KMU und KI: Der Einstieg beginnt bei kleinen Aufgaben

Die Studie «KMU Digital Pulse 2026» von localsearch und der Hochschule Luzern zeigt, wie weit Schweizer KMU beim Einsatz von künstlicher Intelligenz stehen. Laut der Studie setzt erst jedes fünfte KMU, also 21 Prozent, heute KI-Werkzeuge im Marketing ein. Bei Mikrounternehmen mit ein bis neun Beschäftigten sind es 18 Prozent. Vectoryon sieht bei seinen Kunden dasselbe Bild: Die Hürde ist selten das Werkzeug. Es ist die Frage, mit welcher Aufgabe man anfängt.

Was die Studie «KMU Digital Pulse 2026» zeigt

Der «KMU Digital Pulse 2026» ist eine Erhebung von localsearch (Swisscom Directories AG) und der Hochschule Luzern. Das Marktforschungsinstitut intervista befragte dafür vom 13. bis 21. Mai 2026 insgesamt 504 Personen, die in Schweizer KMU für Marketingentscheidungen verantwortlich sind. Die Stichprobe ist nach Sprachregion und Beschäftigtenklasse gewichtet. Das Fachmagazin cmm360 hat die Ergebnisse unter dem Titel «Schweizer KMU sind noch nicht im KI-Zeitalter angekommen» zusammengefasst.

Drei Zahlen aus der Studie fallen auf. Erstens: 44 Prozent der befragten KMU sehen keinen klaren Nutzen oder Bedarf für KI im eigenen Unternehmen. Zweitens: 39 Prozent fehlt eine klare Vorstellung, wie sich KI in die eigene Arbeit einbauen lässt. Drittens: 58 Prozent haben noch nie nachgeschaut, welche Informationen eine KI über ihr Unternehmen ausgibt.

Studienleiter Thomas Wozniak, Professor für Konsumentenverhalten und Technologie an der Hochschule Luzern, fasst es laut cmm360 so zusammen: «Viele KMU erkennen grundsätzlich den Nutzen von KI im Marketing. Für das eigene Unternehmen bleiben Nutzen und Bedarf jedoch häufig schwer greifbar.»

Die Studie misst den Einsatz im Marketing. Die Zahlen sagen also nichts darüber, wie viele KMU KI in der Buchhaltung, im Verkauf oder in der Administration nutzen. Das Muster dahinter ist aber übertragbar: Das Potenzial ist bekannt, der eigene Anwendungsfall bleibt unklar.

Die Hürde ist nicht das Werkzeug, sondern der Anfang

Die beiden Zahlen 44 Prozent (kein Nutzen erkennbar) und 39 Prozent (keine Vorstellung vom Einbau) aus dem «KMU Digital Pulse 2026» zeigen ein Muster. Beide beschreiben kein fehlendes Werkzeug. Sie beschreiben eine fehlende Vorstellung davon, welche Arbeit im eigenen Betrieb an eine Maschine abgegeben werden kann.

Das ist verständlich. Die öffentliche Diskussion über KI dreht sich um Texte und Bilder. Ein Malergeschäft oder ein Treuhandbüro hat davon wenig. Die Arbeit, die dort Zeit frisst, sieht anders aus: Mails lesen, Zahlen abtippen, Termine eintragen, Offerten anlegen, Rechnungen abgleichen.

Genau dort liegt der Einstieg: bei einer einzelnen, klar abgegrenzten Aufgabe, die jede Woche gleich abläuft. Wer eine solche Aufgabe findet, hat den ersten Anwendungsfall. Wie man diese Aufgaben im eigenen Betrieb erkennt, beschreibt der Beitrag Prozesse automatisieren im KMU.

Fünf Aufgaben, die ein KMU vollständig abgeben kann

Nicht jede Arbeit eignet sich für eine Maschine. Geeignet ist eine Aufgabe dann, wenn sie klar abgegrenzt ist, regelmässig anfällt und ein eindeutiges Ergebnis hat. Fünf Beispiele, die bei Schweizer KMU immer wieder auftauchen:

• Eingangsmails sortieren und beantworten. Eine Automation liest jede neue Mail im Postfach, erkennt, ob es eine Anfrage, eine Rechnung oder eine Reklamation ist, legt sie im richtigen Ordner ab und schreibt bei Standardfragen eine Antwort zur Freigabe.
• Offerten aus Formularen anlegen. Füllt ein Interessent das Formular auf der Website aus, entsteht daraus ohne Abtippen ein Offertenentwurf mit den Angaben aus dem Formular und den Preisen aus der Preisliste.
• Rechnungen prüfen. Eine eingehende Lieferantenrechnung wird gegen die Bestellung abgeglichen. Stimmen Betrag, Menge und Lieferant, geht sie zur Zahlung. Stimmt etwas nicht, landet sie mit dem Grund bei einer Person.
• Termine und Aufgaben aus Mails erzeugen. Schreibt ein Kunde «können wir am Donnerstag um 14 Uhr?», entsteht ein Terminvorschlag im Kalender und eine Aufgabe für die zuständige Person.
• Daten zwischen Systemen abgleichen. Ein neuer Kunde in der Buchhaltung erscheint auch im Kundenstamm des Verkaufs, ohne dass jemand die Adresse zweimal eintippt.

Bei diesen fünf Aufgaben ist der Rahmen so eng, dass die Maschine sie von Anfang bis Ende übernehmen kann. Der Mensch prüft das Ergebnis, statt die Arbeit zu machen. Eine Zahl zur Zeitersparnis steht hier nicht. Sie hängt vom Betrieb ab und lässt sich in einer Woche Aufschreiben selbst messen.

Wie Prozess und Automation bei einem KMU zusammenspielen

Für diese Aufgaben braucht es zwei Dinge. Erstens eine Beschreibung, wie der Ablauf im Betrieb heute läuft und wer wofür zuständig ist. Zweitens einen Mechanismus, der die einzelnen Schritte ausführt. Bei Vectoryon heissen diese beiden Teile Process und Automations.

Im Modul Process hält ein KMU seine Abläufe fest: Wie kommt eine Anfrage rein, wer bearbeitet sie, was passiert danach. Das ist die Grundlage, auf der der Agent später arbeitet. Er kennt den Prozess und weiss, an welcher Stelle er steht.

Im Modul Automations werden die wiederkehrenden Schritte zusammengesetzt: Mail lesen, Daten erkennen, in ein anderes System schreiben, eine Person zur Freigabe fragen. Die Bausteine sind fertig da. Man setzt sie zusammen, ohne zu programmieren. Wie sich das im Alltag anfühlt, zeigt der Beitrag Abläufe bauen ohne zu programmieren.

Datenschutz: revDSG, nicht DSGVO

Ein Grund, warum Schweizer KMU zögern, ist der Datenschutz. Die DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Sie gilt für Schweizer Firmen nur, wenn sie Personen in der EU Angebote machen oder deren Verhalten beobachten. Für Schweizer Unternehmen massgebend ist das revidierte Datenschutzgesetz, kurz revDSG, in Kraft seit dem 1. September 2023. Der Begriff «DSGVO Schweiz» ist deshalb irreführend. Es gibt zwei Gesetze, und für ein KMU in Zürich oder Lausanne zählt zuerst das schweizerische.

Das revDSG verlangt unter anderem, dass Personendaten nur für den angegebenen Zweck bearbeitet werden, dass Betroffene Auskunft erhalten und dass eine Bekanntgabe ins Ausland nur in Staaten mit angemessenem Schutz oder mit zusätzlichen Garantien erfolgt. Für den KI-Einsatz heisst das konkret: Wer Kundenmails oder Rechnungen von einer KI verarbeiten lässt, muss wissen, wo diese Daten liegen und wer darauf zugreifen kann.

Vectoryon hostet die Daten seiner Kunden in der Schweiz. Die Modelle, die Texte lesen und Antworten schreiben, laufen bei Anbietern mit Rechenzentren in der Schweiz oder in Europa. Was das im Detail bedeutet und worauf ein KMU bei der Auswahl achten sollte, steht im Beitrag KI und Datenschutz in der Schweiz.

Was das nicht ist

Ein Prozess-Werkzeug und ein Automations-Werkzeug ersetzen keine Fachkraft. Eine Rechnung, bei der Betrag und Bestellung nicht zusammenpassen, braucht eine Person, die entscheidet. Eine Kundenmail mit einer ungewöhnlichen Frage braucht jemanden, der die Antwort kennt. Die Maschine erledigt den Regelfall und legt den Sonderfall auf den Tisch.

Es ist auch kein Ersatz für aufgeräumte Grundlagen. Wer keine Preisliste hat, bekommt keine automatische Offerte. Wer Kundendaten in drei verschiedenen Tabellen führt, muss zuerst entscheiden, welche gilt. Die Automation macht sichtbar, was vorher im Kopf einer Person lag.

Und es ist kein Ranking-Werkzeug für die Sichtbarkeit in KI-Suchen. Die 58 Prozent aus dem «KMU Digital Pulse 2026», die nie nachgeschaut haben, was eine KI über sie ausgibt, lösen das Problem nicht mit einer Automation. Sie lösen es, indem sie einmal die Frage stellen und die Antwort lesen.

Der Einstieg ins KI-Zeitalter ist für ein Schweizer KMU keine Strategiefrage. Er ist die Wahl einer ersten Aufgabe, die klein genug ist, um sie ganz abzugeben. Wie das bei einem Betrieb in der eigenen Grösse aussieht, steht unter KI für KMU die Übersicht.

Quellen

• localsearch (Swisscom Directories AG) und Hochschule Luzern, «KMU Digital Pulse 2026»: Befragung von 504 Marketingverantwortlichen in Schweizer KMU durch intervista, 13. bis 21. Mai 2026. 21 Prozent nutzen KI im Marketing, 18 Prozent bei Mikrounternehmen, 44 Prozent sehen keinen klaren Nutzen, 39 Prozent fehlt eine Vorstellung vom Einbau, 58 Prozent haben nie nachgeschaut, was eine KI über sie ausgibt.
• cmm360, «Schweizer KMU sind noch nicht im KI-Zeitalter angekommen», 25. September 2026: Zusammenfassung der Studie und Zitat von Thomas Wozniak.
• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), revidierte Fassung in Kraft seit 1. September 2023.