen braucht es dafür nicht. Der Assistent sieht nur, was die angemeldete Person selbst sehen darf.

Die KI von Vectoryon läuft ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz. Welche Sprachmodelle zur Verfügung stehen, gibt jede Firma selbst frei. Kundendaten dienen nicht zum Training von KI-Modellen. In der EU laufen nur das Hosting dieser Website, die Besucherstatistik der Website und die Websuche. Die Liste der Dienstleister steht in der Datenschutzerklärung.

Schritte mit Wirkung nach aussen, etwa eine Mail an einen Kunden, bereitet Vectoryon als Entwurf vor, ein Mensch gibt frei. Wiederkehrende Abläufe laufen als Automationen, jeder Schritt wird protokolliert. Vectoryon kostet ab CHF 49 pro Person und Monat, die Stufen stehen unter Preise.

Vectoryon und Microsoft 365 Copilot schliessen sich nicht aus. Beide lesen über Microsoft Graph dieselben Daten. Ein Betrieb kann Copilot für die Arbeit in Word und Excel nutzen und Vectoryon für Abläufe, bei denen die KI in der Schweiz rechnen soll.

Microsoft 365 Copilot und eigene KI-Plattform: die Kriterien

Stand 5. Oktober 2026, Angaben zu Microsoft gemäss Quellenliste. Die Tabelle zeigt Unterschiede, keine Wertung.

Wo diese Seite und Vectoryon an Grenzen kommen

• Vectoryon ersetzt Copilot in der Oberfläche von Word, Excel, PowerPoint und Outlook nicht. Wer die KI direkt im geöffneten Dokument will, braucht Copilot.
• Vectoryon räumt Freigaben in SharePoint nicht auf. Was zu breit freigegeben ist, kann auch Vectoryon mit den Rechten der Person lesen.
• Vectoryon erzeugt keine Bilder und Videos und bietet keine dauerhaft kostenlose Stufe an.
• Die Angaben zu Microsoft geben Microsoft Learn und microsoft.com/de-ch vom 5. Oktober 2026 wieder. Microsoft ändert Namen, Funktionen und Preise laufend, massgeblich ist der eigene Vertrag.
• Diese Seite ist keine Rechtsberatung und klärt nicht, wie Microsoft einen bestimmten Schweizer Tenant einordnet.

Details

Häufige Fragen

Quellen

Die Aussagen zu Microsoft, Preisen und Gesetz stützen sich auf diese Quellen, Stand 5. Oktober 2026.

1. 1Microsoft Learn: Microsoft Copilot overview
2. 2Microsoft Learn: License options for Microsoft Copilot
3. 3Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
4. 4Microsoft Learn: How does Microsoft Copilot work?
5. 5Microsoft Learn: What is the EU Data Boundary?
6. 6Microsoft Schweiz: Preise für Microsoft 365 Copilot
7. 7Microsoft Schweiz: Microsoft 365 Copilot Business
8. 8EDÖB: KI und Datenschutz
9. 9Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 19 (Fedlex)

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• Datenschutzerklärung Alle Auftragsverarbeiter mit Regionen.
• Preise Die aktuellen Stufen ab CHF 49 pro Person und Monat.